Унификация и стандартизация как основные направление совершенствования документов.

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе автором предпринята попытка проведения анализа унификации документов и национальных стандартов РФ, используемых в управлении документации, выстраивания единой системы управления документами с сохранением всех предыдущих наработок (стандартов и технических отчетов) как важнейших составляющих этой системы.
С документами в процессе делопроизводственных операций работает большинство сотрудников в сфере делопроизводства.
Кроме руководителя и сотрудников службы ДОУ, здесь могут быть задействованы и другие специалисты, например, для согласования содержательной части документа.
В связи с этим увеличиваются сроки прохождения документа, что влияет на эффективность работы с документом.
Связано это с тем, что время, затраченное на регистрацию документа, мониторинг и контроль его исполнения, может значительно увеличить общее время работы с документом, что неизбежно влечет снижение оперативности прохождения документа, и как следствие - снижение эффективности работы организации.
Поскольку значительно увеличивается как количество документов, так и сотрудников, работающих с ними, появляется проблема унификации документов, приведения их к единообразию, организации учета и контроля исполнения документов.
Поэтому для исследования эффективности документоведения в РФ следует изучать стандарты.
Также определены перспективы развития стандартизации в данной сфере в связи с внедрением ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
До 2018 г. действовал ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации» применяется для оформления документов в организациях. Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании выводов.
Данную тему исследовали различные авторы. Так, в своей статье Метелица М.Д., Бекмешов А.Ю., Кузнецова Н.М., Запольская А.Н. рассмотрели проблему создания единой системы электронного документооборота для медицинских учреждений. Предложено создать общий список всей необходимой документации. Приводятся функциональные требования к процессу создания единой системы документооборота. Рассказывается о дополнительной проработке функционального задания. Даются рекомендации по реализации создания единой системы документооборота [15].
Статья Суровцевой Н.Г. посвящена историческому развитию создания и использования унифицированных систем документации. Основное развитие этого проекта приходится на период 1970-х–1980-х гг. и связано с развитием автоматизированных систем управления. Для функционирования отраслевых АСУ возникла необходимость разработки общесоюзных классификаторов. Документационным обеспечением этой деятельности были призваны стать унифицированные системы документации. Их разработка одновременно привела к совершенствованию и рационализации документирования в организациях. Именно достигнутый эффект в области оптимизации состава и форм документов стал основным результатом разработки УСД, поскольку первоначальной комплексный задачи их использования для документационного обеспечения АСУ достичь не удалось. В постсоветский период развитие УСД практически прекратилось, несмотря на сохранение ОКУД. При этом актуальность метода унификации в сфере работы с документами в условиях внедрения современных информационно-коммуникационных систем сохраняется [17].
Семченко А.А., Александрова С.Ю. указали, что назначение унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) заключается в составлении управленческих документов, определяемых компетенцией и функциями учреждения. Однако, есть основные управленческие функции, присущие всем без исключения учреждениям, организациям, предприятиям. Это организационно-распорядительные функции, реализация которых осуществляется при помощи унифицировано деловых документов. Состав этих документов устанавливает унифицированная система организационно-распорядительной документации [16].
Целью работы является выявление особенностей унификации и стандартизации как основные направление совершенствования документов. Задачи:
- изучить развитие национальных стандартов РФ;
- определить перспективы унификации систем документации в управлении организацией.
Объект работы – управление документацией в РФ. Предмет унификация и стандартизация как основные направление совершенствования документов.
В исследовании использовались следующие методы: системный; структурный; функциональный; информационный; аксиоматический; выборочный; методы синтеза и анализа. Информационной базой послужили информационные ресурсы Интернет-порталов, нормативно-справочные материалы. Работа включает введение, две главы, заключение.
 
1 РАЗВИТИЕ НАЦИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ РФ

Рассмотрим историю развития методической базы основных делопроизводственных операций. Значительную роль в формировании унифицированной системы документирования сыграли государственные стандарты (ГОСТы), первый из них был введен в действие в 1972 г. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с 1 июля 2003 г. и действующий до настоящего времени, является четвертым вариантом государственного стандарта, определяющего правила документирования в нашей стране.
Впервые в истории отечественной стандартизации документов государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) стал носить рекомендательный характер, установленный на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. № 196-ФЗ).
Федеральный закон «О техническом регулировании» № 184-ФЗ, вступивший в силу 01 июля 2003 г., установил в качестве принципа стандартизации добровольность применения [3].
Последующая в 2004 г. утрата Росархивом статуса Федеральной службы и соответственно права осуществлять контроль и надзор в сфере делопроизводства привела к вполне предсказуемым тенденциям в развитии документационного обеспечения управления.
Отсутствие в системе органов государственной власти ведомства, наделенного полномочиями по реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документирования и объемами документооборота привело к постепенному разрушению единой системы делопроизводства в масштабах страны. Нарушение и даже полное