Управление изменениями

Введение

Управление изменениями — это структурный подход к переводу индивидов, команд и организаций из текущего состояния в желаемое будущее состояние. Целью этого организационного процесса является расширение прав и возможностей сотрудников принять и поддержать изменения в их текущем бизнес-окружении.
Управление изменениями является трудоемкой и длительной работой. Ошибки в этой работе могут дорого обходиться как самой организации, так и ее сотрудникам. Поэтому, проводя изменения в сознании персонала необходимо быть уверенным, что они приведут к желаемым результатам – повышению качества работы и совершенствованию деятельности. Такую уверенность может дать соблюдение основных принципов управления изменениями.
Управление изменениями включает в себя следующие базовые принципы:
 четкое определение целей изменения. Для управления изменениями необходимо понимать каких целей требуется достичь. Цели изменений на личностном уровне должны строго согласовываться с целями организационных изменений. В противном случае существует риск, что организационные изменения не получат необходимой поддержки на личностном уровне.
 четкое понимание существующего состояния дел. Управление изменениями на личностном уровне взаимосвязано с организационными изменениями. Чтобы проводить изменения в работе сотрудников необходимо знать, каким образом эта работа осуществляется в данный момент, какие факторы заставляют персонал выполнять работу именно таким образом.
 планирование изменений. Без плана эффективное управление изменениями невозможно. Планирование изменений позволяет определить влияние личностных изменений на организационные изменения, выявить преимущества изменений, возможные трудности и альтернативы для реализации задуманных организационных изменений.
 информирование персонала. Управление изменениями не может происходить, если персонал изолирован от информации. В ходе внедрения изменений люди стараются получить как можно больше информации о том, какие изменения проводятся и к чему они должны привести. Незнание целей изменений повышает уровень тревожности персонала. Поэтому необходимо регулярно информировать сотрудников о проводимых изменениях и ожидаемых результатах.
Первым и обязательным условием того, чтобы сотрудники были заинтересованы в реализации предлагаемых изменений, должно быть их вовлечение в изучение существующих проблем деятельности. До тех пор пока сотрудники не поймут, ради чего внедряются новые правила или процедуры, они будут считать это все вздором и ненужной тратой времени.
Сотрудников следует обязательно проинформировать о намеченных изменениях в распределении ответственности за качество. Руководители должны довести до подчиненных, что применение карт и процедур системы качества это — приказ, а не повод для обсуждения, что оно будет иметь положительные последствия для всех, кто будет их применять, и наоборот.
Должно быть обеспечено эффективное общение подчиненных с руководителями. Руководители должны предоставлять подчиненным информацию об их задачах в тех объемах, которые необходимы для выполнения работ по новым схемам работы.
Если новые применяемые методы работы не поддерживаются и не стимулируются со стороны руководства, люди склонны возвращаться к старым методам работы. Поэтому требуется поощрять любые, даже самые незначительные достижения сотрудников. Поощрения должны быть не только материального, но и морального характера.


 
Описание ситуации

Объектом рассмотрения работы является общество с ограниченной ответственностью «Нэт Тренд». Веб-студия «Нэт Тренд» существует с 2008 года. За этот период времени компания достигла немалых успехов, все проекты компании создаются специалистами высокого уровня согласно четким бизнес-процессам, что гарантирует лучшее соотношение «цена-качество».
Целью функционирования предприятия является извлечение прибыли.
Основные направления деятельности:
• Разработка веб-сайтов, корпоративные сайты, интернет-магазины, порталы и веб-системы.
• Программирование систем, основанных на веб-технологиях. CRM , ERP , учетные системы, высоконагруженные системы.
• Маркетинг и продвижение. Консалтинг, продвижение, контекстная реклама, баннерные кампании, вирусный маркетинг.
• Поддержка веб-проектов. Доработка систем управления, контент-менеджемент (вебмастеринг), администрирование, работа со сложными, нагруженными сайтами.
С момента основания компания специализируется на разработке интернет-проектов, а также традиционных клиент-серверных систем, выполненных на основе технологий .NET, JAVA и PHP.
За время своего существования компания развивалась без привлечения сторонних инвестиций, укрепляя свои позиции на рынке, как профессиональная компания, предлагающая эффективные технологические и маркетинговые решения.
В настоящее время «Нэт Тренд» – стабильно работающая компания, имеющая прочную репутацию как разработчик интернет-проектов, оптимальных по соотношению цены и качества.
В штате компании работают около 10 квалифицированных сотрудников, обеспечивающих разработку и сопровождение более чем 300 проектов, кроме того, более 25 сотрудников привлекаются к выполнению работ на условиях аутсорсинга.
Распределение проектов, их выполнение и контроль выполнения в настоящее время осуществляется вручную, без применения средств автоматизации. В этом случае многие аспекты проекта остаются без внимания компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает компания клиентам согласно договорам, но и к потере так называемого “goodwill”(с анг.: деловая репутация, престиж, авторитет). Более того, это приводит к еще большим затратам со стороны клиента, так как задержка сроков сдачи проектов означает упущенную прибыль, а также прямые издержки различного рода.
Остановимся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше ситуации необходимо решить компании ООО «Нэт Тренд»:
1. Отсутствие стандартного шаблона графика проекта;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками реализации проекта;
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода реализации проекта;
4. Отсутствие стандартной отчетности по проекту;
5. Отсутствие контроля над каждой задачей по проекту.


 
Схема входа-выхода как есть

Рассмотрим с помощью технологии IDEF0, как в настоящее время происходит обработка, выполнение и контроль проектов. На рисунке (Рисунок 1 – Общая характеристика деятельности менеджера проектов) показана общая характеристика деятельности менеджера проектов.

Рисунок 1 – Общая характеристика деятельности менеджера проектов
Декомпозиция данной схемы приведена на рисунке (Рисунок 2 – Декомпозиция основного процесса).

Рисунок 2 – Декомпозиция основного процесса
Как видно из приведенной схемы, основными блоками в деятельности отдела являются следующие:
• Разработка проектов по заявкам клиентов;
• Контроль выполнения проектов и их доработка (при необходимости);
• Ведение архива документации, в том числе и по выполненным проектам.
• Рассмотрим процесса разработки проектов (Рисунок 3 – Характеристика процесса разработки проектов).

Рисунок 3 – Характеристика процесса разработки проектов
Разработка проектов включает в себя ведение проектов и ведение отчетности по ним.
Ведение проекта включает в себя следующие подпроцессы (Рисунок 4 – Характеристика ведения проектов:
• Регистрация и распределение проектов;
• Непосредственное выполнение проектов, где результат формируется в виде файлов;
• Учет выполненных работ каждым специалистом.