Документооборот и его автоматизация

Введение

Актуальность. Развитие электронного документооборота в России имеет положительную динамику, но пока еще отстает от потенциала и мировых тенденций.
На государственном уровне ЭДО развивается в рамках программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и подпрограммы «Информационное государство». Принят ряд нормативно-правовых актов, регламентирующих обмен документами в электронной форме. Созданы инфраструктура электронного правительства, портал госуслуг и электронный документооборот между органами власти.
Вместе с тем, распространение ЭДО внутри ведомств и на региональном/муниципальном уровнях происходит медленно. Основной объем документооборота по-прежнему приходится на бумажные документы. Нехватка электронных систем, низкая цифровая грамотность сотрудников тормозят развитие ЭДО.
В сфере бизнеса также наблюдается положительная динамика. По данным опросов порядка 2/3 компаний в России в той или иной степени используют цифровые технологии в документообороте. Но масштабное использование ЭДО, электронных архивов и электронной подписи пока ограничено крупными корпорациями, в первую очередь финансово-промышленными группами.
В целом, развитие электронного документооборота в России демонстрирует положительную динамику, но еще имеет значительный потенциал для ускорения. Необходимы масштабные инвестиции в цифровизацию, совершенствование законодательства и повышение цифровой грамотности сотрудников для того, чтобы электронный документооборот стал массовым явлением в экономике и обществе.
Цель изучение документооборота и его автоматизации.

Документооборот и его автоматизация

Документооборот – это деятельность по координированию передвижения документов с момента их формирования до завершения исполнения и сдачи в архив. Необходимостью для создания документов послужило появление письменности. Так на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (9-15вв.) учреждений, занимающихся документооборотом, еще не существовало. Их функции выполняли псаломщики и дьяки. Тогда только начинала появляться чернопись, подписи-скрепы, печати.
В нашей стране не прекращается процесс развития документационного оборота, при этом происходит внедрение самых современных продуктов, а также направлений развития. Значимость сохранности разнообразных данных на носителях имеет повышенное значение в результате того, что к документации зачастую обращаются если появляются разногласия относительно деятельности учреждения.
Сотрудники, которые занимаются оформлением документации уделяют не мало времени на составление, подписание, перемещение таких документов, при этом верно оформленный документ, это юридический источник данных необходимый для стабильной деятельности учреждения .
Когда документооборот учреждения функционирует верно, то никакие проверки, увеличения и уменьшения сотрудников не страшны предприятию. Документооборот, который организован в учреждении дает все основания для самого быстрого и результативного определения показателей деятельности учреждения, отчислений налоговых платежей и установления правильного оформления документооборота в учреждении. Многие средние, а также большие учреждения могут значительно понизить собственные материальные потери и затраты трансформировав имеющуюся в учреждении систему деятельности с документами .
Задачи, а также функции документооборота, права, а также порядок взаимодействия с иными структурными подразделениями учреждения можно найти в Положении о документообороте на основании законодательной документации, которая направлена на регламентацию правил управления в учреждении. При этом в качестве главной цели можно определить процесс организации, а также ведения и развития документооборота учреждения, развитие и воплощение результативной политики учреждения. В качестве главных задач можно указать:
- установление рационального процесса документооборота;
- исполнение контроля за своевременным и полноценным оформлением документации относительно учреждения;
- формирование архивов, выполнение функций сохранности, учета, а также применения архивной документации, которая появляется во время функционирования предприятия, а кроме этого подготовка к архивной сохранности документации;
- деятельность с кадрами;
- контроль за функционированием структурных подразделений относительно вопросов, находящихся в ведении подразделения учреждения;
- создание резерва работников и его результативное применение .
Исследуют вопросы документооборота нередко и как результат можно выделить комплекс мнений относительно такого понятия как документационное обеспечение учреждения. Проанализируем некоторые из них.
Д.Г. Абуладзе под документационной формой обеспечения управления определяет в первую очередь делопроизводство, при котором происходит оформление необходимой документации с последующей обработкой и сохранностью, без которой не будет правильной работы организаций и не будет систематизации правил управления .
А.А. Рыжкова в качестве документационное обеспечение предприятия определяет значимую составляющую процесса упорядочения деятельности при помощи которой отражаются все направления деятельности определенной организации .
Со слов Т.Д. Шмелева, под документационной формой обеспечения управления нужно понимать комплекс действий направленных на бесперебойную работу и движение документации учреждения и в том числе ее сохранности, переработки и так далее .
При исследовании документооборота стоит ограничиться понятием, на основании которого - это правила оформления и последующего формирования документации с последующим учетом и сохранностью.
Следовательно, документооборот – это управление сотрудниками при помощи которого можно получить бесперебойную деятельность сотрудников в результате правового предопределения, а также организации документооборота в учреждении.
Теперь стоит рассмотреть такое понятие как документ. Под которым можно определить сведения у которых есть конкретные реквизиты и информация которая содержится на определенном материальном носителе .
Из данного понятия документа можно определить понятие системы документов, под которой нужно понимать комплекс документов у которых личная функциональная направленность, личный функционал и персональное назначение .
Документооборот является определенными записями и сведениями, которые имеют отношение учреждения. Такие записи являются собранными, фактическими данными. Все данные относящиеся к трудовым ресурсам предприятия нужно хранить в определенной системе. Данные записи нужны в разнообразных сферах принятия разнообразных решений .
На основании целей, а также задач документооборота, всевозможная издаваемая на предприятии документация непременно обязана отвечать комплексу требований, в череде которых:
- системность, то есть включение такой документации в единую базу документов;
- комплексность, то есть документы должны относиться к разнообразным направлениям управления;
- полнота, то есть в документах нужно отражать исчерпывающие данные относительно бизнес-процессов и правил управления, а кроме этого варианты оформления информации;
- адекватность, то есть документация обязана отвечать требованиям, которые предопределены относительно вопросов управления;
- идентифицируемость, то есть любую документацию относительно управления нужно регистрировать, у нее должно быть название, определенный код при помощи которого можно будет предопределить принадлежность этой документации к конкретной составляющей всей системы;