Фрагмент для ознакомления
2
1. Особенности оформления информационно-справочных документов организации
1.1 Виды информационно-справочных документов
Информационно-справочные документы играют важную роль в делопроизводстве, обеспечивая достоверность и доступность информации, а также способствуя эффективной коммуникации между сотрудниками и организациями. Рассмотрим основные виды таких документов:
1. Протокол:
· Описание: Документ, фиксирующий ход обсуждения определенного управленческого вопроса и процесс принятия решения на заседании, совещании, собрании или деловой встрече.
· Особенности: Обычно оформляется на основании черновых записей или звукозаписей, включает доклады, тезисы и справки.
2. Докладная записка:
· Описание: Документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий информацию о состоянии конкретной области управления, проблеме или процессе.
· Цель: Предоставить руководителю сведения, необходимые для принятия управленческого решения.
3. Предложение:
· Описание: Документ, закрепляющий перечень предложений для решения конкретного управленческого вопроса.
· Структура: Включает обоснование и заключение с перечнем предложений.
4. Служебная записка:
· Описание: Документ, близкий по содержанию к докладной записке, оформляется работником на имя руководителя другого подразделения или предприятия.
· Цель: Отразить сведения, необходимые для решения информационного или материально-технического вопроса.
5. Объяснительная записка:
· Описание: Документ, используемый для объяснения причин какого-либо события, факта, действия или происшествия.
· Автор: Составляется работником и представляется вышестоящему сотруднику.
6. Справка:
· Описание: Документ, содержащий описание и подтверждение определенных фактов или событий о деятельности организации.
· Использование: Может использоваться внутри организации или формироваться по запросу контрагентов.
7. Служебное письмо:
· Описание: Документ, используемый для взаимодействия физических лиц и предприятий по вопросам реализации хозяйственной деятельности.
· Виды:
· Запрос: Содержит просьбу предоставить сведения.
· Циркулярное: Направляется вышестоящим предприятием нижестоящему для сообщения необходимых сведений.
· Гарантийное: Подтверждает согласованные условия и ранее достигнутые соглашения.
· Оферта: Содержит предложение по заключению договора.
8. Отчет:
· Описание: Документ, обобщающий сводные, итоговые аналитические параметры хозяйственной или управленческой деятельности предприятия.
· Цель: Представление органу управления, статистический учет и др.
Эти виды информационно-справочных документов обеспечивают систематизацию и контроль информации, повышают прозрачность и эффективность рабочих процессов, а также имеют юридическую значимость.
1.3 Порядок оформления информационно-справочных документов
Для правильного оформления информационно-справочных документов необходимо соблюдать определенные стандарты и требования. Рассмотрим порядок оформления таких документов:
1. Структура документа
Каждый информационно-справочный документ должен иметь четкую и логичную структуру:
· Заголовок: Указывает вид документа и его основное назначение. Например, «Служебная записка», «Акт» или «Справка».
· Основная часть: Содержит ключевую информацию в сжатой и понятной форме. Для справки это могут быть данные, подтверждающие определенный факт, для акта — описание события или действия.
· Подпись и реквизиты: Завершают документ, указывая на авторство, дату составления и при необходимости печать организации.
2. Форматирование и стиль изложения
· Шрифт: Обычно используется стандартный шрифт, например, Times New Roman или Arial, размером 12–14 пунктов.
· Межстрочный интервал: Полуторный или двойной для улучшения читаемости.
· Выравнивание текста: Текст должен быть выровнен по ширине страницы.
· Стиль изложения: Лаконичные, точные формулировки без лишних деталей и эмоций.
3. Соответствие стандартам делопроизводства
· Реквизиты: Наименование организации, номер документа, дата и место составления.
· Формат листа: Обычно А4.
· Унифицированные формы: Использование установленных форм для актов, справок и других документов, если это предусмотрено внутри организации или нормативными актами.
4. Достоверность и проверяемость информации
· Информация должна быть точной, полной и актуальной.
· Факты необходимо проверять и подтверждать ссылками на официальные источники.
5. Уникальность и идентификация документа
· Каждый документ должен иметь уникальный регистрационный номер для идентификации и отслеживания в документообороте.
6. Ясность и доступность содержания
· Документ должен быть составлен так, чтобы его содержание было легко воспринимаемо.
· Использование сложных терминов допускается только при необходимости с пояснениями.
Примеры оформления различных видов документов
Протокол
· Заголовок: Протокол заседания.
· Основная часть: Дата, место проведения, участники, повестка дня, обсуждаемые вопросы, принятые решения.
· Подпись: Председатель и секретарь.
Докладная записка
· Заголовок: Докладная записка.
· Основная часть: Адресат, тема, содержание, выводы и рекомендации.
· Подпись: Автор.
Служебная записка
· Заголовок: Служебная записка.
· Основная часть: Адресат, содержание, цель записки.
· Подпись: Автор.
Объяснительная записка
· Заголовок: Объяснительная записка.
· Основная часть: Описание ситуации, причины произошедшего, выводы.
· Подпись: Автор.
Фрагмент для ознакомления
3
1. Азоев, Г. Л. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — М.: Экономический факультет МГУ, 2019. — 256 с.
2. Алешина, И. В. Управление документацией в организации. — Санкт-Петербург: Питер, 2021. — 320 с.
3. Белов, К. В. Система документационного обеспечения организации. — Екатеринбург: Уральский университет, 2020. — 290 с.
4. Газман, О. С. Электронный документооборот: практические аспекты. — Казань: Казанский федеральный университет, 2021. — 176 с.
5. Глушкова, Л. С. Организация документооборота на предприятии. — Владивосток: Дальневосточный федеральный университет, 2020. — 380 с.
6. Данилов, П. А. Управление документацией: Учебник для вузов. — Новосибирск: Новосибирский государственный университет, 2019. — 350 с.
7. Иванова, А. Ю. Секреты эффективного делопроизводства. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2021. — 200 с.
8. Караваев, В. И. Документационное сопровождение управленческих решений. — Тюмень: Тюменский государственный университет, 2020. — 220 с.