Анализ современных информационных технологий создания, хранения и обновления документов

Актуальность исследования. Проблематика исследования остается весьма актуальной в современном мире. Актуальность исследования темы обусловлена стремительным развитием цифровых технологий и их влиянием на процессы документооборота. В последние десятилетия переход к электронным документам стал неотъемлемой частью организационной и государственной деятельности. Электронные документы обеспечивают более высокую эффективность, гибкость и безопасность, что делает их актуальными для управления информацией в различных сферах. С переходом к цифровизации документооборота изменяются и методы хранения и обновления данных.
Цель исследования состоит в том, чтобы провести анализ современных информационных технологий создания, хранения и обновления документов.
Задачи исследования:
описать основы создания, хранения и обновления документов;
рассмотреть современные информационные средства создания, хранения и обновления документов.
Методическая основа исследования. Методология исследования основана на принципах научной объективности и системности: все процессы рассматриваются в контексте конкретной ситуации, а факты и события анализируются в совокупности, а не отдельно друг от друга. На разных этапах работы использовались различные методы исследования: конкретно-исторический, хронологический, проблемно-теоретический, системный, сравнительный (синхронный и диахронный).
Структура работы: работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.
1. ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Переход к электронным документам стал важным этапом в эволюции документационного обеспечения управления, так как зависимость от физического носителя информации постепенно утрачивает свою актуальность. В рамках реализации Федеральной целевой программы «Информационное общество (2011–2020 годы)» государство последовательно внедряло политику обязательного представления все большего числа отчетов в электронном виде.
Процесс составления документов в организациях регулируется внутренними политиками и положениями компании. Правила ведения делопроизводства и организации документооборота могут различаться в зависимости от потребностей предприятия. Однако существуют общие нормативно-правовые акты, которые регулируют эти процессы. Одним из таких документов является ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 1 июля 2018 года и регламентирует оформление деловых и служебных документов. Хотя данный стандарт является рекомендательным, его применение способствует упорядочению документооборота в организациях.
Для соблюдения требований стандарта необходимо утвердить форму бланков для различных видов документов. Рекомендации ГОСТа закрепляются в положениях о документообороте, инструкциях и правилах, которые разрабатываются на уровне предприятия. В этих актах могут быть прописаны дополнительные требования, не основанные на ГОСТах, для оформления документов и организации документооборота в соответствии с внутренними потребностями компании.
Одним из эффективных способов хранения электронных документов является использование облачных технологий. Облачные хранилища представляют собой распределенные серверы, расположенные в сети Интернет, на которых размещаются данные. Популярность облачных технологий объясняется их удобством, так как информация может быть доступна с любого устройства, а не только с рабочего компьютера.