Коммуникации в организации

1.Деловое совещание. Типы совещаний в зависимости от управленческих функций. Планирование совещаний и подготовка к ним. Повестка дня. Правила поведения для участников совещания (для руководителя, для участников делового совещания). Выполнение решений, принятых на совещаниях.

Само слово происходит из праславянского "совет", "вече". В те давние времена избранные, как правило, самые мудрые и опытные представители общества, организовывали встречу. Ее целью было обсуждение определенной темы или проблемы и принятие решений, которые должны были или разрешить возникшую проблему, или регламентировать общественный порядок. Толковый словарь В. Д. Дмитриева раскрывает значение названного слова так:
совещание совеща́ние сущ.,
с., употр. сравн. часто
Морфология:(нет) чего? совеща́ния, чему? совеща́нию, (вижу) что? совеща́ние, чем? совеща́нием, о чем? о совеща́нии; что? совеща́ния, (нет) чего? совеща́ний, чему? совеща́ниям, (вижу) что? совеща́ния, чем? совеща́ниями, о чем? о совеща́ниях
1. Совещанием называют встречу нескольких людей с целью совместного обсуждения практических, деловых вопросов. Короткое, важное совещание. Утреннее, срочное совещание. На 10:00 было назначено совещание руководителей отделов. В Москве прошло совещание представителей деловых кругов.
2. Совещанием на высшем уровне в прессе называют деловую, официальную встречу глав государств.
3. В судебной практике совещанием называют закрытую беседу присяжных или судей, где устанавливается форма приговора для подсудимого. По окончании прений суд удалился на совещание.
Проведение совещаний преследует несколько целей:
Во время него происходит обмен и передача информации.
Докладчики рассказывают каждый свое, информируя и обучая остальных участников.
Во время доклада и прений все ситуации или процессы оцениваются присутствующими на совещании.
Корректируются критерии оценивания.
Для руководителя совещание может заменить все оценочные процедуры, так как по поведению подчиненного и его реакциям, можно судить о его компетентности и вовлеченности.
Грамотная корректировка действий и принятие действенных решений и мер.
Кто примет участие в совещании, периодичность и продолжительность сборов, а также какова их цель, решает руководитель. Это зависит от вопроса или проблемы, вызвавшей необходимость проведения собраний.
Например, директору необходимо коллегиальное решение - принятие бюджета.
Всем сотрудникам, которые должны участвовать в совещании, он отправляет письмо с примерным содержанием:
в совещании примут участие представители (список в рассылке), а также ключевые сотрудники другой организации - партнера;
тема - распределение бюджета на период;
место - большая переговорная;
дата и время - 10.11.2018, суббота, начало 13:00, окончание 13:50;
перечень вопросов повестки дня, ответственные за выступление, регламент по каждому вопросу во вложении.
Совещания являются мощным инструментом управления и менеджмента.
Среди них различают:
формальные и неформальные;
оперативные, итоговые, проблемные; производственные, судебное и так далее;
по уровню: цеховое, руководства, глав государств и тому подобное;
закрытые и открытые совещания;
учебные, информационные, разъяснительные;
по способу коммуникации:
непосредственное участие в собрании, селектор, видеоконференции и так далее.
Эффективность проведения зависит от организации собраний. Она должна учитывать структуру предприятия, специфику взаимодействия сотрудников, способы коммуникации, занятость каждого из участников, необходимость решения вопросов и их актуальность.
Успешная командная работа подразумевает постоянное взаимодействие всех звеньев с получением обратной связи. Для этого, как правило, в начале рабочего дня проводят оперативные совещания.
"Оперативки", "пятиминутки", "планерки", "летучки" - так их называют между собой. В рабочем совещании примут участие сотрудники, которых назначает непосредственный начальник.
Перечень обсуждаемых вопросов стандартный:
итоги прошедшего дня, постановка целей на сегодня и так далее. Такие совещания непродолжительны по времени. Проводятся регулярно, о чем все участники оповещены заранее.
Итоговые совещания собирают с целью обсуждения какого-то большого объема работы.
Это может быть:
временной период: сезон, квартал, период правления и так далее;
завершение плана, проекта, задания.
К таким совещаниям идет тщательная подготовка. Принять участие в совещании по итоговому вопросу приглашают заранее. Участников назначает руководитель. Он же уточняет перечень необходимых материалов для успешного проведения. Время регламентируется как для каждого