Учет денежных средств в кассе и расчётов с подотчетными лицами

Как видно из данных рисунка 1, остатки наличных денежных средств в кассе на 30.04.2019г. составили 401 404,13 руб. – в пределах утвержденного лимита, составляющего 545 000 руб.
В конце каждого месяца главный бухгалтер из программы «1С: Бухгалтерия 8» формирует регистр учета – «Обороты счета 50 за … месяц». Например, данные этого регистра за апрель 2019г. представлены в таблице 4.
Таблица 4 – Обороты счета 50 «Касса организации» за апрель 2019г.
Счета Название Дебет Кредит
1 2 3 4
На 01.12.2017 889 289,02
50/02 Операционная касса 262 000,00 262 000,00
51 Расчетные счета 6 046 000 ,00
57/01 Переводы в пути 2 593 799,89
62/01 Расчеты с покупателями и заказчиками 6 979 664,23
70 Расчеты с персоналом по оплате труда 19 600,00
71/01 Расчеты с подотчетными лицами 220 793,60 459 924,74
76/06 Расчеты с покупателями по возврату товаров 48 660,00
90/01/2 Выручка от продаж. Розница 1 511 163,44
Оборот 8 973 621,27 9 429 984,63
На 31.12.2017 432 925,66

Как видно из данных таблицы 4, для отражения в учете ЗАО «ИАТ» денежных средств, которые передаются из кассы в банк, счет 57/01 «Переводы в пути» применяется только в том случае, когда денежные средства сдаются инкассаторам банка непосредственно из кассы структурных подразделений, а в случаях сдачи денежных средств из центральной кассы в обслуживающий организацию банк, денежные средства сразу же поступают на расчетный счет и в использовании счета 57/01 «Переводы в пути» нет необходимости.

1.3 Особенности учета кассовых операций при работе на контрольно-кассовых машинах
Федеральный закон от 22.05.2009 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» регулирует порядок применения контрольно-кассовой техники (далее ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов, независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги), предписывая организациям и ИП при получении оплаты за проданный товар, выполненные работы или оказанные услуги, применять ККТ и выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки. Однако следует сделать оговорку о том, что без применения ККТ денежные расчеты с населением допускаются, но лишь для организаций отдельных категорий, специальный перечень которых утвержден законодательно.
В соответствии истребованиями законодательства РФ с 1 июля 2017 года используются онлайн-кассы, передающие данные о продажах в контролирующие органы (в ФНС). Схема подключения онлайн-касс представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Подключение онлайн-кассы
Как видно из рисунка 1.2, соблюдены все требования в части реализации товаров и услуг с применением контрольно-кассовой техники, что позволяет предприятию избежать существенных штрафов за нарушение законодательства. Штраф за работу без онлайн-кассы составляет 75-100% от продаж, но не менее 30 тыс. руб.
Схема процесса продажи с использованием онлайн-кассы представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Схема продажи с использованием онлайн-кассы в
Необходимо учитывать, что оплата товара, работы или услуги с помощью банковской карты не освобождает организацию от обязанности пробить кассовый чек (п.1 ст.2, п.1 ст.5 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ), поэтому в организации должны быть установлены ККМ и POS-терминалы для приема оплаты от покупателей по банковским картам.
Таким образом, при работе с контрольно-кассовой техникой важно соблюдать установленные законодательством Российской Федерации правила документального оформления проводимых операций.

1.4. Виды, формы и учет расчетов с подотчетными лицами
Цель учета расчетов с подотчетными лицами заключается в обобщении информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на хозяйственные и представительские расходы, на служебные командировки (рисунок 4).

Рисунок 4 – Виды расчетов с подотчетными лицами

Формы выдачи денежных средств под отчет: расчеты наличными через кассу и безналичным путем, включая корпоративные карты, зарплатные карты (рисунок 5).
Как видно из рисунка 5, безналичные расчеты с сотрудниками по подотчетным суммам возможны как с использованием личных банковских карт сотрудников, так и корпоративных карт (карты, открытых на подотчетных работников к расчетному счету организации или к специально открытому карточному счету).

Рисунок 5 – Формы расчетов с подотчетными лицами

Перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, должен ежегодно утверждаться руководителем предприятия в приказе с указанием цели выдачи подотчетных сумм и их предельных размеров. Основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ руководителя. Сумма денежных средств, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению. [16, с.51]
Задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса:
 определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым дается право получать денежные средства под отчет;
 не выдаются ли подотчетным лицам денежные средства под отчет сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам;
 не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия;
 подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов;
 своевременно ли отражается в учете расходы подотчетных сумм;
 расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы. [20, с.39]
Информация о задах учета расчетов с подотчетными лицами наглядно представлена в виде рисунке 6.
Рисунок 6 – Задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Как видно из рисунка 6, задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.
Отдельное положение по бухгалтерскому учету расчетов с подотчетными лицами отсутствует, но данные о порядке принятия к учету расходов подотчетных лиц по командировкам, представительских расходов, о порядке расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте содержатся в