Тема №3.Дайте краткий сравнительный анализ системам ведения документооборота в процессе автоматизации делопроизводства и учета (управленческого, налогового, бухгалтерского и т.д.).

Введение

Современная экономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений – система обработки информации предприятия. Одна из основных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективности работы компании, учреждения или организации.
Система обработки данных должна: обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы. Легко определять тенденции изменения важнейших показателей. Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точный и полный анализ данных. Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда.
Цель – провести краткий сравнительный анализ систем ведения документооборота в процессе автоматизации делопроизводства и учета. Задачи:
определить значение электронного документооборота;
провести анализ существующих информационных технологий;
провести анализ существующей информационной системы.
Объект – делопроизводство и учет. Предмет системы ведения документооборота в процессе автоматизации делопроизводства и учета.
Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации. Противники такого подхода полагают, что имеется принципиальное различие между производственным и управленческим трудом, что делает невозможным нормирование. Они исходят из того, что вся управленческая деятельность носит творческий характер, разработка норм и нормативов времени на управленческие работы – задача довольно сложная, а нередко и неразрешимая. Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной (поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих явно не в пользу последней. В тоже время передача (обмен) информацией в учрежденческой технологии носит большей частью циклический и стабильный характер, что имеет принципиальное значение при распространении на учрежденческую деятельность всех атрибутов производительного процесса.

 

1. Электронный документооборот

Значения электронного офиса для предприятия обусловлены тем, что успешность предприятия зависит от эффективности и скорости информационного обмена как внутри предприятия, так и во внешней среде предприятия . Сюда же относится оперативность разработки документов и надежность информации и системы ее обеспечения.
По мнению Путькиной Л.В. электронный офис – это система для интеграции подсистем предприятия с целью повышения удобства работы и оптимального взаимоотношения между персоналом и структурными подразделениями предприятия .
Электронный офис дает возможность комплексного применения современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, редактирование текстов, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, подготовка и принятие решения и др.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала .
Внедрение электронного офиса на предприятии ведет к совершенствованию стиля и методов управления, перераспределению функций персонала, повышению производительности труда.
При этом следует учитывать и недостатки, такие как: отрицательное воздействие электронной техники на организм человека, уменьшение личных контактов между сотрудниками и повышение квалификационных требований к персоналу, что ведет к сопротивлению изменениям среди персонала.
Таким образом, значение электронного офиса для предприятия несомненно и несет множество положительных моментов. Однако, следует учитывать и недостатки.

 

2. Анализ существующих информационных технологий

Современный уровень развития информационно-коммуникационных технологий в стране оказывает огромное влияние на всю систему бухгалтерского учета и на экономические аспекты деятельности предприятий .
В настоящее время ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки данных не представляется возможным. Автоматизация бухгалтерского учета с помощью информационно-коммуникационных технологий уже не новая задача, на рынке появилось множество программ в этой области.
Бухгалтерская система представляет собой программное обеспечение, предназначенное для ведения бухгалтерского учета. По масштабу и сложности учета бухгалтерские системы можно разделить на несколько условных классов: персональные, для средних предприятий и для крупных организаций.
Перечислим основные требования к бухгалтерским системам для средних предприятий:
– автоматизированная подготовка отчетности для государственных органов;
– регулярное обновление форм и компонентов программы;
– многопользовательский режим работы системы;
– наличие надстроек или специальных компонентов для автоматизации бухгалтерского учета.
Системы для крупных организаций отличаются наличием в ней расширенных возможностей, позволяющих автоматизировать не только конкретную сферу деятельности предприятия, например, бухгалтерский учет, но и осуществлять учет всех ресурсов предприятия.