Ведения архивного делопроизводства в арбитражном суде

Введение

Архивным делом является деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан по организации хранения, приобретения, учета и использования Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Согласно Федеральному закону "О архивных делах в Российской Федерации суды судебной системы Российской Федерации обязаны создавать архивы для хранения, приобретения, учета и использования архивных документов, полученных в ходе их деятельности (ст. 13).
Хранение документов, сформированных в ходе судебной деятельности в судах Российской Федерации, создает широкую и многогранную информационно-справочную базу для организации функционирования судебной системы.
Хранящиеся в судебных архивах документы обеспечивают гражданам возможность осуществлять ряд важнейших прав, гарантированных Конституцией Российской Федерации - на судебную защиту, а также на поиск, хранение, использование и распространение информации.
В настоящее время архивные документы считаются информационными ресурсами, которые участвуют в интеллектуальной деятельности человека, в том числе основой для приобретения деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в организации хранения; приобретение, учет и использование Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов представляют собой архивные операции.
Организация судебного делопроизводства в военных судах, сегодня является основой для работы как во всех судах общей юрисдикции, так и в арбитражных судах.
Архивное дело в судах судебной системы Российской Федерации — судебная деятельность обеспечительного характера, осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей, которая направлена на комплектование, хранение, учёт и использование документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.
Из этого определения следует, что архивное дело в суде:
1) это вид судебной деятельности. В своей цели эта деятельность носит охранный характер. Она предназначена для удовлетворения потребностей судебных органов, других органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и других субъектов, деятельность которых так или иначе связана с архивными файлами, в информации, содержащейся в архивных документах;
2) ээта деятельность осуществляется специалистами (главным специалистом, старшим специалистом первой категории и т.д.) судебного аппарата, которые обеспечивают деятельность судебного архива под надзором председателя соответствующего суда;
3) эта деятельность представляет собой комплекс действий, направленных на организацию хранения, приобретения, учета и использования архивных документов.
Суды Российской Федерации, являясь органами государственной власти, участвуют в формировании Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный фонд Российской Федерации является исторически сформированной и постоянно пополняемой коллекцией архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, которые являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и принадлежат к информационным ресурсам, подлежащим постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. В настоящее время Архивный фонд Российской Федерации насчитывает более 500 миллионов единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тысяч километров архивных полок .
В условиях постоянного роста числа рассматриваемых в судах дел и связанного с этим увеличения количества документов вопрос создания специализированных систем, позволяющих оптимизировать работу судебных органов, как никогда актуален.
Тема курсовой отражает «Ведение архивного делопроизводства в арбитражном суде».
Объектом курсовой работы инструкция по делопроизводству и архивной деятельности в арбитражных судах.
Предметом работы являются нормы действующего законодательства, определяющие порядок архивоведения в арбитражных судах.
Целью курсовой работы является выявление и изучение инструкции по делопроизводству, нормативных документов, определяющих архивную деятельность и архивное делопроизводство в арбитражном суде.
Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач:
- предоставить характеристику организации и ведения архивной деятельности в арбитражном суде,
- описать основные понятия, задачи, функции и особенность архивного делопроизводства,
- предоставить основные обязанности сотрудников суда, которые обеспечивают деятельность арбитражного суда,
- уделить внимание нормативно-правовой базе в арбитражном суде,
- определить основные правила и порядок контроля и планирования в архиве арбитражного суда,
- описать основные условия хранения и обеспечения сохранности документов в архиве суда,
- описать основные методики и специфику доступа к документам арбитражного суда и порядок предоставления запрашиваемым лицам,
- выделить ответственность за нарушения при ведении архивного делопроизводства в суде.
Теоретико-методологическую базу работы составили нормативные акты, авторские издания по исследуемой проблематике, учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и методическая литература, комментарии к законодательству), научные статьи в периодических журналах по исследуемой тематике.
При работе над курсовой прежде всего исследовались основные нормативные акты, дающие понятие инструкции по делопроизводству, в том числе в районных и арбитражных судах, исследовались правовые акты, регулирующие основную работу в сфере архивного делопроизводства в судах.
Структура работы имеет введение, три главы, заключение, приложения, информационный материал в виде таблиц и рисунков составленных автором.
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ВЕДЕНИЯ АРХИВНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АРБИТРАЖНОМ СУДЕ
1.1 Архив и архивное делопроизводство в арбитражных судах: понятие, задачи, функции и особенности

Архивная деятельность регулируется Федеральным Законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (регистра) дел. Прежде чем описать, как формируются архивная отчетность и номенклатура, необходимо определить наиболее важные термины, используемые в архивировании.
Определения терминов, используемых в управлении и архивировании документации, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 , который вступил в силу в начале марта 2014 года. В стандарте содержатся значения следующих понятий:
- ведение документации - это деятельность по документированию, до
- архивирование - это работа, которая позволяет хранить, приобретать, использовать и учитывать архивные документы;
- документ - это информация, записанная на определенном носителе и содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
- архивный документ - акт, заверенный путем ведения учета, который должен храниться в течение определенного периода времени в соответствии с применимыми правовыми требованиями;
- документация означает работу по регистрации данных на носителе в соответствии с правилами, установленными в организации;
- документооборот - перемещение документов на предприятии с момента их разработки до момента их удаления;
- номенклатура архивных дел - перечень рубрик, образующихся в организации, в которых указаны сроки их хранения;
- индекс дела означает его обозначение, указанное в регистре случаев и состоящее из цифр и букв.
В соответствии Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» суды судебной системы РФ обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда .
Основные задачи архива суда :
- комплектование архива на хранение документов структурными подразделениями суда, согласно номенклатуре дел суда;
- ведение учета и обеспечение сохранности и качества обработки документов; - создание системы учета и справок для документов архива;
- использование документов, хранящихся в архиве;
- подготовка и передача документов для постоянного хранения в государственном (муниципальном) архиве субъекта Российской Федерации.
В целях выполнения своих основных задач архив суда осуществляет функции — направления и виды деятельности в сфере ведения архивного дела:
- принимает на хранение документы структурных подразделений суда;
- составляет планы взаимодействия со структурными подразделениями суда, которые являются источниками комплектования архива, по приему и передаче дел на архивное хранение, реализует их;
- ведет учет и обеспечивает сохранность документов, принятых в архив;
- создает и обновляет справочно-поисковую систему для документов архива;
- участвует в электронном документообороте суда в рамках государственной автоматизированной системы "Правосудие";
- оказывает консультативную и информационную поддержку деятельности судей и судебных должностных лиц;
- обеспечивает использование архивных документов по требованию судей и работников судебного аппарата, граждан, государственных органов и организаций, ведет учет и анализирует использование архивных хранилищ;
- осуществляет необходимую подготовку к решению вопросов, предложенных для рассмотрения на заседаниях экспертной комиссии суда;
- проводит комплекс организационно-методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- обеспечивает своевременное уничтожение архивных документов суда, срок хранения которых истек;
- проверяет правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях суда при подготовке к их представлению в архивы;
- организует работу по составлению номенклатуры судебных дел, а также вносит изменения в ее текст в нынешнем порядке;
- участвует в подготовке местных нормативных актов для ведения архивов в суде, утверждаемых распоряжениями (инструкциями) председателя суда;
- в сотрудничестве с департаментом информатизации судов специалисты суда участвуют в создании электронного архива суда, обеспечивает сохранность и использование электронных дел.
Особенность ведения архивного дела в судах судебной системы Российской Федерации — наличие двух источников для формирования архива :
1) номенклатура судебных дел, на основании которой формируются постановления и журналы общего делопроизводственного учета;
2) судебные материалы, на основе регистрационных записей судов и установленных законом сроков хранения для каждой обобщенной группы, а также разрешения соответствующего судьи на передачу судебного материала на архивное хранение.
Номенклатура дел в судах судебной системы Российской Федерации ежегодно утверждается председателями судов и согласовывается с соответствующими государственными и муниципальными архивами субъектов Российской Федерации не реже одного раза в пять лет .