Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Порядок движения документов в организации

Введение

Актуальность темы исследования. Документационное обеспечение – это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д.
Подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов. На документы возлагается важнейшая функция – обеспечение управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную, информацию.

1. Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Порядок движения документов в организации

1.1 Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Документы – это важнейшая составляющая процесса управления организацией.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Практически все действия и шаги должны быть в обязательном порядке зафиксированы в письменном виде в форме конкретных документов.
Документационное обеспечение организации – это процесс создания, обработки, внедрения и иных действий, осуществляемых с документами в организации.
Документы тесным образом связаны с информацией и ее движением. Информация в организации на сегодняшний день – это двигатель деятельности и в целом повышения эффективности ее работы 4.
На рисунке 1 представлена схема направления движения потоков входящих документов.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции в адрес организации проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: первый приобщается к поступившему материалу и остается в группе управления делами, а второй направляется отправителю документа 7.


Входящие письма, поступившие в делопроизводство, не подлежат вторичной регистрации.
Зарегистрированные и рассмотренные руководителем организации, а также заместителями руководителя входящие документы (подлинники), оформленные в бумажной форме, передаются исполнителям в подразделения организации для последующего хранения и передачи в архив принятым порядком.
Не подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции документы, носящие личный, рекламный и информационно-справочный характер 10.
Сотрудник, ответственный за документооборот, на всех регистрируемых документах в делопроизводстве проставляет входящий номер документа: (порядковый номер) и дату его регистрации.
С целью обеспечения учета и сохранности документов, входящие документы подлежат регистрации в день поступления.
Данные о поступившем документе, заносятся в журнал регистрации входящих документов, где заполняются следующие графы:
 тип документа;
 входящий номер;
 дата регистрации;
 срок исполнения;
 кому адресован;
 Ф. И.О. и должность подписавшего документ;
 организация;
 исходящий номер корреспондента;
 исходящая дата корреспондента;
 краткое содержание.
В дальнейшем в журнале регистрации могут быть заполнены или изменены следующие графы:
 отметка о постановке на контроль;
 срок исполнения;
 исполнитель;
 резолюция;
 дата и номер ответа.
После занесения записи в журнал регистрации документа сотрудник, ответственный за документооборот, направляет адресату на ознакомление или исполнение документы. Резолюции с документами доводятся до конкретного исполнителя 9.
На рисунке 2 представлена схема направления движения потоков исходящих документов.
Исходящие письма печатаются на стандартном листе бумаги форма А4 без бланка.
Как правило, письмо составляется по одному вопросу, что обеспечивает более быстрое и оперативное рассмотрение его в организации, куда оно адресовано, объем документа не должен превышать 2-х страниц машинописного текста.
При направлении документа руководителю организации или его заместителю наименование этой организации должно входить в состав наименования должности адресата. Имя, отчество и фамилия адресата пишутся в дательном падеже. Если адресатом является организация, адресат указывается в именительном падеже.

2. Практическая часть

2.1 Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении – это организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре организации, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы его подчиненности и взаимодействия с другими подразделениями, организациями и должностными лицами.
Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
Разделы текста типового Положения о структурном подразделении:
 общие положения;
 структура;
 основные задачи (миссии);
 функции;
 права и обязанности;
 ответственность;
 взаимоотношения с другими подразделениями.

2.2 Должностная инструкция

Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
 общие положения;
 основные задачи и функции;
 обязанности;
 права;
 ответственность;
2.3 Деловое письмо

Деловое письмо – это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
Обязательными реквизитами делового письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.


Заключение

В ходе написания данной работы мы пришли к следующим выводам:
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Документооборот составляют три являющихся самостоятельными, влияющих друг на друга потока документов: входящие документы, исходящие документы, предназначенные для отправки за пределы предприятия, и внутренние документы, предназначенные для использования внутри предприятия. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.