Разработка информационной модели обеспечения деятельности структурного подразделения организации

Введение

В условиях развития цифровой экономики, небывалый импульс развития получила и онлайн-торговля. Более 40% товарной номенклатуры в настоящее время покупатели заказывают онлайн, что, в свою очередь, дало импульс развитию компаниям, занимающимся доставкой товарной номенклатуры.
Вместе с тем, процесс доставки товарной номенклатуры является логистически ложной задачей, поскольку требует организацию бизнес-процессов по приемке, размещению, обработке и доставке в установленные сроки заказов клиентов.
В этих условиях, на рыночном сегменте доставки товарной номенклатуры лидируют наиболее технологичные компании, сумевшие максимально автоматизировать процессы оформления, обработки и доставки заказов.
Немаловажное значение в отрасли доставки товарной номенклатуры имеет и сегмент курьерской доставки, осуществляющей доставку оформленного заказа непосредственно на адрес заказчика в кратчайшие сроки. Осуществление курьерской доставки требует наиболее слаженной работы подразделений логистической компании, поскольку от момента оформления заказа до непосредственной доставки на указанный адрес должно пройти не более 3-х дней.
Сегмент курьерской доставки ввиду коротких сроков доставки, отсутствия расходов времени получателя на посещение пунктов выдачи товарной номенклатуры является наиболее популярным в электронной коммерции.
Эффективные бизнес-процессы являются для компании курьерской доставки тем источником резервов, который поможет сохранить конкурентоспособность в среднесрочной перспективе.
Цель работы - моделирование бизнес-процессов курьерской службы.
Задачи работы:
 анализ технологии работы исследуемой компании, ее организационной структуры;
 выбор нотации для построения модели бизнес-процесса курьерской службы;
 анализ бизнес-процессов курьерской службы;
 определение способа модернизации бизнес-процесса;
 определение требований к системе автоматизации курьерской службы.
Объект исследования: деятельность компании DHL.
Предмет исследования: бизнес-процессы курьерской службы.
 
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
1.1 Характеристика предприятия

В рамках данной работы проведён анализ деятельности компании DHL, профилем деятельности которой является оказание логических услуг, услуг доставки почтовых отправлений.
Компания имеет представительство в РФ, обеспечивает возможности доставки товаров по заказам в более чем 800 населенных пунктов России. количество используемых транспортных средств составляет свыше 900 единиц.
1.2 Организационная структура предприятия

В рамках данной работы проведено изучение организационной структуры представительства компании DHL, схема которой приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Схема организационной структуры Компании DHL

Как показано на рис.1.1, в структуру Компании DHL входят подразделения:
- отдел по работе с клиентами;
- экономический отдел;
- отдел складского учета, в функции которого входят вопросы приема и отправки курьерских пакетов;
- Отдел доставки, в функции которого входят вопросы организации доставки отправлений;
- транспортный отдел, в функции которого входит транспортное обеспечение доставки.
В рамках данной работы проведено изучение технологии работы по курьерской доставке. В таблице 1.1 приведен перечень организационно-штатной численности по структурным подразделениям Компании DHL.
Таблица 1.1 - Перечень организационно-штатной численности по структурным подразделениям Компании DHL
Подразделение Штатная численность Требования к квалификации персонала Основные функции
Генеральный директор 1 Высшее экономическое, управленческое Координация работы специалистов, общее руководство компанией взаимодействие со сторонними организациями
Экономический 8 высшее экономическое ведение бухгалтерского, налогового учета, анализ экономических показателей предприятия, планирование оптимального использования ресурсов
Отдел по работе с клиентами 7 высшее экономическое Работа с заказами на оказание услуг курьерской доставки, заключение договоров, оформление документов
Отдел складского учета 5 Высшее экономическое Принятие к учету поступающих материалов, выдача их по заявке, оформление сопроводительных документов
Транспортный отдел 5 Наличие прав соответствующей категории Транспортное обслуживание курьерской доставки
Отдел доставки 20 - Курьерская доставка отправлений клиентам

Специалисты отделов Компании DHL работают с первичной информацией (заявки на оказание услуг курьерской доставки). Специалисты отдела, по материалам поступившей первичной информации готовят отчеты для начальника отдела, который готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора. Аналогичные схемы документооборота применяются и в других подразделениях предприятия.

1.3 Идентификация бизнес-процессов подразделения

В рамках данной работы проведено изучение технологии работы курьерской службы компании.
Основными задачами курьерской службы являются:
 прием заявок на курьерскую доставку отправлений для клиентов;
 осуществление доставки, оформление документов о доставке;
 определение курьеров и комплектование водителей на маршрут;
 контроль процесса отработки заявки;
 выдача отчетной информации о состоянии отработки заявки на курьерскую доставку.