Разработка проекта по совершенствованию и рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в муниципальных органах на примере Карсунского района

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры.
Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Документационное обеспечение управления заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Цель делопроизводства как неотъемлемой составляющей деятельности по документационному обеспечению управления заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами и используемой для их создания информацией.
Цель исследования – разработка проекта по совершенствованию и рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в муниципальных органах.
Задачи исследования:
 дать характеристику деятельности муниципального органа;
 рассмотреть нормативную законодательную базу, регламентирующую работу с документами в муниципальном органе, провести анализ функциониования системы делопроизводства;
 разработать проект по совершенствованию и рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в муниципальном органе.
Объект исследования – администрация муниципального образования «Карсунский район» Ульяновской области.
Предмет исследования – постановка системы делопроизводства в администрации муниципального образования «Карсунский район» Ульяновской области.
Методы исследования: обобщение, классификация, анализ, синтез и т.д.
Администрация муниципального образования «Карсунский район» является уполномоченным органом по осуществлению муниципального контроля в части организации и проведения на территории поселения проверок соблюдения при осуществлении деятельности юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями требований, установленных муниципальными правовыми актами. Форма собственности организации: муниципальное учреждение. Правовой статус организации: казенное учреждение.
Функции администрации МО «Карсунский район»:
1) организационно-управленческие функции: издание администрацией нормативно-правовых актов в пределах своей компетенции, формирование органов муниципального управления, определение их кадрового состава и т.д.;
2) исполнительно-распорядительные функции: разработка проекта муниципального бюджета, формирование проектов планов и программ социально-экономического развития муниципального образования, обеспечение исполнения бюджета, обеспечение реализации планов и программ социально-экономического развития, подготовка отчетности относительно исполнения муниципального бюджета и т.д.
К основным полномочиям администрации муниципального образования «Карсунский район» относятся:
 разработка проекта местного бюджета и исполнение местного бюджета;
 исполнение принятых администрацией муниципального образования «Карсунский район» и Советом депутатов района решений, постановлений и распоряжений;
 обеспечение функционирования служб и учреждений, отнесенных к ведению местного самоуправления, предоставляющих услуги населению;
 внесение проектов решений в Совет депутатов района;
 осуществление контроля за правильностью использования предприятиями, учреждениями, организациями выделенных им бюджетных ассигнований;
 ведение Реестра муниципального имущества, управление и распоряжение муниципальной собственностью;
 осуществление переданных федеральными законами и законами Ульяновской области отдельных государственных полномочий;
 установление системы критериев, используемых для определения доступности для потребителей товаров и услуг организаций коммунального комплекса;
 рассмотрение проектов инвестиционных программ организаций коммунального комплекса по развитию систем коммунальной инфраструктуры;
 установление надбавок к тарифам на товары и услуги организаций коммунального комплекса;
 организация в границах района электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;
 дорожная деятельность в отношении автомобильных дорог;
 участие в предупреждении и ликвидации последствий ЧС в границах района;
 создание условий для обеспечения населения услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;
 создание условий для организации досуга и обеспечения населения услугами организаций культуры;
 утверждение генеральных планов района, правил землепользования и застройки и т. д.
Организационная структура администрации муниципального образования «Карсунский район» представлена в таблице 1.
Ведением делопроизводства в администрации муниципального образования «Карсунский район» занимается секретарь.
Секретарь назначается на должность и увольняется главой Администрации. На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и дополнительная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
Секретарь подчиняется непосредственно главе администрации муниципального образования «Карсунский район». Основным направлением деятельности секретаря является организация делопроизводства.
Секретарь должен знать:
 законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность муниципальных органов;
 положения и инструкции по ведению делопроизводства;
 структуру учреждения, его кадрового состава;
 правила эксплуатации оргтехники;
 правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
 правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
 технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
 государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
 правила внутреннего трудового распорядка администрации муниципального образования «Карсунский район»;
 основы этики и эстетики.
Должностными обязанностями секретаря являются:
 принятие поступающей в учреждение корреспонденции, передача ее в соответствии с указаниями руководителя конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
 ведение делопроизводства, в том числе и в электронной форме;
 выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
 контроль за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретными исполнителями;
 составление писем, запросов и других документов, а так же подготовка ответов авторам сообщений;
 организация телефонных переговоров руководителя;
 принятие и передача телефонограмм, запись в отсутствие руководителя принятых сообщений и доведение их до его сведения;
 осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации);
 формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленном сроке сдача в архив;
 выполнение отдельных служебных поручений главы администрации муниципального образования «Карсунский район»;
 оформление и сдача в архив документации, подлежащей длительному хранению.
Таким образом, администрация муниципального образования «Карсунский район» представляет собой важный орган местного самоуправления, выполняющий широкий спектр организационно-управленческих и исполнительно-распорядительных функций.
Роль секретаря в администрации является ключевой, так как он отвечает за организацию делопроизводства, что является основой для эффективного функционирования учреждения. Знания и навыки, необходимые для выполнения его должностных обязанностей, подчеркивают важность профессиональной подготовки и понимания нормативно-правовой базы.