Информационное обеспечение предприятия

Введение

На сегодняшний день любая организация оснащена информационными технологиями для более успешного выполнения поставленных перед ней задач. Имея в своем распоряжении хорошую информационную базу, предприятие будет являться не только успешным, современным, развитым массивом, но и привлекательным для людей, ищущих работа, для тех, кто хочет работать, развиваться и расти в информационно–развитой учреждения. Более того, такая развитая компания сможет дать многое своему персоналу в плане развития, ведь большинство обучающих программ доступно в электронном виде, либо без помощи информационных технологий просто не передать, не научить чему– то новому тех, кто работает с информационными технологиями.
Тема исследования актуальна на современном этапе развития общества, т.к. каждое предприятие должно быть обеспечено высококвалифицированными кадрами, способными работать в постоянно изменяющихся условиях, способных подстраиваться под новые технологии и оперативно овладевать знаниями и умениями, касающихся данных нововведений.
Объектом исследования является ООО «Тандем».
Предметом исследования выступают информационные системы управления.
Целью исследования является разработка путей совершенствования информационных систем управления.
В качестве задач исследования выступают:
 изучить понятие информационных систем управления;
 раскрыть основные задачи информационных систем управления ;
 прелставить общую характеристику деятельности ООО «Тандем»;
 разрабоать пути повышения эффективности деятельности предприятия основе современных информационных подсистем;
 представть эффективность предложенных мероприятий.
Теоретико–методологической исследования послужили фундаментальные выводы, положения, концепции и гипотезы, изложенные в трудах отечественных и зарубежных ученых в рамках теории управления информационными технологиями в организации.
В качестве методического инструментария была использована совокупность методов системологии, информатики.
Информационно–эмпирическую базу исследования составляют законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, статистические данные, а также отчетные материалы ООО «Тандем».
Исследование проводилось методами системного анализа, экспертно–аналитического и графического моделирования.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

1. Теоретические основы информационных систем управления

1.1. Понятие информационных систем управления

Для современного руководителя вопрос обеспечения информацией с целью принятия управленческого решения чаще всего связан с информационными технологиями и информационными системами, а также с наличием тех программных продуктов, которые позволяют систематизировать и качественно обрабатывать имеющуюся информацию.
Порой менеджеры уже не задумываются о самом понятии «информация».
Современную эпоху нередко называют информационной. Такая ее характеристика обусловлена тем, что информационные (к ним сегодня следует добавить и эпитет «коммуникационные») технологии развиваются чрезвычайно динамично и в ходе своего развития затрагивают, более того, коренным образом изменяют все сферы человеческой жизни. Управление не является исключением, наоборот, в оправлении организациями в целом и в управлении людьми информационные технологии играют настолько значимую роль, что возник целый раздел: «информационный менеджмент». Н.И. Шанченко следующим образом трактует понятие информационного менеджмента: «Информационный менеджмент – специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и охватывающая все аспекты проблемы менеджмента в сфере создания и использования информационных ресурсов» .
Целью информационного менеджмента является повышение эффективности деятельности предприятия на базе применения информационных систем (ИС) и информационных технологий (ИТ). Предметом информационного менеджмента являются процессы создания, эксплуатации и развития ИС предприятия. Информационные системы предназначены для автоматизации (полной или частичной) работы со следующими видами управленческой информации:
1. Оперативная информация.
2. Нормативно-справочная информация.
3. Учетная информация.
4. Плановая информация.
5. Финансовая информация.
Таким образом, в сферу деятельности руководителя включается в качестве важнейшей составляющей управление всеми информационными ресурсами и информационными потоками, как внутри организации, так и входящими извне или наоборот, исходящими от организации во внешнюю среду. В.П. Шевелева считает, что информация – это основа управленческого процесса и без получения, обработки, анализа информации управление вообще невозможно.
Если проанализировать процесс управления именно как информационный процесс, то нетрудно убедиться, что приказы и распоряжения, исходящие от руководства, отчеты и проекты, исходящие от сотрудников, договора и соглашения с контрагентами, покупателями, продавцами, государственными органами и т.п. – все это информация, которая может быть представлена различным образом, на разных носителях, в разных формах и передаваться по самым разным каналам .
В сравнительно недавнем прошлом основными носителями управленческой информации была бумага, а информация передавалась в виде письменных и устных сообщений. Информационно-коммуникационных технологии существенно расширили форму и виды управленческой информации.
Теперь она может храниться и передаваться и как анимационная, в виде двух и трехмерных изображений, сопровождаемых звуковой поддержкой.
Говоря об информационных процессах в управлении необходимо особо отметить, что сегодня эти процессы стали происходить существенно быстрее и адреснее.
Действительно, размещение руководящих документов на внутреннем сайте предприятия дает возможность каждому в любой момент ознакомиться с Уставом, Коллективным договором (если таковой имеется), с общими планами организации на ближайший период и т.п. Наличие внутреннего сайта дает возможность также регламентировать доступ к информации отдельным категориям сотрудников, предоставив им те или иные права доступа (полностью закрытая информация, открыта только для ознакомления, открыта для изменений и т.п.)
Распространенным средством обмена деловой информацией стала электронная почта. Она используется для как по управленческой вертикали, так и по горизонтали. Это избавляет сотрудников организации от необходимости перемещаться по помещениям, теряя время. С точки зрения управления действенными являются дистанционные конференции и совещания. Они особенно значимы в корпорациях, имеющих удаленные друг от друга филиалы .
Возможности хранения и поиска информации в базах данных, автоматизации рутинных процессов обработки данных (вычисления отработанных часов и соответственно оплаты за них, бухгалтерские расчеты, кадровый учет) – все это входит в инструментарий современных менеджеров. Следует также отметить. что информация и работа с ней лежат в основе такой важной производственной технологии как проектная технология. Описанию проектных технологий посвящено значительное количество как публикаций. Так и специальных программных разработок. Мы упомянем статью Бранко Йеличича и Екатерины Пузырниковой. В ней говорится о том, что информация о планировании, о контроле текущего состояния, о зонах ответственности членов команды проекта, о необходимых ресурсах и их использовании должна постоянно и своевременно циркулировать между руководителями и исполнителями. Для обеспечения такой циркуляции используются специальные программные инструменты, например, приложение Microsoft Project.
Важная роль информации в управлении и во всей работе любой современной организации требует от руководителей не только владеть информационными технологиями, но и формировать информационную политику организации. Назовем некоторые составляющие такой политики (о содержании такой политики говорится, например, в статье Геннадия Верникова: Формирование и поддержка технических, программных и организационных средств работы и информацией. То есть выделение средств на создание и содержание локальной сети (в том числе – формирование штата грамотных администраторов такой сети, обучение персонала и т.п. Выработка политики информационной безопасности, заключающейся в жестком регламентировании доступа к информационным ресурсам, политики защиты этих ресурсов от несанкционированного доступа (антивирусных, хакерских атак и пр.), кодирования информации, ее резервирования и т.п.
Определение необходимых ресурсов и каналов информационного обмена (общая структура внутреннего сайта компании, наличие баз данных и их содержания, дисциплина ведения папок подразделений и общих папок на серверах, правила пользования электронной почтой и т.п.) Во все времена информация играла определяющую роль в коммерческом, политическом, военном успехе. Защита информации, ее быстрая и точная обработка, своевременное получение необходимых сведений входили в комплекс интересов и сферу деятельности персон, занятых управлением на разном уровне и в разных сферах деятельности .
Появление информационных технологий позволило отчетливо осознать и значимость информации и определить новые, необычайно действенные пути ее получения, хранения, обработки и передачи. В то же время, эти технологии способствуют и созданию многочисленных угроз информационным ресурсам компаний, как умышленно направленных против таких ресурсов, так и безадресных, но от того не менее разрушительных. Использование информационных систем стало необходимой частью работы менеджеров.
При этом на менеджеров легли и новые функции, требующие новых знаний, умений и самое главное – четкого понимания важности как самой информации, так и разработки информационной политики и ее реализации как приоритетной компоненты в управлении предприятием.
Но для принятия эффективного управленческого решения нужна объективная информация, как о внутренней среде организации, так и о внешнем ее окружении. Так, в прошлом веке слово «информация» трактовалось как «in» в, а «forme» «упорядочивающее», «оформляющее». В толковом словаре С.И. Ожегова и Н.Ю. Шведовой слово «информация» трактуется: информация – это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством; информация – сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего–нибудь .
В словаре русского языка Ефремовой Т.Ф., кроме вышеперечисленных определений по С.И. Ожегову, приводятся следующие определения:
 «информация это обмен сведениями между людьми и специальными устройствами»;
 «обмен сигналами в животном и растительном мире».
В словаре Н.Д. Ушакова, кроме объединяющих характеристик определения – сведения, сообщения, сигнал, обмен, появляется слово, отражающее действие – информировать, осведомлять, т.е. информация (сообщение) уже связано с процессом, а именно, с процессом передачи знаков, сигналов, сообщений.
В современном мире задействованы все информационные технологии (устная, письменная, компьютерная), каждая из которых выполняет ключевую, значимую роль в формировании единого информационного пространства. Управление современным учреждением находится в настоящее время на таком этапе развития, когда происходит замена старых традиционных информационных технологий на новые во многих сферах деятельности: производстве, маркетинге, образовании, науке и т.д.
Поэтому в практической деятельности менеджеры организаций сталкиваются со многими преградами, проблемами: техническими, организационными, финансовыми, психологическими.
В этих условиях необходимы осознанные решения: с одной стороны, нельзя отказываться от проверенных традиционных технологий работы с информацией, а, с другой стороны, необходимо внедрять новые информационные системы и технологии в управлении организацией .
Подходить к данному вопросу нужно с точки зрения системного и синергетического подходов. Системный подход к информационному обеспечению менеджмента предполагает:
 во–первых, рассмотрение его как одного из элементов системы управления;
 во–вторых, оно само состоит из нескольких составных частей, каждая из которых относительно самостоятельная и имеет свои закономерности развития;
 в–третьих, информационное обеспечение рассматривается как динамичная система, находящаяся в постоянном развитии, причем скорость изменения отдельных составляющих может быть различна.
Осуществление функций информационного обеспечения реализуется через создание и использование информационных систем, важнейшей из которых является обеспечение процесса принятия решений. Поэтому основная функция управленческой информационной системы (УИС) – это удовлетворение потребностей менеджеров, необходимой, качественной информацией для выполнения управленческих функций, обеспечения бесперебойного функционирования всех подсистем менеджмента. То есть, на каком уровне управления, и какая информация необходима для принятия решений в рамках своего функционала и полномочий.
Следовательно, информационная система менеджмента должна соотносится с понятиями «общая» и «интегрированная» система. В этом и заключается синергетический подход к информационному обеспечению управления, результатом (продуктом), которого должно быть качественное управленческое решение .
Информационная система – объединение кадровых, технических, финансовых и иных ресурсов для поиска, обработки, распространения и хранения информации. Понятие информационной системы трактуется в широком диапазоне смыслов в зависимости от контекста. Например, в соответствии с федеральным законом России «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств. Эксперт в области информационных технологий М. Р. Когаловский считает, что в понятие информационной системы помимо данных, программ, аппаратного обеспечения и людских ресурсов следует также включать коммуникационное оборудование, лингвистические средства и иные ресурсы, которые совместно обеспечивают «поддержку динамической ин