организация регистрации документов и контроль их исполнения на примере организации

ВВЕДЕНИЕ

Регистрация документов – необходимый компонент повседневной деловой практики любой современной организации.
Главная задача и основной смысл работы по регистрации документов – придание им юридической силы. Еще одна задача регистрационной деятельности – обеспечение возможности учета, контроля и поиска бумаг, которые используются в процессе организации.
Благодаря грамотно организованной работе по регистрации документов значительно облегчается процедура выдачи справки о их местонахождении на всех этапах работы.
Актуальность темы работы обусловлена тем, что процессы регистрации документов во многом определяют эффективность документооборота предприятия. В работе представлены рекомендации по совершенствованию организации работы с исполненными документами и качества ведения делопроизводства.
Целью курсовой работы является анализ организации регистрации документов и контроля за их исполнением в компании АО «Нормаль».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить понятие документов;
- рассмотреть виды документов;
- проанализировать виды и формы регистрации документов;
- дать общую характеристику компании АО «Нормаль»;
- провести анализ регистрации документов и контроль за их исполнением в компании АО «Нормаль»;
- разработать рекомендации по совершенствованию регистрации документов и осуществлении контроля за их исполнения в компании АО «Нормаль».
Проанализировав учебную литературу, можно сделать вывод о том, что тема не является достаточно изученной и требует дальнейшего исследования.
Объектом курсового исследования выступает процесс организации регистрации документов.
Предмет – формы регистрации документов в организации и контроль за их исполнением.
Для изучения выбранной темы возможно использовать следующие методы: изучение и анализ научной литературы, синтез полученных данных, анализ и оценка контроля за исполнением документов в организации.
Работа состоит из следующих структурных элементов: введение, три главы, четыре параграфа, заключение, список использованных источников, включающий в себя 15 учебных пособий. Объем работы 28 страниц.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ

1.1 Понятие документа

В современной жизни каждый из нас сталкивается с большим числом разнообразных документов, как на работе, так и дома. Именно поэтому необходимо рассмотреть их виды, изучить их классификацию, рассмотреть какие они бывают. [2]
Рассмотрим понятие документа.
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. В различных источниках можно встретить другое определение этого понятия.
Информация, сохраняемая физическими лицами, организациями, как подтверждение обязательств или деятельности называется документом.
Все определения понятия документа в основном ссылаются на его информационный характер.
Предоставление сведений независимо от методов и форм передачи называется информацией. Следовательно, сохранять и передавать сведения другим лицам возможно отразив их в документе, а также многократно их использовать.
Объект, который хранить в закрепленной форме (наглядной, речевой, звуковой) документ является носителем задокументированной информации.
Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что в любой организации, фирме, учреждении обязательным элементом внутренней работы является документ, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. [5]
Ведь управленческие решения принимаются на основе именно информации, которая также является материалом для дальнейшей деятельности и доказательством их выполнения.
Документ в сфере управленческой – это предмет труда, так как принятое решение записывается в форме письменной.
Характерные черты, отражающие форму и размер, элементы оформления и способы записи являются внешними признаками документов.
Как юридическое, так и физическое лицо может быть автором документа.
Любой правильно оформленный рабочий документ имеет юридическую силу.
Оформляя документ необходимо соблюдать выполнение всех обязательных элементов, которые называют реквизитами.
Сюда относятся:
-название;
-адресата;
-автора;
-дату;
-текст;
-подпись;
-резолюцию;
-утверждение и согласование.
В зависимости от основания классифицируются документы. В зависимости от происхождения они делятся на официальные и личные.
Вне рабочей сферы создаются личные. К ним относятся заметки, переписка, дневник. [14]
Документы организации являются официальными документами, они оформляются в установленной форме определенным образом.
Личные выделяют и в группе официальных документов, таких как трудовая книжка, паспорт, диплом, аттестат.