Управление проектами в муниципальном образовании на примере муниципального образования город Россошь

ВВЕДЕНИЕ

Управление проектами – достаточно сложный многоступенчатый и комплексный процесс, без вовлечения которого в структуру управления всем предприятием, будет достигнута нужная эффективность. Именно поэтому внешнее окружение проекта и его динамика являются чрезвычайно значимым фактором, который необходимо учитывать.
В последние годы активно развиваясь, проектное управление проникло в сферу муниципального управления, доказав там свою эффективность и состоятельность. Многие задачи и проблемы именно в формате проекта находят оптимальное решение, что позволяет рационально тратить ресурсы муниципалитета и в то же время учитывать интересы самых разных субъектов.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ БАЗА ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ

1.1 Ключевые понятия и сущность управления проектами в деятельности муниципальных образований

Под системой управления проектами можно понимать комплексный набор организационных методов и инструментов, а также технологий, которые способствуют повышению эффективности реализуемых в организации проектов и оптимизируют процессы управления проектами.
Система управления проектами формируется в период осознания организацией необходимости воплощения проектной деятельности и решения задач развития организации путём достижения конкретных показателей эффективности и успешности проектов.
Исходя из вышесказанного, можно выделить следующие базисные аспекты деятельности организации в системе управления проектами:
• миссия, цели и задачи, принципы развития организации;
• виды и масштабы проектов;
• система основных и дополнительных видов деятельности;
• организационная структура управления организацией;
• финансовые цели и показатели деятельности.
Полковников А.В. полагает, что «формирование системы управления проектами в организации осуществляется несколькими методами:
• по инициативе и под руководством управляющего звена компании;
• непосредственно силами специально созданного подразделения – проектного управления» .
Современная практика функционирования органов муниципального управления предполагает активное применение программно-целевого управления. Социально-экономическая эффективность данного типа управления получила подтверждение на различных уровнях государственной власти в результате реализации большого количества целевых программ в области управления таких сфер, как культура, туризм, жилищно-коммунальное хозяйство, образование и сельское хозяйство, инфраструктура и т.п.
Кроме достоинств более детального планирования и снижения риска недостижения прогнозируемых результатов, применение программно-целевого подхода дает государству решать сложные проблемы балансировки бюджетов разных уровней. В данном аспекте представляется важным сочетать общегосударственные требования к развитию программно-целевого бюджетного планирования посредством формирования программного бюджета, что позволит повысить заинтересованность субъектов РФ и муниципалитетов в достижении оптимальной взаимосвязи расходов региональных бюджетов и приоритетных целей (задач) социально-экономического развития регионов и получить поступательный рост доли программных расходов в бюджетах субъектов РФ.
На современном этапе развитие управления территориями в России как правило осуществляется через реализацию проектного подхода. «Проекты включают в себя описание основных целей и задач развития, механизмов и методов реализации, сроки, исполнителей, дорожную карту и финансирование», - отмечает Зуб А.Т .
Каждая конкретный проект подразумевает подробную характеристику назначения, распределения, расходования бюджетных средств за определенный период времени, а также «дорожную карту» программных мероприятий с установленными сроками реализации и показателями эффективности. Как утверждает Нутайбеков Р.А. «в современных вариациях в проектах также предусмотрены альтернативные перспективы корректировки и возможности минимизации рисков при изменении условий внешней среды или не достижении определенных промежуточных результатов» .
1.2. Нормативно-правовая регламентация проектного управления в органах местного самоуправления

Основным нормативно-правовым актом, регламентирующим проектное управление на региональном и муниципальном уровне является Постановление от 31 октября 2018 года №1288 . Согласно данному Постановлению устанавливаются порядок и функциональная структура организации проектной деятельности, которые определяют единые подходы к проектной деятельности в Правительстве России, органы управления проектной деятельностью, последовательность действий, функции, полномочия и ответственность участников проектной деятельности в ходе инициирования, подготовки, реализации, мониторинга и завершения проектов.
Администрации муниципальных образований функционируют, опираясь Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти: приложение к распоряжению Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. № 26Р-АУ . В них подробно характеризуется модель и порядок внедрения проектного управления (поквартальный период внедрения с общим плановым сроком внедрения в один год), вплоть до предоставления Типового плана мероприятий по внедрению проектного управления в органе исполнительной власти. Даны формализованные типовые шаблоны нормативных методических документов для их внедрения, а именно: Паспорт проекта, План-график проекта, Отчет по проекту.
В документе предлагается концепция организационной поддержки проектной деятельности, подразумевающая создание проектных ролей, специализированных структурных подразделений и коллегиальных органов в рамках организационной структуры органа исполнительной власти.
Рекомендуются такие структурные подразделения поддержки проектной деятельности, как Проектный комитет, Проектный офис, функциональные проектные офисы, проектные офисы на уровне отдельных проектов.
В Методических указаниях описаны «Типовые положения о Проектном комитете и Проектном офисе». В них говорится о необходимости технологической поддержки проектной деятельности. Её основным инструментом является информационная система управления проектами. Также выделены функциональные роли в организации информационного сопровождения управления проектами. В Методических указаниях представлена понятийная база проектного управления для обеспечения единообразия подходов в рамках проектного управления всех органов исполнительной власти.

1.3. Техника внедрения проектного управления на муниципальном уровне

В статье «Проектное управление в муниципальных образованиях: проблемы нормативно-правовой регламентации» говорится: «Современная техника управления проектами на муниципальном уровне состоит из следующих элементов:
• методологические основы управления проектами (стандарты и инструкции);
• субъекты управления проектами (структурное подразделение);
• показатели оценки эффективности проектов и системы управления проектами».
Инициализация проекта осуществляется инициаторами, к которым могут относиться: владелец компании, заказчик, сотрудник проектной команды, организации, другие субъекты, заинтересованные в реализации проекта.
Инициализация проекта включает:
• определение проблемной области проекта;
• выявление ключевой проблемы проекта, для решения которой он должен быть реализован;
• обозначение миссис, целей и задач проекта.
На стадии планирования проекта определяются методы его реализации. Методы управления проектами – это способы и технологии организации проектной работы, создания проектных команд, распределения задач и функций проекта. От верно выбранных методов реализации зависят результативность проекта и сроки его исполнения.
Идея проектного управления даёт возможность применению одного из значимых методов управления проектом – метод тайм-менеджмента, основанный на таких методах планирования работы, как диаграмма Ганта и календарный план. Их применение решает огромный спектр трудностей с распределением зон ответственности в проекте и обеспечением контроля соблюдения сроков. В основе реализации стратегии организации лежит проектная деятельность, которая выражается в реализации процесса стратегического планирования проекта (рис.1.1).
Представленная выше схема стратегического планирования проектов может быть использована как для небольших, так и масштабных проектов. Основное в ней – следование всем стадиям и применение оптимальных методов, способных обеспечить эффективную работу проектной команды.
Определяющим аспектом успеха реализации проекта является подбор наиболее приемлемых методов управления им. И в данном отношении теория и практика проектного менеджмента представляет широкий выбор инструментов.
Главное, понимать, что некоторые методы следует использовать в определенных условиях и для конкретных задач, а некоторые в действительности помогут достичь высокого результата при реализации на каждом этапе проекта.
Особенно важно понимать какие методы реализации проекта позволят избежать ошибок и оптимизировать процессы на определенных стадиях жизненного цикла проектной работы.
При формировании системы управления проектами организации чаще всего испытывают следующие трудности:
• отсутствие методологии для разработки стандартов управления проектами;
• отсутствия опыта в формировании проектных систем;
• сложность интеграции структурных подразделений, отвечающих за проект в организационную структуру предприятия;
• нехватка ресурсов для формирования системы управления проектами;
• низкий уровень эффективности организационных коммуникаций, сто приводит к увеличению сроков реализации проектов;
• несоответствие системы управления проектами стратегическим целям организации;
• отсутствия учета рисков при формировании системы управления проектами.
Из чего следует тезис, описанный в учебнике В.В. Володина «Исследование нормативной базы управления проектами»: «Неправильно выбранная методология проектной работы приводит к нарушению проектного цикла и снижает показатели эффективности проекта» .
2 ОРГАНИЗАЦИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ РОССОШАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Характеристика управления проектами в Россошанском муниципальном районе

Россошанский муниципальный район является одним из крупнейших районов Воронежской области. Территория района – 2371 кв. км. Количество проживающих по состоянию на 1 января 2019 года – 92 500 человек.
Район обладает значительным промышленным потенциалом, многоотраслевым сельским хозяйством, развитой социально-культурной сферой. По уровню социально-экономического развития - занимает одно из ведущих мест в экономике области.
В соответствии с официальным сайтом Администрации Россошанского муниципального района Воронежской области «в состав района входит городское поселение город Россошь и 17 сельских поселений, на территории которых расположено 88 населённых пунктов».
С начала века развитие Россоши можно охарактеризовать как время «интенсивного строительства многоквартирных домов и социально значимых объектов: детского развлекательно-развивающего комплекса «Изумрудный город», Молодежного центра, гемодиализного центра, стадиона «Локомотив», Ледовой Арены».
Промышленность представлена 18 предприятиями различных масштабов, среди которых:
- АО «Минудобрения» - единственное в Черноземье предприятие по производству минеральных удобрений, является основной отраслью промышленного производства в Россошанксом районе;
- АО фирма «Молоко» - одно из ведущих предприятий Воронежской области по производству молочной продукции;
- ООО «Дельта-пак» – предприятие, осуществляющее выпуск различных видов упаковочных материалов;
- ООО «Придонхимстрой известь» – один из крупнейших производителей извести в РФ;
• АО «Россошанский элеватор».
В данный момент сельское хозяйство района развивается, становясь более плодотворным и современным. За последние несколько лет созданы и задействованы два современных молочных комплекса, валовое производство сельскохозяйственной продукции по всем категориям хозяйств увеличилось в 1,5 раза, а урожай зерновых культур в 2014 году составил 213 тыс. тонн, что является рекордом района.
Район является зоной интенсивного и развитого сельскохозяйственного производства со специализацией на производстве зерна, сахарной свёклы и подсолнечника – в растениеводстве; молока и мяса – в животноводстве. Производством продукции в этой отрасли занимается 27 сельхозпредприятий, 101 крестьянское (фермерское) хозяйство и 11637 личных подсобных хозяйств. Среди них: ООО «Восток-Агро», ООО «Агрофирма Калитва», АО «Южное», АО «Луч», ООО «Агробизнес», ООО «Берег», ООО «Россошанская Нива» и ООО «ЦЧ АПК» филиал «Россошанский».
Столь активное развитие района осуществляется в том числе благодаря эффективной проектной работе.
Управление районом осуществляется Администрацией Россошанского муниципального района Воронежской области. Структура Администрации представлена в приложении 1.
Таким образом, в настоящее время в организации выстроена линейно-функциональная организационная структура. Организационные связи в учреждении относятся преимущественно к типу линейно-функциональных с ярко выраженной обратной связью.
Вертикальная специализация проявляется в ситуациях необходимости принятия решений по сложным вопросам, требующим привлечения специалистов нескольких структурных подразделений, например, аппарата и функциональных подразделений.
Горизонтальная специализация определена спектром функциональных задач согласно должностной структуры и функциональной направленности структурного подразделения. В данной организации выделены основные блоки горизонтальной специализации: ЖКХ, торговля, экономический отдел, кадровый отдел и т.п.
К основным принципам группирования организационных единиц в данной Администрации можно отнести:
- функционал подразделений (однородность и единая направленность решаемых задач);
- наличие схожего уровня и типа знаний.
Критерии группирования организационных единиц:
- штатное расписание, которое составляется на основании потребности учреждения;
- объем полномочий;
- соответствующий уровень знаний, навыков, умений.

2.2. Рекомендации по совершенствованию управленческой деятельности на основе проектного подхода в Россошанском муниципальном районе

Современное управление муниципалитетами реализуется в высоко динамичных условиях и имеет связь с процессами постоянной адаптации к новым условиям и факторам влияния. Перед менеджерами стоит довольно тяжёлая задача: выбрать такой управленческий подход, чтобы он помогал добиваться установленных задач и целей, обеспечивать развитие бизнеса в долгосрочной перспективе и с заданными параметрами.
Описанные выше причины стимулируют практиков и теоретиков менеджмента к формированию новых представлений о подходах к управлению компанией. Одним из таких является процессный подход, который за всё своё время существования доказывает свою состоятельность и результативность в разных компаниях и государственных организациях.
Родоначальником такого подхода является известный практик и теоретик менеджмента А. Файоль. Сущность этого подхода выражена через понимание процесса как целенаправленной совокупности взаимосвязанных видов деятельности, осуществляемых для получения заранее определенного продукта, результата или услуги, представляющих ценность для потребителя.
Из этого следует, бизнес – это общность процессов, которые имеют различную функциональную направленность и образуют цепочки действия субъектов управления относительно объектов управления. Цель применения процессного подхода – образование горизонтальных связей в компании между работниками, находящимися в одной иерархии. Его применение позволяет «организовывать работу специалистов по решению одной задачи автономно от руководящего звена и без его активного привлечения, что также повышает результативность и эффективность».
Реализация процессного подхода осуществляется на основе нескольких принципов:
• восприятие всех видов деятельности как процесса, что подразумевает целостное понимание всего, что происходит в организации как единого развивающегося организма, насыщенного разными взаимосвязанными и взаимообусловленными процессами;
• востребованность процесса – любое действие в рамках выполнения процесса имеет конкретную цель и финальный результат. Весь процесс должен быть направлен только на оптимизацию деятельности компании и достижение ее целей и задач. Более того, у каждого процесса есть Заказчик, который формирует представление о конечном результате и показателях эффективности, производит эту оценку;
• документирование процессов – каждый процесс должен быть охарактеризован с точки зрения детализации мероприятий, оценки промежуточных и итоговых результатов, включения иных параметрических характеристик. Это позволяет в дальнейшем эффективно выявлять недостатки процессов и оптимизировать их, формировать универсальную технологию организации процесса, проводить обучение персонала, вовлеченного в процесс на конкретных стандартах;
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня проектное управление относится к наиболее результативным формам решения сложных управленческих задач, требующих привлечения значительной ресурсной базы и усилий специалистов разного профиля. Современная теория и практика управления представляет широкий спектр методов форм и методов организации проектной деятельности, применение которых помогает организации достигать поставленные цели и задачи.
В данной работе проведен анализ теоретические и методических основ проектного управления. Также изучены нормативно-правовые основы осуществления проектной работы в муниципальных органов власти.
Доказано, что структура и методы проектирования могут изменяться в зависимости от фазы жизненного цикла, масштабов и целей проектной деятельности. Системы проектного управления отличаются своим содержанием и методологией в зависимости от сферы деятельности компании и ее масштабов работы, что вызывает определенные трудности формирования системы управления проектами и требует ее модернизации.