Пресс-тур как PR мероприятие: понятия и используемые технологии

Взаимоотношения с журналистами в структуре связей с общественностью занимают сегодня ведущее место и являются одним из важнейших аспектов PR-деятельности. Они заключаются в установлении плодотворных деловых связей с печатными и электронными средствами массовой информации, что необходимо для любой государственной или коммерческой организации.
Завоевать уважение и доверие представителей СМИ, которые служат объединяющим звеном между PR-службой и целевой аудиторией, означает получить самое широкое освещение деятельности организации. Нередко только во многом благодаря журналисту возможно донести положительную информацию о компании до целевой аудитории, поскольку средства массовой информации обеспечивают огромный охват аудитории и постоянное возобновление контактов между предприятием и общественностью. Поэтому большое значение придается сейчас вопросу выстраивания эффективных отношений со СМИ и, в особенности, тому, как правильно наладить хорошие отношения с определенной группой журналистов.
Тема данной курсовой работы – «Пресс-тур как PR-мероприятие: понятие и используемые технологии» - является актуальной, так как специалисты по связям с общественностью используют в своей практической деятельности как классические специальные мероприятия, так и современные, к которым относится пресс-тур. Объектом в работе являются специальные PR-мероприятия, а предметом исследования - пресс-тур. Цель курсовой работы – рассмотреть пресс-тур как PR-мероприятие. Исходя из указанной цели курсовой работы, ее основными задачами стали:
- изучение методических основ организации и проведения специальных мероприятий;
- рассмотрение основных видов PR-мероприятий для широких слоев общественности и для средств массовой информации;
- рассмотрение пресс-тура как специального мероприятия в связях с общественностью;
- разработка модели пресс-тура в УМВД России по Тульской области.
Методологической и информационной базой послужили работы следующих авторов: Алешиной И.В., Антипова К.В. Баженова Ю.К., Беленковой А.А, Борисова Б.Л., Бортника Е.М., Короткова Э.М., Никитаевой А.Ю., Брума Г.М., Катлипа С.М., Сентера А.Х., Варакуты С.А., Егорова Ю.Н., Горкиной М.Б., Мамонтова А.А., Манна И.Б., Джефкинса Ф., Ядина Д., Игнатьева Д., Бекетова А., Сарокваша Ф., Королько В.Г., Маркова С., Музыканта В.Л., Пашенцева Е.Н., Почепцова Г.Г., Соколова И.Н., Федотовой Л., Чумикова А.Н. и Шишкиной М. А.
Методы исследования, использованные в курсовой работе - анализ научной литературы и публикаций СМИ, сравнение теоретических знаний с практическими, также эмпирический метод - наблюдение.
Курсовая работа состоит из введения, заключения, 3 глав – двух теоретических и практической, а также списка литературы. Первая глава посвящена изучению основных видов специальных мероприятий для широких слоев публики и методических основ их организации. Во второй главе автор рассматривает специальные мероприятия, которые проводятся, как правило, только для журналистов. Третья глава носит прикладной характер и представляет собой разработку модели пресс-тура в Управление МВД России по Тульской области

Глава 1. Теоретические аспекты организации и проведения специальных мероприятий в связях с общественностью

Специальные мероприятия как одно из направлений PR-деятельности

Современная теория связей с общественностью рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент в деятельности PR-специалиста, поскольку, являясь средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают известность и продвижение бренда, компании или человека и внимание широкой аудитории. Проведение различных акций в сфере связей с общественностью призвано привлечь внимание партнеров, конкурентов, средств массовой информации и потребителей к конкретной организации, а также к ее продукции.
Под специальным событием обычно понимают «яркое, запоминающееся мероприятие, которое проводится от имени организации в целях продвижения бренда и создает ей запоминающийся образ в сознании целевой аудитории». Специальные события призваны нарушить привычный ход жизни в организации и ее среде, стать событием для целевых групп общественности. Поводом для особого события может стать появление на рынке нового продукта, открытие филиала кампании, юбилей организации, памятная дата, начало или завершение строительства объекта и т. д.
Подготовка любого специального мероприятия – ответственный, длительный и трудоемкий процесс, состоящий из определения цели события, выбора целевых групп общественности, оповещения публики о предстоящем мероприятии, составления списка участников и приглашенных, определения места и времени проведения мероприятия, написания сценария и т. д.
Специальное событие обладает набором характерных признаков:
заранее планируется, сообщается СМИ;
освещает деятельность компании с положительной стороны;
учитывает интересы целевых аудиторий;
устраивается ради того, чтобы о нем сообщили, в лучшем случае для того, чтобы превратить его в традицию;
в отличие от обычного мероприятия, специальное обладает собственным сюжетом;
немалую роль в событии играют различные знаменитости;
хорошо организовано, доступно для наблюдения, привлекает зрителей и участников;
событием стараются произвести сильное, незабываемое впечатление;
должно стать источником новостей.
К специальным событиям, находящимся в компетенции связей с общественностью, относятся: пресс-конференции, церемонии открытия и закрытия, приемы, посещения, презентации, дни открытых дверей, круглые столы, конференции, лекции, семинары, пресс-туры, клубные вечера, выставки, экскурсии, приемы, дни открытых дверей, юбилеи, разного рода церемонии и пр.
В этой главе мы рассмотрим основные мероприятия, целевой аудиторией которых является широкая публика, в том числе и журналисты, а вторую главу мы посвятим специальным мероприятиям, куда обычно приглашаются только представители СМИ. Это сделано для удобства структурирования материала, излагаемого в курсовой работе.
Презентация – это представление объекта общественности с целью информирования о нем и обеспечения полной поддержки со стороны аудитории. Объектом презентации может быть новый продукт или услуга, новая технология, предприятие в целом или его структурное подразделение, группа новых сотрудников, новый проект или идея, фирменный стиль или его элементы, промежуточные или конечные результаты деятельности организации. Презентация является самостоятельным мероприятием, но может сочетаться с приемом, выставкой, днем открытых дверей, пресс-конференцией и другими специальными событиями.
В наиболее общем виде основной целью презентации может быть одна из следующих:
- формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентуемом новшестве;
- формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;
- оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентуемого товара (услуги) и окончательном выборе;
- формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно предлагаемого товара у представляющей его фирмы;
- формирование у поставщиков, подрядчиков, кредиторов, основных покупателей образа надежного партнера по бизнесу;
- увеличение числа и изменение качественного состава партнеров фирмы;
- развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;
- формирование у различных категорий общественности определенного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.
Презентация состоит из следующих частей: пресс-конференция (ее может и не быть), собственно презентация, неформальное общение (коктейль, фуршет, обед и т. д.), прощание и вручение сувениров с фирменной символикой.
Презентация как специальное событие имеет ряд особенностей:
- на презентации фигурирует «материализованная» информация в виде продукта, предмета, услуги, достижения, открытия; презентуется то, что можно потрогать, посмотреть, попробовать, прочитать;
- презентация устраивается не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих; важно, чтобы они получили информацию не только через СМИ, но и непосредственно на самом мероприятии;
- полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных вложений;
- в презентации большое значение имеет неофициальная часть: фуршет, банкет, ужин, музыкальная программа, шоу и т. д.
Следует помнить, что любая презентация – это несколько презентаций одновременно. Презентуется не только непосредственный объект, но и те, кому предоставляется слово для выступления, кто организовал данное мероприятие.
День открытых дверей проводится для определенных групп населения с целью улучшения их отношения к организации или получения более полной о ней информации. В качестве общественных групп могут выступать: широкая общественность (местная общественность, посещающая организацию из любопытства), члены семей и родственники работающих в организации, что позволяет им ознакомиться с условиями труда на предприятии, иметь представление о характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценивать перспективы профессионального роста, а также снижать напряженность в семейных отношениях, если работа требует от сотрудников много времени; потенциальные сотрудники организации, привлекаемые на вакантные рабочие места.
В рамках дня открытых дверей могут проводиться такие мероприятия, как презентация новой продукции, выставка достижений компании, брифинг для приглашенных журналистов, «круглый стол», прием делегаций, церемония открытия новых объектов. В ходе дня открытых дверей целесообразно организовать встречу посетителей с руководителями или ведущими специалистами компании, демонстрацию истории организации и ее достижений с показом стендов, слайдов, фотографий, проведение экскурсии по территории организации и т. д.
Посещение организации общественностью предполагает обеспечение безопасности для приглашенных, наличие информационных стендов, указателей, раздаточных буклетов, экземпляров внутренних печатных изданий.
Круглый стол – форма многостороннего обсуждения и разработки проблем и идей, значимых для определенных групп населения. Тема круглого стола и обсуждаемые вопросы планируются и оглашаются заранее, что позволяет участникам подготовить материалы, аргументы, цифры и делает встречу более интересной. Число участников составляет 6–14 человек.
Учитывая тематику круглого стола, организация приглашает к участию в его работе соответствующих авторитетных экспертов, способных дать профессиональную оценку обсуждаемой проблеме. Работу круглого стола организует модератор, который предлагает участникам порядок обсуждения вопросов, регламент, корректирует ход обсуждения.
Проведение круглого стола получает широкий резонанс, если тема действительно актуальна или просто интересна публике. Дискуссии за круглым столом могут побудить представителей СМИ лучше осветить обсуждаемую проблему или организовать специальный репортаж на актуальную тему.
Круглый стол удобен для участников, в том числе представителей СМИ, потому что в одном месте можно получить разнообразные мнения по проблеме и интереснее преподнести материал. Присутствие на мероприятии авторитетных представителей государственных органов, общественных деятелей и профессиональных экспертов повышает его информативность, а значит, уровень восприятия обсуждаемой темы представителями СМИ и общественностью будет на порядок выше.
В ходе круглого стола руководство организации имеет возможность изложить свою официальную позицию по теме и обсудить ее с другими заинтересованными сторонами, а также получить оценку независимых участников. Все это позволяет найти наиболее эффективные пути решения проблемы. Также, выступая инициатором тематического круглого стола, компания значительно повышает свою репутацию и формирует положительный имидж.
Клубный вечер – самое неформальное мероприятие в сфере связей с общественностью. С одной стороны, это дружеское общение, предназначенное для отдыха и не предусматривающее какой-либо публикации материалов в СМИ. С другой - это форма ненавязчивого внедрения в сознание приглашенных на клубный вечер определенной информации, которая, возможно, актуализируется в нужное время в будущем и поможет создать требуемый заказчику информационный фон вокруг интересующей его проблематики.
Семинар ориентирован на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса. Проводя работу по его организации, предприятие ставит перед собой цель поделиться своим опытом и профессиональными знаниями в определенной сфере с соответствующими группами общественности, повлияв, таким образом, на данную аудиторию. Отношение к компании, которая постоянно проводит семинары, меняется в лучшую сторону, так как, организуя консультации для людей по определенным вопросам, предприятие получает репутацию эксперта, лучше всего разбирающегося в вопросах своей отрасли.
Важным моментом при проведении семинаров является обратная связь: во время его работы компания собирает информацию от участников о своей деятельности, следит за реакцией делегатов на обсуждение различных проблем и т.д. Проводя консультации общественных групп по определенным вопросам, компания завоевывает новых сторонников, которые в случае возникновения проблемы по профилю будут обращаться за её решением именно к ней.
Организация семинаров интересна еще и тем, что предоставляет предприятию хорошую возможность установить партнерские отношения со СМИ в лице специализированных изданий или программ. Здесь у компании и представителей СМИ налицо взаимный интерес: журналисты видят в организации компетентный и достаточный источник информации по проблеме, а компания рассчитывает на освещение проводимых ее силами семинаров.
Выставка для предприятия - это хорошая возможность привлечь к себе внимание целевой аудитории, распространить информацию об организации, представить продукт. Участие в выставке дает компании и другие возможности: