Организация архивного хранения документов на предприятии

Введение

Актуальность темы исследования заключается в том, что архивы и сохраняемые ими архивные документы – неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы – бесценное хранилище информации о прошлом – для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников – даже на те, что еще не были им заданы исследователями.
Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются: предоставление помещения для размещения архивных документов; обеспечение нормативных условий хранения документов; выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов.
Цель исследования заключается в анализе организации архивного хранения документов на предприятии.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
 рассмотреть правовую базу архивного дела в России;
 дать характеристику архивному и текущему хранению документов в организации;
 проанализировать сроки хранения документов в архиве;
 рассмотреть оформление дел на хранение;
 изучить общий порядок передачи документов в архив;
 выделить особенности архивирования документов в организации.
В процессе исследования был применен метод теоретического исследования:
 теоретический анализ литературы для обоснования теоретических и практических направлений исследования;
 систематизацию, обобщение.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Особенности организации архивного хранения документов на предприятии

1.1. Правовая база архивного дела в России

Судьба архивов и архивных собраний в России складывалась очень непросто. Исторические (государственные) архивы в нашей стране сложились сравнительно поздно. И на протяжении почти всей истории архивного дела в России в нем весьма сильны были ведомственные тенденции, ведомственные подходы к документам, определявшие их ценность утилитарно – в зависимости от нужд ведомств и учреждений. В советский период отечественной истории архивы находились под мощным политическим контролем.
В истории отечественных архивов немало трагических страниц, связанных с гибелью ценных документальных собраний, с печальными судьбами самих архивистов, одна из самых мрачных страниц в истории наших архивов связана с временем их подчинения НКВД СССР – в эти годы архивы и их документы невольно обслуживали машину массовых репрессий. Часто на протяжении истории отечественного архивного дела историки отлучались от архивов, что не могло не сказываться на состоянии исторической науки.
Реформы в архивном деле, направленные на сохранение документальных богатств, на более эффективное их использование, задумывались еще в первой половине XIX века, попытки их проведения в жизнь наблюдались на протяжении всего XIX века и начала XX.
Реформы архивного дела в первые годы советской власти вскоре были фактически дезавуированы. Только в конце XX века начинается – хоть и не всегда последовательное, – реформирование всего отечественного архивного дела. Современные российские архивы являются научно-исследовательскими учреждениями, не уступающими по собраниям хранимых в них ценнейших документов, по уровню подготовки сотрудников, по ряду других критериев архивам других развитых стран.
Правовое обеспечение деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий любой формы собственности во многом является ключевым моментом для его успешной деятельности на современном правовом поле. В своей практической деятельности архивы руководствуются законодательством РФ, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, других учреждений государственной архивной службы РФ, Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах. В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства Росархивом разработаны «Основные правила работы ведомственных архивов». Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ и подлежит государственному хранению.
Основным нормативным правовым актом, регламентирующим архивное дело, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Данный Закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования документов, независимо от того, где они образовались. Это положение является принципиальным моментом, так как обязывает все юридические лица, независимо от формы их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в архивах, исполнять разработанные специально уполномоченным федеральным органом Российской Федерации в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.
Ст. 3 Закона дает основные понятия: архивного дела, архивного документа, документов по личному составу, архивного фонда и др.
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
В частности, под документами по личному составу в указанном Законе понимаются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а под архивом – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочиям Российской Федерации (ст. 4 Закона).
В соответствии со ст. 9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления, муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельцем архивных документов.
Архивы обязаны создавать государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа. Организации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
В соответствии со ст. 17 Закона, Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех организаций (в том числе государственных).
В соответствии со ст. 8 Гражданского кодекса Российской Федерации все взаимоотношения между юридическими лицами строятся только на основании договора между ними. Это означает, что ни один государственный (муниципальный архив) или орган управления архивным делом не имеет права без согласия собственника архивных документов производить с ними какие-либо действия.
В отличие от прежнего архивного законодательства – основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1 , данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности.
Важным является положение о том, что хранение документов юридического лица, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, и документов по личному составу государственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в состав Архивного фонда РФ, срок хранения которых еще не истек, и поэтому они могут поступить на временное хранение в архив в соответствии с условиями заключенного между архивом и юридическим лицом договора о порядке хранения и использования этих документов.
Правовое пространство организации деятельности архивов юридических лиц не ограничивается собственно архивным законодательством. Эти вопросы достаточно широко представлены и в целом ряде других нормативных правовых актов.
Положение, данное в ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» рассматривает любой документ, в том числе и архивный, с точки зрения информации и определяет, что документирование информации является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы. Следовательно, любой архивный документ является частью информационных ресурсов.