Ведение кадрового делопроизводства в организации

Введение

Актуальность. Современная система управления кадрами организации претерпевает радикальные преобразования вместе со всем российским обществом. Необходимость таких преобразований вызвана тем, что административно-командная система, идеология, лежащая в ее основе, пришли в очевидное противоречие с требованиями развития производственных сил и трудовых ресурсов организации. Данная ситуация привела к тому, что, в настоящее время, становится актуальной проблема поиска новых подходов и принципов к управлению персоналом организации, а в частности к системе ее кадрового обеспечения. Учитывая тот факт, что управление кадрами организации есть составной элемент менеджмента, связанный с людьми и их отношениями внутри организации.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс кадровой документации. Кадровое делопроизводство – для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов.
Сегодня же сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у менеджера по подбору персонала, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулезность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.
Цель исследования - разработать рекомендации по совершенствованию кадрового делопроизводства на предприятии.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
 изучить систему кадрового делопроизводства;
 рассмотреть организационно-экономическую характеристику ООО «Строительство промышленных объектов»;
 провести анализ особенностей организации кадрового делопроизводства ООО «Строительство промышленных объектов»;
 разработать мероприятия по улучшению кадрового делопроизводства ООО «Строительство промышленных объектов»;
 внести предложения по улучшению системы кадрового делопроизводства в организации;
 дать оценку экономической эффективности оптимизации кадрового делопроизводства ООО «Строительство промышленных объектов».
Объект исследования - ООО «Строительство промышленных объектов».
Предмет исследования - анализ деятельности и пути совершенствования кадрового делопроизводства на современном предприятии.
Нормативно-правовая база исследования - нормативные акты, регулирующие трудовую деятельность, устав предприятия.
При написании работы были применены такие методы как: теоретический анализ литературы и нормативно-правовых документов по проблеме, синтез, систематизации и структуризации, моделирование, анкетирование, социологический опрос.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.
1. Теоретические основы кадрового делопроизводства

1.1. Система кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещениями внутри компании, учетом рабочего времени и расчетами с сотрудниками .
Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое значение. В кадровых подразделениях кандидаты на ту или иную должность заключают трудовой договор, получают представление об условиях труда, быта, отдыха, знакомятся с правилами внутреннего распорядка работы, а также возможными перспективами профессионального роста. Именно кадровое подразделение отражает успешность работы учреждения, фирмы, потому что от того, как здесь организовано документационное обеспечение управления, формируется впечатление об этой организации и ее руководстве.
В основе управления лежит документирование информации. Информация, составляющая регламентирующую базу работы компании, закрепляется в документах, которые имеют организованную форму, и перемещают ее во времени и пространстве. Документированная информация, непосредственно документы составляют основу будущих управленческих решений и являются их сущностью за счет заключенной в них юридической силы. Это позволяет сделать вывод о том, что такие понятия как «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» являются взаимосвязанными и взаимозависимыми .
Кадровое делопроизводство, иными словами, – это такая отрасль деятельности, которая документирует трудовые отношения. Кадровые документы содержат информацию о том, какие сотрудники и на каких условиях устроены в организации, фиксируют движение персонала между подразделениями, должностями, в результате чего все кадровые процедуры становятся документально оформленными.
Одной из основополагающих категорий управления кадрами является движение персонала, которое включает в себя:
 прием на работу;
 перевод на другую должность или в другое подразделение;
 предоставление отпуска;
 увольнение .
Вне зависимости от того, какова организационно-правовая форма той или иной организации, неотделимой обязанностью каждого работодателя является документальное оформление кадровых процедур.
Этой работе, к сожалению, не все работодатели уделяют должное внимание. Бывает так, что недоработки, упущения в кадровых документах проявляются только тогда, когда наступает время плановых проверок контролирующих органов либо когда бывший сотрудник обращается с иском в суд. Урегулирование таких сложных ситуаций всегда влечет за собой существенных затрат как времени, так и финансов, причем они не являются гарантом успеха в суде и тем более не умаляют ответственности работодателя, должностного лица, организации за нарушения.
Вышеперечисленные обстоятельства подчеркивают важность правильного ведения кадровых документов, их оформления в соответствии с действующим трудовым законодательством. Ведение кадрового делопроизводства по всем правилам и нормам значительно повышает репутацию работодателя путем решения следующих принципиально значимых задач:
 формализация кадровых процедур позволяет документально оформить трудовые отношения;
 построение единой системы управления кадрами, в соответствии со стратегическими задачами управления в целом, позволяющее выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;
 регламентирование взаимоотношений работника и работодателя, т.е. разграничение круга обязанностей каждого сотрудника, оформление функций работодателя (например, закрепление прав и обязанностей сторон трудового договора в должностных инструкциях);
 создание организационно-правовых основ трудовых отношений, т.е. кадровая документация одновременно поддерживает интересы работодателя и способствует недопущению игнорирования требований трудового законодательства, а грамотно составленные документы в этой области взаимовыгодны обеим сторонам трудового договора;
 разрешение трудовых споров за счет прозрачности в оформлении кадровых документов, что особенно важно, когда такие документы выступают доказательством в ходе какого-либо разбирательства .
Прозрачность трудового процесса обеспечивает стабильность в работе сотрудников, способствует росту их уверенности в своих компетенциях, что положительно сказывается на управляемости персонала со стороны администрации. Как уже отмечалось, регламентация круга прав и обязанностей сторон трудовых отношений положительно сказывается на эффективности работы в целом .

1.2. Состав кадровых документов

Кадровой документацией называются документы, возникающие в процессе оформления трудовых отношений. Это большой массив данных, которые включают информацию о сотрудниках, деятельности отдела кадров, предприятия в целом.
Исследователи систематизируют кадровые документы по различным признакам. Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов: документы по учету личного состава работников и документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
К документам по учету личного состава работников относятся, например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Большая часть документов этой категории вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .