Особенности составления номенклатуры дел

Введение

В наше время классификация документов является одной из наиболее важной и до сих пор нерешенной проблемой. Появляются новые виды документов, увеличивается объем электронного документооборота, вопросы упорядочения работы с документами, а в основном их систематизация и классификация, выступают на первый план. Одним из эффективных способов систематизации и классификации крупных документальных фондов, образующихся в процессе деятельности организаций, является создание номенклатуры дел.
Актуальность темы обуславливается важностью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает затраты труда и времени на повторную подготовку однотипных документов.
Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.
Объектом в настоящем исследовании является номенклатура дел.
Предметом исследования являются особенности составления номенклатуры дел.
Цель исследования заключается в анализе особенностей составления номенклатуры дел.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
 охарактеризовать номенклатуру дел: определение, виды, назначение;
 обозначить порядок составления и построения номенклатуры дел;
 рассмотреть правила формирования дел и составления заголовков дел в номенклатуре дел;
 проанализировать оформление номенклатуры дел.
В процессе исследования был применен метод теоретического исследования:
 теоретический анализ литературы для обоснования теоретических и практических направлений исследования;
 систематизацию, обобщение.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.




Глава 1. Номенклатура дел как основа управления документацией в организации

1.1. Номенклатура дел: определение, виды, назначение

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия образуется большое количество различных документов. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации. Большую часть служебной информации, работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени. Поэтому систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. От того, как группируются и хранятся документы в делопроизводстве, зависит не только возможность их использования в справочно-информационном обслуживании руководства и специалистов организации, но иногда даже ее финансовое положение. Так, например, вовремя не найденные документы по осуществленной сделке (договоры, акты, гарантийные письма и др.) не позволят доказать правоту при судебных исках, и соответственно, приведут к материальным потерям. За непредставление проверяющим организациям финансовых и кадровых документов на организацию может быть наложен штраф. Таким образом, это доказывает, что документы в организации должных храниться в установленном порядке, чтобы их можно было легко найти. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии в организации номенклатуры дел, составленной с учетом всех нормативных требований.
Зачастую и руководители, и специалисты не сразу видят важность задачи правильной систематизации документов. Когда в организации накапливается большое количество документов и в них становится все труднее разобраться, когда секретарь не смог вовремя найти нужный документ, сложилась спорная ситуация, для решения которой нужны документы прошлых лет или начались проверки финансовых, кадровых документов, тогда и возникает вопрос о составлении номенклатуры дел. Кроме того, когда накапливается большое количество документов, возникает вопрос об их дальнейшем хранении. Хранить все созданные документы просто невозможно, а разобраться в том, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить, без номенклатуры дел очень сложно.
Обязательность хранения определенных документов достаточно полно определена в законодательстве, подзаконных нормативных актах, разработаны нормативно-методические документы общего действия, определяющие порядок и методику хранения.
Прежде всего, это, конечно, Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ», а также множество других законодательных актов, таких как:
 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
 ФЗ «Об акционерных обществах» и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ;
 ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и др.
Действующие нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу являются разработками органов руководства архивным делом.
Так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы, архивные органы заинтересованы в обеспечении сохранности документов еще на ранних стадиях их хранения.
Росахрив РФ разработал систему хранения документов в делопроизводстве организации и организации архива, нормативные сроки хранения документов.
«Основные правила работы архивов организаций» являются главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, в этот норматив включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.
Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения и ведомственные перечни, а также перечень решений ЭПК-ЭПМК Комитета по делам архивов при правительстве УР за 1992-2003 гг.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
Система хранения документов в каждой организации строится на основе номенклатуры дел, которая, предназначена для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел – это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:
 классификация и учет;
 облегчение поиска;
 помощь при передаче дел и составлении описей;
 системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.
Проще говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного поиска их в случае необходимости.
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения:
1) ее главным назначением является систематизация документов; т.е. определяет систему хранения документов в учреждении;
2) определяет сроки хранения – каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет срок хранения документов, помещенных в него; распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, мы проводим 1 этап экспертизы ценности документов;
3) индексация в номенклатуре дел используется при регистрации документов;
4) служит основой для составления описей на дела постоянного и долговременного сроков хранения, для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение;