Информация в документе

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования заключается в том, что организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Система контроля нужна для обеспечения качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, в установленные сроки, а также для получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функцию контроля, что способствует укреплению исполнительской дисциплины и повышению ответственности за выполнение документов.
Надлежащая регистрация, надлежащая организация документооборота учреждений, организаций и предприятий, а также обеспечение архивного хранения документов являются необходимыми условиями для обеспечения социальной законности и правопорядка, стабилизации и защиты общественных интересов, гражданских прав и свобод и, наконец, нормальной деятельности страны. Эффективность, надежность, рентабельность, трудовая культура управленческой работы и возможность будущего использования информации, записанной в документе, зависят от организации делопроизводства.
Для эффективности управленческих решений регистрация документов, учет и контроль за их исполнением имеют огромное значение, и сейчас это вновь приобрело одну из главных ценностей. Многие менеджеры сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, надзор за деятельностью сотрудников и автоматизация управленческой работы не дадут ожидаемых результатов, если процесс управления не будет строго контролироваться.
Автоматизированный контроль исполнения заказов не только приводит к повышению исполнительской дисциплины, но и предоставляет менеджерам возможность анализировать причины невыполнения управленческих решений или запросов клиентов.
Вышеуказанная ситуация требует дальнейшего углубленного и всестороннего рассмотрения, исследования и анализа. Проблемы контроля исполнения корпоративных документов в современных организациях нуждаются в тщательном изучении.
Объектом исследования данной работы исполнения документов.
Предметом исследования – продления сроков исполнения документов.
Цель работы – рассмотреть порядок продления сроков исполнения документов.
Задачи исследования:
 рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнения документов;
 выявить виды контроля исполнения документов;
 изучить этапы контроля исполнения документов;
 рассмотреть постановку и организацию контроля исполнения;
 охарактеризовать систему мер, направленных на повышение контроля исполнения документов;
 представить предложения по совершенствованию организации контроля исполнения документов на предприятии.
Методы исследования: анализ, обобщение и синтез научной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.




1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов является неотъемлемой частью документооборота в любой организации. Это можно отнести к административным процедурам и канцелярским процедурам. Процесс контроля очень важен для эффективного управления. Этот термин обычно означает комплекс организационных, технических и информационных мер, направленных на обеспечение выполнения документов. В то же время выполнение должно быть своевременным, максимально точным и полным. Кроме того, эти мероприятия позволяют получить доступ к аналитической информации, необходимой для оценки деятельности организационных подразделений и персонала [1, с.36].
Различные документы, участвующие в управлении документооборотом, ставят перед руководством организации вопрос: когда регистрация и контроль за выполнением документов станут обязательными. Действующие правила управления офисом обязывают контролировать все заказы и выполнение распоряжений руководством. Кроме того, в компании может быть издана отдельная инструкция, в соответствии с которой можно контролировать любой тип документа и его отдельные положения и даже устный приказ ответственного лица.
В целях повышения эффективности управления организацией может быть подготовлен и утвержден перечень официальных документов, в которых меры контроля будут обязательными. При составлении такого списка учитывается структура организации и конкретные обстоятельства ее деятельности. Крайний срок оформления документов в офисе.
Под сроком исполнения понимается срок, установленный нормативными или организационно-распорядительными актами и постановлениями уполномоченных лиц. Сроки делятся на: стандарты - на законодательном уровне они определены для дублирующих видов документов (в действиях высших органов власти и руководства) или зафиксированы в инструкциях по работе в офисе компании; физические лица - в основном тексте или руководстве они могут быть определены по-разному для отдельных нормативных актов. Установленный срок исчисляется с даты подписания или утверждения. Для полученных писем - с даты получения. Если крайний срок не указан, распределение не превысит 30 календарных дней для исполнения.
На законодательном уровне характер процесса, контролирующего оформление документов, определен ГОСТ Р7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело". Термины и определения" как "комплекс действий по обеспечению своевременного выполнения официальных документов". В настоящее время существует другой термин, который более полно отражает характер мер контроля: "контроль за исполнением приказов". С 2005 года он используется в стандартных нормативных актах федеральных органов власти, что отражает его организационную основу. Это лучше соответствует реалиям современной офисной работы [9, с. 11].
Распоряжения и инструкции руководства часто содержатся не в тексте отдельного официального документа, а в резолюции или внутреннем документе о входящих или исходящих письмах. Что касается технологии процесса, то в настоящее время не существует нормативных документов, регулирующих этот вопрос.
Поэтому основным нормативным актом, регулирующим контроль сроков исполнения документов в организации, является инструкция, подкрепленная документационному обеспечению управления (ДОУ).




1.2 Виды контроля исполнения документов

Организация контроля исполнения документов наиболее эффективна, если контролирующие мероприятия проводятся на разных уровнях. Они могут быть направлены на оценку следующих факторов (Таблица 1) [15].
Таблица 1 – Виды контроля исполнения документов
Документальные процессы Используется для операций, ограниченных по времени на законодательном или локальном нормативном уровне. Эффективен в случае заблаговременной регистрации поручения в системе управления документацией (до отправки исполнителю).
Местонахождение документа Необходим в случае выдачи письменного распоряжения для использования сотрудником в работе, передачи в архив или на уничтожение. Отслеживают все перемещения официальных бумаг и их возврат на место хранения.
Качество выполнения Оценка правильности и полноты выполнения распоряжения. Производится руководителем компании или организационного подразделения.
Сроки Отслеживается ход фактического выполнения, поручений. Обобщенную информацию доводят до руководства с предложением способов ускорения документопотоков.

Выберите оптимальную форму регистрации и контроля исполнения документов в соответствии с возможностями компании. Автоматизированная система управления - реализована в автоматизированной системе поддержки документов, позволяющей отправлять напоминания исполнителям, отслеживать ход работ и генерировать сводки выполнения заказов в автоматическом режиме. Система автоматизации, используемая для контроля документов и выполнения заказов, может существовать как отдельное программное обеспечение или как модуль для управления системой поддержки документов. Она охватывает весь жизненный цикл задачи и предоставляет пользователям множество уникальных возможностей [14].
Первый этап контрольной операции заканчивается помещением карточки в картотеку. На втором этапе, в соответствии с содержанием выполненной работы в документе, внесите запись в регистрационную карточку. Результаты проверки заносятся на карту. Необходимо обратить внимание на все основные моменты в процессе исполнения, а также на предложения, высказанные исполнителям. Информация об исполнении также вводится в форму регистрации и контроля, и ставятся подпись и дата лица, подтверждающего исполнение (ответственного исполнителя). Копия выполненного документа помещается в файл в соответствии с отметкой "Выполнено".
Для обобщения данных по контролю за выполнением файлов используются различные формы сводок (сертификатов, отчетов), в которых указывается общее количество выполняемых файлов, количество файлов, выполненных вовремя, и те, которые не были выполнены или выполнены сверх установленного срока. После того, как лицо, ответственное за Служба DOE подписывает, данные о контроле выполнения файла передаются руководству организации [20].
Поэтому документы, необходимые для исполнения, являются контролируемыми, то есть содержат запросы, поручения, инструкции от вышестоящих органов и руководства организации. Обычно это документы, поступающие в организацию (входящие) и внутренние документы (приказы, распоряжения, соглашения и т.д.). Контрольная инструкция совпадает со временем регистрации файла, полученного или созданного в организации.

1.3 Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
 постановка документов на контроль;
 проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
 предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
 снятие документа с контроля;
 направление исполненного документа в дело;
 учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;