История и эволюция электронных документов

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что основа любой современной организации – это документы, которые созданы машинописным, наборным или рукописным способом, а также, которые полученные при помощи компьютерных технологий, то есть электронные документы. Информация, которую они содержат, является юридически обязательной и может быть использована только в ходе ряда учетных операций. Основой для сохранения и эффективного использования документальной информации в будущем является правильная организация делопроизводства.
В современных условиях управление документами в организации невозможно представить без внедрения системы электронного документооборота. В общем случае электронный документ – это набор информации (текст, изображения, звуки), хранящийся на компьютере. Эта коллекция информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как библиотечные книги имеют картотеки. Атрибуты (например, название, автор, дата создания) позволяют быстро находить документы.
Это не только инновация, но и радикальное управленческое решение, не имеющее прецедентов в управлении информационными потоками в традиционных организациях.
Однако Россия значительно отстает от других стран в области электронного документооборота. Фактически, только в последние три-четыре года власти страны стали более активно работать в этой области.
История электронного документооборота в России берет свое начало в 1980-х годах, но в силу различных факторов, тормозящих процесс внедрения системы электронного документооборота (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и т.д.), автоматизация документооборота была внедрена только в государственных учреждениях и крупных компаниях и еще не охватила большинство коммерческих и финансовых организаций.
Вопрос управления документами широко обсуждаются в учебной литературе, а также журналах в области научной и технической информации, управления документами и делопроизводства.
М.П. Бобылева, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, Н.В. Макарова, И.В. Тихонов и многие другие авторы исследовали эту тему и рассмотрели ключевые аспекты электронного документооборота в монографиях и статьях.
Существует также ряд публикаций, посвященных вопросу развития электронного документооборота, в том числе и Интернет-издания. Здесь уместно упомянуть таких авторов, как Е. Бушуева, Т.В. Кузнецова и другие.
Объектом курсовой работы является развитие электронных документов в России.
Предмет работы – структура, виды и признаки современного электронного документа, преимущества его использования.
Цель работы – изучение историю и эволюцию электронных документов.
Для достижения поставленной цели необходимо раскрыть ряд задач:
– изучить зарождение понятия «электронный документ» в России;
– охарактеризовать понятие «электронного документа» в современном законодательстве России;
– рассмотреть структуру и определить признаки современного электронного документа;
– определить преимущества использования современного электронного документа;
– изучить эволюционные изменения и виды электронных документов.
Методы исследования. В процессе достижения цели и решения поставленных задач использовались как общенаучные методы – аналитический и диалектический, так и специальные – логический, информационный.
Теоретической основой исследования стали работы таких учёных, как А. Н. Артизов, М. П. Бобылева, Д. А. Болушевская, Т.А. Быкова, М. В. Ларин, А. С. Ленев, А. В. Нестеров, С. С. Новиков, В. Э. Отинова, О. Ф. Павлова, Н. Г. Суровцева, В. Ф. Янковая и др. Также в работе были использованы действующие и утратившие силу нормативные правовые акты, относящиеся к теме курсовой работы.
Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Во введении объясняется актуальность темы, объект, предмет, цели и задачи исследования, структура работы.
В главе 1 изучается история появления и эволюция понятия «электронный документ» в России.
В главе 2 проводится анализ особенностей современных электронных документов.
Заключение содержит основные выводы по теме исследования.
Список использованной литературы содержит 32 библиографические записи, относящиеся к теме исследования.

1. История появления и эволюция понятия «электронный документ» в России

1.1. Зарождение понятия «электронный документ» в России

В настоящее время большую популярность в области документационного обеспечения управления набирает электронный документооборот. Для понимания специфики и современного состояния электронного документооборота необходимо проследить историю становления и развития понятия «электронный документ».
Степень автоматизации процессов управления документами и использование компонентов электронного документооборота оказали значительное влияние на организацию административных задач и появление новых функций в работе руководителей и специалистов. Новые элементы появляются практически во всех основных функциях работы с документами.
Сегодня в сфере информации происходят стремительные изменения, которые, как ожидается, затронут многие аспекты административной деятельности. Эти изменения носят глобальный характер и могут рассматриваться как проявление информационной революции .
Прежде всего, в качестве первого предвестника информационной революции и появления электронного документа можно назвать изобретение письменности (создание возможности документирования).
Во-вторых, изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информаци. Эта революция, начавшаяся в эпоху Возрождения, достигла кульминации с появлением печатных изданий.
В-третьих, в конце XIX и XX веков были изобретены и получили распространение новые средства коммуникации, такие как телефон, радио, телеграф, пишущие машинки и копирование документов.
В-четвертых, начиная с изобретения и применения компьютерной технологии в середине XX века, эта технология быстро развивалась, особенно после массового производства персональных компьютеров, и сфера ее применения сейчас практически универсальна.
Развитие Интернета, создание глобальных коммуникационных сетей, развитие новых технологий получения, обработки, хранения и передачи информации и развитие рынков услуг в области информационно-коммуникационных технологий являются характерными чертами современной пятой информационной революции .
Рассмотрим историю развития электронных документов в нашей стране.
Впервые вопрос о полной автоматизации делопроизводства был поднят в государственном секторе в 1980-х годах в Центральном Комитете Коммунистической партии Советского Союза, самой серьезной организации в СССР. Первоначально была автоматизирована деятельность Главного управления и некоторых секретариатов. В то время Генеральный секретариат ЦК был самым большим отделом ЦК КПСС, через который проходили все документы, поступавшие в ЦК, и все передаваемые инструкции. В последующие годы вся система административной обработки документов ЦК и Политбюро была автоматизирована. Система электронного документооборота, разработанная для Секретариата и Политбюро, впоследствии была использована в Президиуме СССР и Президиуме России.
Первой системой делопроизводства была секретарская рабочая станция. Функциональность системы первого поколения была очень ограниченной: импорт регистрационных контрольных карточек (далее – РКК) в систему, регистрация ввода и вывода внутренних документов и запросов граждан, поиск РКК по атрибутам, создание и ведение оперативных отчетов по делопроизводству. В то время автоматизация документооборота часто ассоциировалась с текстовыми процессорами, программами распознавания символов, системами электронной почты и другими программами, которые не имели прямого отношения к проблеме, которую пытались решить.
Первая система электронного документооборота (далее – СЭД) была полностью настроенной и самостоятельно разработанной системой. Системы внутренней разработки обычно не масштабируются, и поэтому практически невозможно изменить структуру автоматизируемых процессов.
Стоимость систем производственного документооборота (тогда они назывались системами управления документами) была очень высокой, поэтому производственный документооборот использовался только в тех организациях, где можно было добиться значительной экономии за счет отказа от бумажных процессов.
Российский рынок систем электронного документооборота возник в 1990-х гг., когда начали создаваться универсальные СЭД. Была большая активность в разработке программного обеспечения для автоматизации документооборота, и на российском рынке продавалось более двух десятков таких программ. Это объясняется отсутствием конкуренции в данной области, хотя предложений от западных компаний очень много. На самом деле в России сложилась особая методология работы с документами, которая отличается от западной. В России документооборот строго вертикальный. На Западе, напротив, документооборот, как правило, горизонтальный, проходит через руководителей и должен попасть непосредственно к исполнителю. Кроме того, западные системы не выполняют некоторые функции управления документами, которые необходимы для традиционной российской административной работы (например, регистрационные системы, управление исполнением, составление отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов) .
Если бумажные документы занимали относительно стабильное положение на протяжении сотен лет истории, то электронные документы как явление и объект административной работы все еще находятся в стадии становления, и их характеристики будут продолжать развиваться.
И, как можно было наблюдать в течение последних двух десятилетий, эта эволюция ускоряется. Однако принцип сходства между электронными и традиционными документами, как правило, преобладает при разработке практических потоков документов и составлении правил и других законов, регулирующих эту сферу. Подразумевается, что электронные документы отличаются от бумажных только тем, что «информация в них записана в цифровом виде». По этой причине принято делать вывод, что электронные документопотоки должны регулироваться одинаково, принимая во внимание тот факт, что бумажные и электронные документы могут сосуществовать в одних и тех же административных задачах и процедурах.
Конечно, такой подход играет положительную роль, облегчая в определенной степени использование электронных документов, поскольку при решении вопросов регулирования не существует жестких границ между традиционными и электронными документооборотами. Однако такой подход был оправдан на том этапе, когда использование электронных документов было еще локализовано и немногочисленно. Сегодня такой подход уже неактуален.
Однако важно отметить, что в последние годы произошли качественные изменения в двух аспектах:
1) От использования компьютеров только для изготовления административных документов (в качестве замены печатных машинок) к возможности построения интегрированной технологии, основанной на использовании электронных документов и электронном обмене информацией.
2) На этой основе произошел переход от использования отдельных документов, считываемых компьютером, к массовому использованию электронных документов .
Задача расширения использования электронного документооборота не может быть решена только за счет использования программного или аппаратного обеспечения или юридических аспектов и аспектов управления документами. Требуется синхронизация и сочетание этих различных дисциплин.
В то же время, важные изменения в этой области также связаны с координацией этих направлений, разработкой и внедрением новых организационных и административных подходов, учитывающих взаимное влияние между ключевыми элементами систем электронного документооборота и техническими и управленческими системами. Кроме того, для повышения согласованности необходимо решить вопрос защиты информации в электронных документах (по сравнению с бумажными документами). Необходимо учитывать динамическую природу электронных документов, их нахождение в электронной среде и защищать весь комплекс соответствующих аппаратных и программных средств, включая каналы связи .
Исходя из вышесказанного, можно сделать некоторые выводы о характеристиках бумажных и электронных документов:
1. Различия между электронными и бумажными документами носят многомерный и системный характер и обусловлены не только спецификой носителя информации, но и различиями в форме представления информации, метаданных документа и среды, в которой существуют бумажные и электронные документы.
2. Хотя основные этапы жизненного цикла бумажных и электронных документов являются общими, особенности электронной среды создают новые возможности для их реализации и требуют концептуальной проработки.
3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, в которой хранится набор метаданных, отражающих жизненный цикл документов.
Поэтому начало развития электронных документов в нашей стране относится к 70-80-м гг. прошлого века.
В СССР история электронных документов начинается с 70-х гг. ХХ в. Именно в это время стал использоваться термин «машиночитаемый документ». Появление машиночитаемых документов и термина для их обозначения было связано с развертыванием работы по внедрению автоматизированных систем управления в народное хозяйство .
Возникновение новых видов документов и методов документирования требовало их закрепления в официальных актах. Документы, созданные средствами вычислительной техники, как особая самостоятельная категория появились в Положении о Государственном архивном фонде СССР 1980 г. В Положении подчеркивалось, что «машинно-ориентированные», или, как их еще называли, «механографические документы», входят в состав Государственного архивного фонда СССР. Это означало, что они подлежали передаче на государственное хранение в обязательном порядке.
В 1984 году ГОСТ 6.10.4-84 установил тот факт, что документы на новых носителях доступны в качестве документной среды. Машиночитаемый документ определяется как «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации».
ГОСТ 6.10.1-88 содержал уже несколько терминов, относящихся к машиночитаемым документам: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе, документ на магнитной ленте и машинограмма . Их отличие заключалось в виде материального носителя. Такие документы должны были быть пригодны для обработки на ЭВМ или созданы с их помощью, но при этом реквизиты машиночитаемых документов оформлялись в общем для всех документов порядке. В Государственной системе документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) 1988 г. закреплялись аналогичные требования к машиночитаемым документам.
В новой ГСДОУ 1991 г. было дано следующее определение машиночитаемого документа: «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». Однако М. В. Ларин считает, что данное определение ошибочно. Он утверждает, что в соответствии с определением преувеличивались возможности техники по считыванию информации в автоматическом режиме .
В 90-е гг. ХХ в. происходит резкий скачок в развитии ЭВМ. Радикально изменяются возможности компьютеров, появляются более совершенные технологии и новые программы. Именно в это время возникает реальная возможность перехода на «безбумажное» делопроизводство. Используемый ранее термин «машиночитаемый документ» стал непригоден. Это обуславливается тем, что происходили кардинальные изменения в технологии работы с документами, обеспеченной использованием персонального компьютера. Так, ГОСТ Р 51141-98 закрепил определение, из которого следует, что документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной . Однако вскоре понятие «документ на машинном носителе» был заменен более емким – «электронный документ».
Преобразования, происходившие в области документационного обеспечения управления, требовали соответствующего закрепления в законотворчестве. Здесь возникла серьезная проблема – никак не получалось сформулировать всеобъемлющее точное определение понятия «электронный документ», которое раскрывало бы его сущность и специфику. Поэтому долгое время существовало несколько официальных определений данного термина.
В 2001 г. начал действовать межгосударственный стандарт ГОСТ 7.83-2001 (утратил силу), где было определено, что электронный документ – это документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники .
В последние два десятилетия развитие электронных документов ускорилось в связи с развитием компьютеров и информационных технологий. Что касается характеристик электронных документов, то они также находятся в процессе развития. В России сегодня официально признано, что электронный документооборот является одной из основных частей информационной системы любого предприятия. Сегодня руководители компаний отчетливо понимают, что внедрение системы документооборота означает не только организацию документооборота, но и мощный экономический фактор, по данным CNews Analytics, рынок СЭД за последние годы стал одним из самых быстрорастущих сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно заинтересованность государства поддерживает жизнеспособность рынка СЭД.

1.2. Понятие «электронного документа» в современном законодательстве России

Развитие информационно-коммуникационных технологий привело к появлению электронного документа (ЭД) и электронного документооборота, однако наполнение этих понятий, осознание их сущности всё еще далеки от завершения. Сегодня мы можем уже обозначить основные характеристики, свойственные электронному документу и в достаточной мере изученные учеными и специалистами.
В российской практике нормативное определение электронного документа впервые появилось в 2002 г. в законе «Об электронной цифровой подписи» : электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме. В данном определении основной акцент был сделан на способе фиксации информации на материальном носителе со специальными свойствами, которые давали возможность хранить, передавать и идентифицировать кодированную информацию. Важно заметить, что человек не может воспринимать эту информацию непосредственно, без помощи компьютеров и соответствующих программных средств.
В дальнейшем появился целый ряд дефиниций в нормативных правовых документах и государственных стандартах, отличающихся друг от друга.
Так, легальное определение термина «электронный документ» содержится в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В соответствии с ним, «электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» . Если внимательно проанализировать это определение, то становится очевидным, что оно подчеркивает аспекты электронного документа как средства коммуникации, как объекта передачи документированной информации по разным видам информационных телекоммуникационных сетей или систем, но не регулирует его применение в делопроизводстве. Однако такое определение не отражает всю сущность электронного документа.
Согласно определению в разделе 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ – это документ, в котором электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронной форме.
В дальнейшем определение этого понятия было развито в Правилах обмена документированной информацией, разработанных Министерством связи и утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации в 2014 г. В этих правилах документом в электронном виде названа структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись.
Пленум Верховного суда Российской Федерации (далее – Пленум ВС РФ) в постановлении от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» указывает на обязательный, по его мнению, признак электронного документа – наличие электронной-цифровой подписи. Пленум ВС РФ понимает электронный документ, как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ .
В проекте Федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе», электронный документ определяется как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе . В данном законопроекте законодатель больше внимания уделяет именно материальному носителю, на котором зафиксирован электронный документ. Поэтому, если исходить из предложенного определения, то «каждый раз, меняя материальный носитель, мы будем получать новый документ» .
Позиция законодателя состоит в том, что электронный документ должен находиться именно на материальном ноcителе. Однако, электронный документ не представляет собой некое материальное явление, так как он состоит из набора определенных информационных сигналов. Стоит отметить, что электронный документ можно использовать и в отрыве от материального носителя. Например, в настоящее время, между Федеральной службой судебных приставов и Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии существует система обмена электронными документами по электронным каналам связи.
Целесообразно выделение электронного документа как одного из видов электронных источников информации наряду с электронными сообщениями, перепиской в мессенджерах, СМС, информацией с Интернет-сайтов.
В настоящее время утверждены новые Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия , которые начали действовать с 1 января 2022 г. Правила устанавливают порядок информационного взаимодействия посредством обмена документами в электронном виде федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, иных государственных органов, а также организаций, осуществляющих публично значимые функции, в случае, если указанные участники осуществили присоединение к системе межведомственного электронного документооборота.
В новых правилах под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, установленными Федеральным архивным агентством . Как видим, данное определение в большей степени приближает понятие электронного документа к его документоведческому значению. Вместе с тем понимание документа только лишь как структурированной совокупности данных не вполне соответствует основам документоведения. С позиций документоведения самым важным в документе является содержание и, естественно, подтверждение его подлинности и юридической силы через определенные реквизиты, в том числе и подпись, а также возможность идентификации информации документа и самого документа среди других аналогичных информационных объектов.
Исследование вопроса показало, что в различных нормативных актах насчитывается более двух десятков определений электронного документа. Из этого можно сделать вывод, что в законодательстве и подзаконных актах пока нет однозначного определения электронного документа. При этом большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивает родственность понятий «документ» и «электронный документ», и упор делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется прежде всего как информация .
Электронный документ широко используется в самых разных сферах профессиональной деятельности, для каждой из которых первенствующее значение имеют свои, особенные характеристики, которые авторы и пытаются включить в определяемое понятие. Так, для делопроизводства – это обеспечение юридически значимого электронного документооборота, для архивного дела – долговременное хранение, для информационных технологий – структурирование данных, для юриспруденции – возможность использования в качестве доказательства и др. Поэтому следует сделать вывод о том, что установление единого понятия документа (электронного документа) в законах, регулирующих разные сферы социально-экономической жизни, в международных и национальных стандартах из различных профессиональных областей практически невозможно. Да и думается, что, скорее всего, такие попытки не приведут к нужному и устраивающему все заинтересованные стороны результату. И надо понимать объективные причины этого, связанные прежде всего с тем обстоятельством, что каждая предметная область отраслей научного знания формирует свою специальную терминосистему для практической деятельности конкретных специалистов (делопроизводителей, архивистов, библиотекарей, IT-специалистов, юристов, менеджеров и пр.). При таком разнообразии подходов к определению термина «документ» дать непротиворечивое и научно обоснованное определение электронного документа представляется непростой задачей. В данном случае принципиально важно, чтобы понятие «электронный документ» одинаково воспринимали специалисты по управлению документами и архивисты. На наш взгляд, наиболее адекватным представляется понимание электронного документа как документа, информация которого представлена в цифровой форме.
Отталкиваясь от данного определения, можно заключить, что к категории «электронные документы» можно отнести четыре группы документов:
– электронные документы, весь жизненный цикл которых протекает в электронном (цифровом) виде;
– оцифрованные копии документов;
– базы данных, включенные в номенклатуры дел;
– интернет(web)-документы .
Первую и основную группу составляют электронные документы, по образному выражению, «рожденные цифровыми».
Вторую – цифровые копии бумажных и других аналоговых документов.
К третьей группе целесообразно отнести базы данных, которые могут быть включены в систему делопроизводства и стать объектами архивного хранения (реестры, списки, кадастры). В цифровой экономике, основанной на использовании данных и использующей технологии блокчейна, они привлекают особое внимание как группа документов, выходящих за пределы регулирования с помощью действующих делопроизводственных и архивных правил.
Четвертая группа – это сообщения электронной почты, мобильной связи, веб-документы Интернета, социальных сетей, сайтов, контент которых также можно расценивать как своеобразные электронные документы.
Безусловно, необходимо более глубоко исследовать с позиций классического архивоведения вопросы архивного хранения современных информационных ресурсов. Только после всестороннего научного анализа и теоретического обоснования можно будет сделать выводы о целесообразности и методах хранения в архивах не только традиционных архивных документов, включая электронные документы, но и документированной информации в виде данных, записей, баз данных, сжатого контента из документов. Такого рода нововведения должны быть закреплены в законодательстве и соответствующих правилах работы .