Курсовая работа по делопроизводству и документообороту на тему Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

В начале параграфа дадим дефиницию «документооборот»
Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [8].
Следует сразу же отметить, что оборот документов занимает важное место работе любой сфере деятельности человека. Вся система документооборота должна строиться на инновационном ведение документов, а также на квалификационных действиях сотрудников отдела делопроизводства [5].
В соответствие с ГОСТ Р 7.0.8–2013 «документооборот делится на составляющие - потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении». Работа с документами является сложным процессом, который требует значительных затрат времени [3].
Также следует сказать, что современное предприятие каждый день получает много входящей корреспонденции. Эта корреспонденция должна дойти до исполнителя во время.
По отношению к системе управления выделяют несколько документопотоков [4]. Для каждой конкретной организации или учреждения разрабатывается множество различных видов документов
Под документопотоком подразумевается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Следует отметить, что в научной литературе журнальную форму уже давно считается устаревшей системой, и к тому же в себе может иметь неполную информацию о документе [11].
К том же, если необходимо специалисту найте како-то документ, который был зарегистрирован намного раньше, то приходится тратить значительное время на поиски этого документа.
В настоящее время активно в организациях используется СЭД, электронная почта, факс, телефонная связь, курьерская служба, а также личные посещения.
Стоит отметить, что некоторые из перечисленных каналов связи в учреждении используются для конкретных документопотоков.
Так, для передачи входящих и исходящих документов характерно применение большинства из них, кроме системы электронного документооборота.
Таким образом, анализ научной литературы, позволяет сказать, что система документооборота имеет ряд недостатков, а именно:
– журнальные формы регистрации в настоящее время являются не совсем рациональны и негативно влияет на скорость работы с документами;
– в настоящее время еще не все организации имеют системы электронного документооборота на локальном уровне, которая позволила бы автоматизировать большинство процессов работы с документами.
В современном обществе актуализируется проблема цифровизации. Стремительные темпы развития компьютерных технологий, широкое внедрение объектов интеллектуальной собственности в сферу гражданского использования, вызывают целый спектр вопросов права.
На данный момент существует множество российских и зарубежных систем ЭД, но из-за того, что большая часть пользователей таких систем государственные структуры, в них очень важна конфиденциальность и безопасность, чего нет во многих системах. Компания «Digital Design» одна из первых, кто начал внедрять российские технологии в СДУ «Приоритет» и его мобильный клиент.
Применение ЭД с января 2023 года стало обязанность для всех форм собственности. Но следует отметить, что в настоящее время нормативно не закреплена дефиниция «электронный документооборот».
Так, В.Л. Носевич [19] дает следующую дефиницию ЭД: «электронный документооборот - способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно».
Из выше указанной схемы следует отметить, что ЭД содержит в себе три составляющие:
- основная;
- вспомогательная:
- обеспечивающая.
К основной составляющей относятся электронные документы и документы в электронном виде как основные объекты электронного документооборота.
Так, для передачи входящих и исходящих документов характерно применение большинства из них, кроме системы электронного документооборота [9].
Рациональное управление документами позволяет оптимизировать работу сотрудников и повысить управленческую дисциплину.