Ситема управления проектами на предприятия. Базы информационных систем и персонала

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Человечество имеет дело с проектами с давних времен. Строительство египетских пирамид, возведение Великой китайской стены – это те проекты, в свое время были не менее значительными, чем проект «Mанхеттен» по созданию атомной бомбы или проект «Аполлон» для доставки астронавтов на Луну.
Проектная деятельность пронизывает сегодня все сферы функционирования традиционного предприятия: в маркетинге – это проекты маркетинговых исследований, рекламных акций, вывод на рынок новых продуктов, завоевание новых рынков сбыта; в опытно-конструкторских подразделениях – это проекты разработки новых продуктов, технологий; в производстве-проекты освоения выпуска новой продукции, технического перевооружения, внедрения новых технологий; в сбыте – проекты построения торгово-сбытовых сетей. С вхождением предприятий на рынок актуальными становятся комплексные проекты их реструктуризации с рядом субпроектов по изменению продуктового портфеля, организационной и производственной перестройки, внедрения финансового менеджмента, контроллинга и т.п.
Вместе с тем все мы постоянно осуществляем проекты в повседневной жизни: подготовка к пикнику, ремонт неисправного крана, уборка дома до прихода гостей или курсовая работа в университете. Проекты окружают нас, мы работаем с ними почти каждый день, но редко пытаемся сознательно над ними, то есть, управлять ими.
Оценка и контроль - часть работы каждого управляющего проектом. В крупных проектах неформальный контроль трудноосуществим, и формальный официальный контроль становится настоятельной необходимостью. Оценка проекта и контроль делают необходимой единую систему измерения хода работы над проектом по сравнению с планом проекта, предусматривающим разработку продукта или услуги вовремя, в соответствии со сметой и в виде, нужном для заказчика.
В управлении проектом контролем пренебрегают больше всего.
В слове "контроль" для многих заложен отрицательный смысл, и поэтому ему часто сопротивляются.
Измерение и оценка хода выполнения проекта делают необходимым процесс контроля, состоящий из четырех этапов:
- Разработка основного плана.
- Измерение хода работы.
- Сравнение плана и фактических результатов.
- Принятие мер.
Цель данной работы – рассмотреть ситему управления проектами на предприятия, базы информационных систем и персонала.
Задачи:
1. рассмотреть особенности выполнения проекта;
2. ознакомиться с общим управлением изменениями;
3. изучить процессы управления проектами в части выполнения работ;
4. рассмотреть мониторинг и управление работами проекта.
5. изучить информационные системы и инструменты управления проектам;
6. рассмотреть обзор информационных систем управления персоналом.




ГЛАВА 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1. Понятие и цели управления проектами

Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии Управления Проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10-15% сокращает затраты на его реализацию.
В мире накоплен огромный опыт применения Управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах - только пакет Microsoft Project установлен более, чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает.
Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.
"Временное" означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты.
"Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. Примеры проектов: строительство дома, разработка нового оборудования, бизнес реинжиниринг, разработка или внедрение программных средств, проведение рекламной компании, проведение выборов и т.д.
Проект обладает следующими характерными признаками:
 направленность на достижение конкретной цели;
 базирование на координированном выполнении связанных между собой действий;
 ограниченность во времени выполнения, определенность определенной даты начала и окончания;
 наличие определенного бюджета (финансового, материального и т.п.);
 в определенной степени неповторимость, уникальность.
Направленность на достижение цели. Проекты направлены на достижение определенных результатов, то есть, на достижение цели. Именно эта цель является движущей силой проекта, и все усилия, предпринимаемые в его планирования и реализации, направленные на ее достижение.
Проекты имеют многочисленные иерархические цели. Основной целью, например, проекта, связанного с программным обеспечением для компьютера, может быть разработка сложной системы управления базами данных. Промежуточной целью может быть тестирование системы в процессе разработки для настройки программ, а целью низшего уровня – определение дат, когда работники, разрабатывают проект, отчитываться о своих результатах на оперативном совещании.
Координированное выполнение связанных между собой действий. Сама сущность проектов определяет сложность их воплощения в жизнь. Проекты требуют выполнения многочисленных задач, жестко или гибко взаимосвязанных: некоторые промежуточные задачи не могут реализовываться, пока не завершены другие задания; другие задачи должны выполняться параллельно и т.д.. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может оказаться под угрозой невыполнения.
Временные рамки проекта. Проекты выполняются в течение определенного промежутка времени (хотя иногда руководителям проектов, отстаивающих выполнения начальных графиков, кажется, что проект не будет завершен никогда) и имеют более или менее четко очерченные начало и окончание. Проект считается завершенным, когда достигнуты его основные цели. В ходе проекта значительные усилия направлены именно на то, чтобы он был завершен в намеченные сроки. В этом помогают графики, где указывается время начала и окончания работ, которые предусматриваются проектом.
Наличие бюджета. Проектная деятельность, направленная на получение определенного результата в заданный промежуток времени, не может обойтись без использования определенных ресурсов (материальных, человеческих, финансовых). Поэтому неотъемлемой чертой проекта является наличие бюджета, выделяемого на обеспечение ресурсных потребностей финансирования проекта, соответствующие его масштабам, содержанию и срокам выполнения.
Уникальность. Проекты – это в определенной степени неповторимы и одноразовые мероприятия. Вместе с тем уровень уникальности может значительно колебаться в зависимости от особенностей проекта. Скажем, если речь идет о возведении пятидесятого дома в стиле «стандарт» по программе жилой застройки, то уровень уникальности этого проекта достаточно скромный. Базовые элементы такого дома идентичны элементам тех сорока девяти домов, которые были возведены раньше. Однако основные элементы уникальности могут заключаться в специфике земельного участка, где располагается в решении наладить новую систему отопления и вентиляции или в необходимости работать с новой бригадой специалистов.
С другой стороны, если специалисты разрабатывают операционную систему компьютера нового поколения, они, конечно, имеют дело с довольно уникальной задачей, потому что работают над тем, что никогда раньше не делалось. Поскольку опыт прошлых разработок может лишь в общих чертах подсказать им, чего следует ожидать от этого проекта, то в этом случае речь идет о риске и неопределенность.
Обобщая, можно сделать вывод, что проект - это деятельность, при которой материальные, финансовые и человеческие ресурсы организовано новаторским путем для выполнения индивидуальной работы при ограничении во времени и затратах, чтобы досяг¬ты положительных изменений, определенных количественными и качественными параметрами.
Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.
Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.
Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).
Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценки различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений – в частности, ресурсных.
Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.
Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.
Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в именуются процессами управления проектами.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
1. Процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
2. Процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
3. Процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
4. Процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
5. Процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
6. Процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Практически методология управления проектами помогает:
 обосновать целесообразность инвестиций,
 разработать оптимальную схему финансирования работ,
 составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты,
 оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие участников проекта,
 осуществлять планирование и управление качеством,
 осуществлять анализ и управление проектными рисками,
 оптимально планировать и управлять контрактами,
 анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений,
 моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения,
 вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и т.д.