Служебное письмо как вид документа

Введение

Актуальность исследования заключается в том, что анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем, неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Нельзя не учитывать и то обстоятельство, что деловые документы являются не материалом для «чтения», а информацией, которая должна побуждать к определенным поступкам. В условиях научно-технического прогресса произошло резкое увеличение объема информации. В связи с этим возникает необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, обеспечивающих функции управления.
Целью работы является разработка рекомендаций по совершенствованию процесса ведения служебной переписки в ООО «СпецРемКомплект».
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
 рассмотреть теоретические основы организации служебной переписки;
 провести анализ организации служебной переписки ООО «СпецРемКомплект»;
 разработать рекомендации по совершенствованию организации служебной переписки.
Объектом работы выступает документационное обеспечение ООО «СпецРемКомплект».
Предметом работы выступает организация служебной переписки.
В работе были использованы следующие группы источников:
1. Законодательные акты Российской Федерации (Федеральные законы, постановления правительства, указы Президента и др.).
2. Нормативно - методические документы (типовые инструкции, положения, ГОСТ и другие).
3. Внутренние локальные акты ООО «СпецРемКомплект».
4. Материалы текущего делопроизводства: постановления, распоряжения, приказы, методические рекомендации, протоколы, журналы.
В исследовании использовали следующие методы: аналитический, сравнительный, метод систематизации информации, метод наблюдения, метод моделирования, количественный метод, системно-структурный анализ.
В соответствии с поставленными задачами данное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

 
1. Теоретические аспекты организации служебной переписки

1.1.Понятие служебной переписки

Служебная переписка – это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан .
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.
Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным.
На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов .
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу 1).
Таблица 1 - Классификация официальной переписки

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации .
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: письма-просьбы, письма-ответы (отказы), сопроводительные и гарантийные письма, письма-предложения, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-приглашения, письма-претензии и др.
В создании текста письма, в формировании его рациональных (а иногда и эмоциональных) характеристик, в отражении логической структуры текста большую роль играют стандартные фразы и выражения. Практика документной лингвистики рассматривает многочисленные клише как важные текстообразующие элементы, на которые опираются конструкции, формирующие письма .

1.2. Классификация служебных писем

Некоторые виды писем и наиболее часто употребляемые в них стандартные выражения (клише) будут рассмотрены ниже.
1. Письма-просьбы составляются в ситуации, когда необходимо убедить кого-либо и доказать необходимость исполнения просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. В письме-просьбе могут использоваться такие обороты, как «Пожалуйста, сообщите…», «Мы будем признательны, если Вы…», «Убедительно прошу…».
2. Письма-ответы (отказы) обычно начинаются с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, если это письмо-отказ - мотивируются причины отказа и констатируется сам отказ либо удовлетворение просьбы. В данном виде писем наиболее применимы следующие выражения: «На Ваш запрос сообщаем…», «К сожалению, мы не можем…», «В соответствии с Вашей просьбой…» и др.
3. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Текст письма состоит из сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведений (приложений). Обычно такие письма начинаются со слов «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем» и т.п.
4. Письма-напоминания направляются тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Факт напоминания подчеркивает пометка «вторично», помещаемая на поле письма. Ключевыми словами в письме являются формы глагола «напоминать».
5. Информационные письма имеют своей целью своевременное информирование другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. В письмах такого вида употребляются слова «сообщаем», «извещаем», «уведомляем», «информируем», «доводим до Вашего сведения…».
6. Письма-приглашения обычно содержат предложения принять участие в чем-либо (конференции, семинаре, совещании и т.д.) и могут адресоваться конкретному лицу либо массовому адресату, например, коллективу организации. Обычно в письмах-приглашениях указываются условия участия, место и время проведения мероприятия, а при необходимости и форма одежды. В таких письмах наиболее уместны такие обороты, как «Просим Вас принять участие…», «Приглашаем Вас…», «Имеем честь пригласить Вас…» и т.п.