Проблемы внедрения электронного документооборота в организациях (на примере в/ч)

Введение

На сегодняшний день стремительное развитие информационных тех-нологий приводит к пониманию того, что обычный документооборот по-степенно теряет свою актуальность. Постепенно ему на смену приходит электронный документооборот, к которому обращается все большее коли-чество компаний, желающих оптимизировать свою работу, высвободить дополнительное время для своих сотрудников, снизить постоянные затра-ты на персонал и пр.
Наработанный опыт стран Запада в данной части является весьма поучительным, способным дать четкое понимание, каким образом он мо-жет быть реализован в электронном виде в компаниях. Особенная важ-ность внедрения на предприятии систем электронного документооборота имеет именно сейчас, когда весь мир находится в состоянии шока от по-всеместной пандемии, затяжного кризиса всей мировой экономики, а также всего того, что из этого вытекает.
По этой причине можно отметить, что представленная тема курсо-вой работы «Проблемы внедрения электронного документооборота в ор-ганизациях (на примере в/ч)» является актуальной и практически значи-мой. Основная цель работы – изучение проблем и путей решения при внедрении системы электронного документооборота на предприятии.
Задачи курсовой работы:
- рассмотреть основные подходы к пониманию сути и специфики электронного документооборота;
- выявить основные ключевые особенности электронного докумен-тооборота в настоящее время;
- рассмотреть практические аспекты реализации системы электрон-ного документооборота на предприятии;
- выявить ключевые проблемы при организации системы доку-ментооборота на предприятии, предложить пути решения обозначенных проблем.
При написании работы автором была использована современная нормативно-правовая база по данному вопросу, новейшие монографии и учебные пособия по проблематике документооборота, данные периодиче-ских изданий, включая ресурсы интернет, а также справочно правовую си-стему «Консультант+».

Заключение

Современная жизнь подталкивает каждого из нас к том, что вести де-ла на обычном бумажном носителе уже совершенно невыгодно. Как пока-зывают многочисленные исследования, это не только затратное дело, но и длительное по времени. Достаточно обратиться к западному опыту в части ведения электронного документооборота, чтобы понять, что сейчас прак-тически невозможно встретить ни одной компании, которая бы не уделяла этому вопросу должное внимание. Понятно, что в России все происходит с некоторым отставанием. Но тот факт, что сдвиги в этом направлении ощу-тимо есть, радует.
По этой причине можно констатировать, что рассмотренная автором тема курсовой работы «Проблемы внедрения электронного документо-оборота в организациях (на примере войсковой части 99608) г. Новорос-сийска является в достаточной мере востребованной и актуальной.
Анализ многочисленных учебной, научной, справочной литературы по данному вопросу позволит отметить, что большое количество тракто-вок термина «электронного документооборота» заключается в многовари-ативности данного термина. В работе в качестве наиболее общего опреде-ления, наиболее полно раскрывающего суть электронного документообо-рота, было использовано следующее: Электронный документооборот – перечень автоматизированных процессов по работе с нужными докумен-тами, которые, как правило, формируются в электронном виде без исполь-зования бумажных носителей.
В работе также подробно рассмотрен вопрос по целесообразности использования носителей в электронном виде, в ходе чего выделены осо-бые преимущества, среди которых автором отмечены экономия времени на сбор, обобщение, систематизацию нужной информации, экономию рас-ходов организации при переходе на «цифровой» вариант взаимодействия и пр.
Новороссийская военно-морская база (войсковая часть 99608) – крупнейшее военное предприятие, готовящее профессиональные граждан-ские кадры. В данной организации давно существует проблема, связанна с внедрением на местах электронного документооборота. Однако справед-ливости ради стоит отметить, что именно предложенная автором блок-схема по внедрению интерактивного, интуитивного процесса по организа-ции электронного документооборота не только отличается своей просто-той, но и требует минимальное количество затрат (как финансовых, трудо-вых, так и прочих).
Схематически предлагаемая автором информационная система была представлена в виде ряда блоков, взаимосвязанных этапов, таких как:
1. Ввод и регистрация печатных документов
2. Работа с унифицированными формами документов в электронном виде
3. Контроль за ходом исполнения работ, их правильностью;
4. Качественное движение «без заторов» документов от отправителя к получателю;
5. Рассылка документов, их хранение, постобработка.
В заключение важно отметить, что представленные этапы логичным образом дополняют друг друга. Именно качественное информационное обеспечение, структурирование процесса передачи информации, систем-ный подход позволят на практике избежать основных проблем при внед-рении представленной системы электронного документооборота в данной войсковой части 99608.