Архив электронных документов

Введение

На сегодняшний день информационные технологии используются практически во всех областях архивной деятельности: в подготовке научно-справочного аппарата архивов, в сфере учета и комплектования, создании электронных баз данных. Формирование информационно-поисковых баз данных, создание электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные системы и сети позволяет значительно расширить доступ к архивной информации всех пользователей, начать архивным учреждениям оказывать государственные услуги в электронной форме. Несмотря на все преобразования, произошедшие в архивном деле, тема внедрения информационных технологий достаточно актуальной, так как существует значительное количество проблем, которые требуют немедленного решения. Вопрос компьютеризации архивов является весьма актуальным, поскольку информационные технологии с каждым днем все более входят в жизнь современного человека.

1 Теоретические основы информатизации архивов

1.1 Этапы внедрения информационных технологий в архивы Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п. На сегодняшний день архивы представляют собой сложную организованную систему хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, а сотрудники этих учреждений — люди с высшим образованием, в обязанности которых входит: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе
по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Цели информатизации работы архива состоят в следующем: - избавление от рутинных операций труда архивиста; - увеличение оперативности и точности учета архивной документации; - получение сводных статистических сведений и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документации в ведомственном архиве, оценки интенсивности и эффективности использования документации; - улучшение исполнительской дисциплины, точности и скорости поиска документации при исполнении запросов по архивам; - обеспечение сохранности документации – создание фонда пользования и страхового фонда на электронных носителях при помощи оцифровывания архивной документации . Реализация данных принципов должна осуществляться в определенной последовательности, которая обеспечивает снижение расходов ресурсов при получении максимального эффекта . Далее рассмотрим современные технологии и организацию деятельности архивов.

1.2 Современные технологии и организация архивной деятельности В основном в архивном деле применяют технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии, такие как сетевые технологии, сканирование документов и т.д.). Учет исполнения запросов», «Физическое состояние документов» и др . Формы использования в ведомственном и государственном архиве имеют свою специфику. Разумеется, в архивах Федеральной архивной службы РФ (Росархива), где хранятся тысячи фондов, объем информационных услуг разнообразнее и больше. Тем не менее, технологии, к примеру, методика исполнения запросов, мало отличаются.

1.3 Современное архивное законодательство в Российской Федерации Принципы, порядок и цели учета документов негосударственной и государственной частей Архивного фонда РФ определяются в настоящее время «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ», который находится в Приложении к приказу Федеральной архивной службы России N 11 от 11 марта 1997 г. В соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ» (далее – Регламент) основная цель установления определенного порядка государственного учета документов Архивного фонда РФ - обеспечение государственного контроля за их сохранностью. Государственному учету подлежат только те архивные документы, которые были отнесены к постоянному хранению после экспертизы их ценности. При этом документы Архивного фонда РФ учитывают по архивным коллекциям, фондам, единицам хранения. Архивное хранение необходимо в случае, когда временные рамки действия документа заканчиваются, но он не теряет своей ценности как объект данных. Архивирование подразумевает определенную систематизацию всей созданной и полученной документации, исключающую утерю важных данных. Требования к архиву организации регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Действующее законодательство обязывает каждого работодателя организовать систему архивного хранения, обеспечивающую сохранность документов в течение сроков их хранения. Архив может выступать самостоятельным структурным подразделением организации или отделом службы делопроизводства. Система архивного хранения документов реализует следующие задачи: − комплектование архива; − учет и обеспечение сохранности; − разработка справочного аппарата;
− контроль использования архивной документации; − подготовка и передача в Архивный фонд РФ. Основным нормативным актом, определяющим статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, а главное — состав документов, подлежащих архивному хранению, является Положение об архиве организации. Данный нормативный акт регламентирует следующие процессы архивирования: − ведение перечня источников комплектования архива; − прием документов от подразделений и сторонних организации; − информационное обслуживание; − проведение экспертизы ценности; − проверка правильности формирования и оформления дел; − работа по составлению номенклатуры дел; − методическая и практическая помощь.

Оперативное хранение документов имеет немного правил, но их важно соблюдать сотрудникам, ведущим делопроизводство в организации, для успешного сохранения и пользования документами. В организации создается специальная комиссия, которая структурирует и регламентирует процесс архивации и уничтожения документов. Порядок работы комиссии и ее состав утверждается локальным нормативным актом внутри самой организации. Задачи комиссии: 1) проведение оценки документа и решение об отнесении этого документа в архив или на уничтожение; 2) порядок работы с документами, передаваемых в архив компании; 3) порядок работы с документами, передаваемых в архив государства; 4) порядок работы с документами, определенных на уничтожение. При истечении сроков хранения в архиве бухгалтерской документации и принятия решения об их уничтожении экспертная комиссия составляет акт, утверждаемый руководителем по форме, разработанной в ней. Одним из наиболее перспективных направлений информационных технологий использования архивной документации является CD-ROM мультимедиа. Внедрение и активное использование архивных автоматизированных технологий должны сделать труд архивистов более содержательным и продуктивным, избавив их от выполнения многих рутинных операций. Применение современных автоматизированных технологий позволит повысить перечень платных услуг, увеличить степень их эффективности.

3 Основы использования Интернета как одной из форм работы в архиве

3.1. Зарубежные архивы Классификация всего множества форм использования ресурсов сети Интернет может быть осуществлена по разным принципам. К примеру: 1. Сайты государственных учреждений. 2. Сайты электронных СМИ. 3. Сайты учреждений культуры, образования и науки. 4. Сайты политических организаций и партий. 5. Сайты других негосударственных объединений. 6. Персональные сайты культурных, политических деятелей и др. Другая классификация может быть осуществлена по видовому принципу: 1. Службы баз данных. 2. Электронные библиотеки. 3. Персональные странички.
4. Коммуникативные ресурсы (форумы, чаты) и др. Рассмотрим основные Интернет-сервисы архивов. 1. Международный совет архивов (МСА, по англ. ICA) - ICA (http://www.archives.ca/ica)

Для организации учета в архивах создают автоматизированные базы данных, которые обеспечивают информационную поддержку учета, ведут централизованный государственный учет, предоставляют оперативные сведения о наличии документов фонда. Сейчас функционирует уже четвертая версия программы. Современные технологии предполагают, что с программой работают многие сотрудники архива, а также доступ к системе имеют и посетители читального зала. Эти возможности не могла обеспечить третья версия программы, имеющая проблемы совместимости с современными операционными системами. При создании новой версии был полностью переработан интерфейс программы, добавлено много новых возможностей по вводу информации о различных видах документов, формировании стандартных отчетных форм.

Заключение

Следовательно, можно подвести следующие итоги. Одним из наиболее перспективных направлений информационных технологий использования архивной документации является CD-ROM мультимедиа. Интерес представляет и проект обучающей системы «Архивистика», который был разработан в историко-архивном институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по архивоведению, который основывается на современных автоматизированных технологиях.