Учет расчета подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

Финансово-экономическая деятельность компаний идет рука об руку с приобретением основных активов, оплатой различных услуг, работ как по безналичному расчету, так и наличными. В этом случае денежные средства будут переданы сотрудникам как часть отчета, что позволит им принять конкретные меры для компании. По сути, это покупка инвентаря и деловых поездок.
В настоящее время многие организации используют наличные в расчетах с поставщиками и подрядчиками. В результате сотрудники организации получат отчет о финансовых ресурсах, который позволит им принять соответствующие меры от имени руководства, создав при этом некоторые трудности в организации бухгалтерского учета и подготовке бухгалтерских отчетов.
Облагаемые налогом суммы представляют собой финансовые ресурсы, которые расходуются на штатных сотрудников компании на текущие и деловые расходы и командировки. Порядок выдачи средств, подтверждения их расходов и их возврата одинаков для всех, независимо от цели их выдачи.
Однако на практике бухгалтер может столкнуться с проблемой надлежащего учета командировочных, административных и других расходов.
Актуальность исследования для учета расчетов с подотчетными лицами показывает количество ошибок и проблем в расчетах с подотчетными лицами. Нередко мы видим халатность работников и небрежность руководства организаций в учете расчетов с подотчетными лицами, что требует более строгого контроля расчетов. На практике во многих случаях работники прилагают недействительные документы или не прикрепляют квитанции, когда оплачиваются расходы на хранение.
Целью работы является изучение теоретических и практических аспектов построения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами организации.
Исходя, из поставленной цели в выпускной квалификационной работе поставлены и последовательно решены следующие задачи:
1) раскрыть сущность и основы расчетов с подотчетными лицами;
2) изучить нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами;
3) исследовать бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами;
4) дать организационно - экономическую характеристику ООО «БРТ»;
5) исследовать документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;
6) рассмотреть аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами;
7) предложить пути по совершенствованию расчетов с подотчетными лицами.
В качестве объекта исследования избранно ООО «БРТ», а предметом исследования - расчеты с подотчетными лицами.
Теоретической основой работы послужили законодательные, а также нормативные акты, научные достижения ученых в области бухгалтерского учета, периодические издания по теме исследования, а также труды выдающихся ученых таких как В.П. Астахов, Л.И. Баранова, И.Н. Богатая, Н.И. Будакова, Л.Н. Вещунова, К.М. Гарифуллин, С.Н. Гулиева, Е. Диркова, В.Р. Захарьин, Н.П. Кондраков и многие другие.
Информационной базой работы являются годовая бухгалтерская отчетность организации за 2015-2017 годы, а также первичная документация хозяйствующего субъекта по расчетам с подотчетными лицами.



1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

Финансово-хозяйственная деятельность компаний сопровождается приобретением ими материальных ценностей, оплатой разных услуг, работ, как по безналичному расчету, так и за наличные средства. В данном случае предусматривается выдача сотруднику наличных денег под отчет, что позволяет ему выполнять те или иные действия по поручению компании. [1]
Подотчетным лицом называется служащий предприятия, получивший наличные деньги из кассы компании для оплаты производственных или коммерческих расходов.
Согласно толкованию термина «подотчетные лица» в энциклопедическом словаре экономики и права, подотчетные лица - это лица, получившие денежные суммы под отчет для предстоящих расходов. [2]
В финансово-кредитном энциклопедическом словаре вышеуказанное толкование раскрывается более полно следующим образом: «подотчетными лицами являются сотрудники компании, которые получили авансом наличные финансовые средства на будущие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам). [1 ]
То есть экономическое содержание понятия «подотчетные лица» в финансово-кредитном энциклопедическом словаре уточняется тем, что подотчетными лицами являются именно работники организации.
Кроме того, можно дополнить содержание такого понятия, как «подотчетные лица» раскрытием направлений использования получаемых подотчетными лицами финансовых средств, к примеру, по служебным командировкам, на различные хозяйственные расходы.
Таким образом, работники организации при выполнении ими трудовых обязанностей и возникновения при этом расходов (которые не обязательно должны возникать, но могут и возникать), в целях обеспечения выполнения соответствующих поручений и решения управленческих задач могут получать финансовые ресурсы.
Почти во всех компаниях имеет место расчет с подотчетным лицом, им характерно многообразие, поскольку они состоят из:
1) приобретения за наличный расчет топлива, материалов, запчастей, канцелярский товаров;
2) оплаты мелкого ремонта средств автотранспорта, оргтехники;
3) представительских расходов;
4) расходов, связанных с командировками по территории России, в другие государства.
В практической деятельности предприятий расчетам с подотчетными работниками присущий массовый характер, им характерна взаимосвязь с иными разделами учета. [4]
Правом на получение денежных средств под отчет обладают лишь те работники, чьи фамилии включает в себя перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя компании.
Организации выдают денежные средства под отчет для расчетов:
1) по оплате труда;
2) за транспортные, коммунальные и другие услуги;
3) за приобретение материально-производственных запасов и ГСМ для хозяйственных нужд;
4) за приобретение основных средств;
5) на командировочные расходы и др.
На рисунке 1 представим виды расчетов с подотчетными лицами.

Рисунок 1 - Виды расчетов с подотчетными лицами

Выдачу подотчетных сумм в 2020 году можно оформить на основании одного из двух документов: 1) заявления работника; 2) приказа руководителя предприятия.
Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе или в учетной политике. Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований: Заявление пишет работник на имя руководителя компании, документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника.
При проведении расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным за экономические расходы, расчеты и приобретение активов, нет никаких обстоятельств для налогового учета, как правило, подотчетное лицо не может получить материальную выгоду или дополнительный доход, поскольку неизрасходованные суммы подлежат возврату.