АИС Школьная библиотека в 1С

Введение

В настоящее время в задачах автоматизации управления производственным процессом наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных компьютеров, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест. Это позволяет использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
Цель данной работы – проектирование информационной системы для решения задач учета в школьной библиотеке.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
 анализ предметной области (функционирования школьных библиотек);
 построение модели бизнес-процессов библиотечной работы в школах;
 постановка задач автоматизации библиотечного учета;
 построение информационной модели в соответствии с поставленными задачами, определение сущностей, атрибутов, проектирование структуры данных
 разработка программного обеспечения в соответствии с поставленными задачами.
Объект исследования – использование информационных технологий в библиотечном учёте.
Предмет исследования: информационная система «Школьная библиотека».
 
1.Назначение разработки

В рамках данной работы проведено исследование информационной системы школьной библиотеки. Рассмотрим типовые задачи автоматизированной системы библиотеки образовательного учреждения, проведем анализ бизнес-процессов.
В рамках данной работы проведено моделирование архитектуры бизнес-процессов для предметной области "Школьная Библиотека".
Схема организационной структуры библиотеки приведена на рисунке 1.

Рис. 1 - Схема организационной структуры школьной библиотеки

Заведующий библиотекой библиотеки курирует вопросы организации пополнения фондов школьной библиотеки, выбытия вышедшей из употребления литературы.
Специалисты библиотеки занимаются непосредственно работой по содержанию, учету, классификации библиотечных фондов, ведением базы данных читателей, учетом выдачи и возврата литературы, контролем за пополняемостью и амортизацией фондов.
Обслуживающий персонал библиотек занимается работой по обеспечению сохранности библиотечного фонда, контролем за состоянием хранилищ и обеспечением условий хранения литературы.
У каждой книги, выдаваемой в прокат, есть название, автор. В библиотеку обращаются читатели. Все читатели школьной регистрируются в картотеке, которая содержит стандартные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, класс). Каждый читатель может обращаться в библиотеку несколько раз. Все обращения читателей фиксируются, учитываются выдачи и возвраты литературы.
Задача данного проекта – автоматизация бизнес-процессов по учету библиотечного фонда. Основное содержание работы библиотекарей – работа с библиотечным фондом, учет выдачи литературы, контроль состояния фондов.
Технология работы школьной библиотеки включает:
- учет библиотечного фонда;
- обслуживание читателей;
- учет оборота литературы;
- формирование отчетности.
Типовые недостатки работы библиотек в отсутствие автоматизации связаны со значительными временными затратами на поиск информации по библиотечному фонду, данных об изданиях, находящихся в выдаче. Также недоступно оперативное оформление обслуживания читателей, получения данных о наличии книг и учебников.
Таким образом, совершенствование работы библиотеки связано с использованием информационных систем, позволяющих решать задачи управления библиотечным фондом.
В ходе анализа бизнес-процессов проведено определение перечня задач автоматизации, включающих:
- учет поступления и выбытия объектов библиотечного фонда;
- учет оборота литературы;
- классификация объектов библиотечного фонда;
- формирование отчетности о состоянии библиотечного фонда;
В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов по работе с библиотечными фондами возникает необходимость учета процессов поступления и выбытия литературы, обработка процессов выдачи книг, учет базы читателей, быстрый поиск литературы, учет амортизации фондов, формирование заявок на их пополнение.
Из приведенного исследования бизнес-процессов следует, что основными технологическими процессами в работе с библиотечным фондом являются:
- учет поступления и выбытия изданий;
- учет выдач;
- классификация изданий;
- формирование запросов и отчетности по фонду;
Классификация библиотечных фондов производится по критериям:
- признак ценности;
- автор;
- год издания;
- оборачиваемость;
- тип объекта (учебник, книга, журнал, газета…)
Автоматизируемый бизнес-процесс в данном проекте – учет школьного библиотечного фонда. Определим экономическую целесообразность использования информационной системы для решения поставленной задачи.
В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов по работе с библиотечными фондами возникает необходимость учета процессов поступления и выбытия литературы, обработка процессов выдачи книг, учет базы читателей, быстрый поиск литературы, учет амортизации фондов, формирование заявок на их пополнение.
При отсутствии автоматизированной технологии работы по учету библиотечного фонда операции учета поступлений, выбытий, выдач и возвратов, а также классификация ведутся по стандартам библиотечного дела на бумажных носителях, некоторые виды отчетности зачастую формируются с применением средств MSOffice, либо ведутся в рукописных журналах. Это приводит к ошибкам в учете фондов, потере контроля над их состоянием, увеличению времени поиска местонахождения запрашиваемого издания. Внедрение автоматизированной системы учета в технологию работы данного рабочего места сведет указанные недостатки к минимуму.
Без использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как задержка процесса поиска литературы, потере контроля над процессом оборота фондов, неточность в формировании запросов на пополнение фондов. Ошибки в учете также могут привести к неверной оценке стоимости имущества и, как следствие, ошибкам в исчислении налоговой базы. Кроме того, несовершенство учета фондов вызывает необходимость содержания дополнительных штатных единиц.
Место автоматизируемой задачи – автоматизация процесса «Работа по учету школьного библиотечного фонда». Входными информационными потоками являются сведения о библиотечном фонде.
Поставленная задача автоматизации работы специалиста по учету библиотечного фонда включает в себя:
 автоматизацию заполнения документов по учету и движению литературы;
 создание оптимальной организационной структуры для оптимизации процесса учета библиотечных фондов;
 классификация фондов по категориям для возможности оперативного поиска информации с использованием различных реквизитов;
 составление заявок на пополнение и выбытие фондов.
Каждый из этих процессов может быть разбит на ряд составляющих и является объектом автоматизации.