Документ и его место в системе управления.

Введение
Сегодня практически во всех странах организации уделяют огромное количество времени работе с информацией и документацией. В России существует закон «Об информации, информатизации и защите информации» , в котором отражаются правовые нормы формирования, обработки, сбора, хранения, накопления, поиска, представления и распространения информации.
Управленческая деятельность существует во всех учреждениях, организациях и предприятиях. Она включает отраслевую производственную работу, финансирование, планирование, организационные вопросы, контроль, расстановку кадров и подбор т.д. Процесс управления позволяет собирать, обработать и передать большое количество информации. Эффективность менеджмента зависит от достоверности информации, оперативности, объема, большая часть которой зафиксирована в документах.
Документы используют в разных отраслях знаний, сферах жизни, областях деятельности. Они являются объектом для изучения множества научных дисциплин. Поэтому понятие «документ» многозначно, оно зависит от отрасли и целей, в которых он используется. Например, юристы рассматривают документ как способ свидетельства или доказательства чего-либо, историки – как исторический источник, документалисты – как носитель информации, а специалисты в области менеджмента как средство передачи и фиксации управленческих решений.
Общее для всех разновидностей и видов служебных бумаг - чёткое соблюдение правил оформления документации с соблюдением действующих ГОСТов и стандартов.
Актуальность данной темы заключается в том, что в деятельности любой фирмы, организации, предприятия, учреждения создается огромное количество разных по разновидности и назначению документов. Управление документами в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Целью данной работы является рассмотрение роли документа и его места в системе управления.
Задачи:
- описать эволюцию документа, его особенности;
- рассмотреть функции документа;
- проанализировать системы управления документами;
- изучить структуру управления документами.
Анализ литературы и источников
Вопросами изучения документа в системе управления занимались такие авторы, как Столяров Ю. Н , Куняев Н.Н. , Фатхутдинов Р.А ., В. И. Андреева и др.

Глава 1 Сущность и функции документа в управленческой системе
1.1 Документ и его эволюционные изменения в истории
Документ представляет собой сложное явление, имеющее исторические корни. Появление документа, его эволюция, порядок работы с ним изучаются во многих курсах дисциплин. В документе содержится носитель информации, результат ее запечатления. Документы тесно связаны с информацией.
В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержится такое определение информации: это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Естественная потребность человека – передавать информацию. Она инициирует других размышлять, понимать события, факты, поступки и действия. На основе информации принимаются решения.
Любое общество, социум, группа существует, коммуницируя и обмениваясь информацией. Только располагая полученной информацией, принимаются решения. Ведь владеет ситуацией тот, кто обладает информацией.
Большой энциклопедический словарь дает нам такое определение: Информация (от лат. informatio – изложение разъяснение, ) первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным способом, но с середины 20 века.(общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в живом и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке, от организма к организму) .
Информация - это «отчужденное знание (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо» .
Слово «информация» в переводе с латинского означает «сообщение», «разъяснение».
Первоначально смысл слова «информация» трактовался как нечто присущее только человеческому сознанию и общению – знания, сведения, известия. Затем смысл этого слова начал расширяться и обобщаться. Так, одним из всеобщих свойств материи (наряду с движением, развитием, пространством, временем и др.) было признано отражение, заключающееся в способности адекватно отображать одним реальным объектом другие реальные объекты, а сам факт отражения одного объекта в другом и означает присутствие в нём информации об отражаемом объекте. Если состояния одного объекта находятся в соответствии с состояниями другого объекта (например, соответствие между положением стрелки вольтметра и напряжением на его клеммах или соответствие между нашим ощущением и реальностью), то один объект отражает другой, т. е. содержит информацию о другом. Высшей, специфической формой отражения является сознание человека. Особенностью понятия «информация» является его универсальность - оно используется во всех без исключения сферах человеческой деятельности: в философии, естественных и гуманитарных науках, в биологии, медицине, в психологии человека и животных, в социологии, искусстве, в технике и экономике и, конечно, в повседневной жизни.
До появления компьютерной техники слово информация использовалось редко, в основном в специальной и технической литературе. Вплоть до начала ХХ века слово «информация» не встречалось ни в одном периодическом издании, ни в одном толковом словаре.
В России оно появляется лишь в «Толковом словаре русского языка» под редакцией Н .Д. Ушакова, изданном в 1935 году, и определяется как действие по глаголу «информировать», как осведомление о чём-либо.
В обычном разговорном языке слово «информация» появилось гораздо раньше. Оно пришло из латинского, в центре Европы имело хождение в основном в журналистских кругах и означало процесс информирования, как сейчас говорят «широких кругов общественности» о важнейших событиях (войны, коронации, географические открытия и т. п.) в жизни общества. В этом же значении во времена Петра I оно пришло в русский язык (в основном — в официальный), как полагают, - из Польши .
Но информация требует сохранения, чтобы к ней можно было обратиться. Информацию нужно часто передавать на расстоянии. Поэтому человек ищет способы ее фиксации. Так появляется документ. Последний, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому, ее многократное применение и возвращение к информации во времени.
Способы фиксации информации, т.е. способы документирования (документирование определяется стандартом на термины и определения как запись информации на различных носителях по установленным правилам) в течение многих веков изменялись и обогащались. Изменялись и материалы, фиксирующие информацию. К примеру, законы должны знать все, поэтому в древности законы были высечены на камне.
Например, в XVIII в. до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м . Деяния фараонов рисовались красной краской, высекались иероглифами на стенах пирамид. Записи велись на досках из глины, дерева, пергамента, папируса. После появляется бумага, развиваются фото, фоно, кинодокументы, в ХХ в. появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.