АНАЛИЗ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ ОПИСАНИЯ ДЕЛ. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

ВВЕДЕНИЕ

В деятельности практически любой организации, учреждения или предприятия образуется существенное количество разного рода документов. Информация, которая зафиксирована в документах, выступает в качестве отражения деятельности компании. При этом большую часть служебной информации сотрудники предприятия получают с помощью документов. Нередко в компаниях на составление документов и на последующую работу с ними уходит до 60% рабочего времени. В связи с этим систематизация документов выступает в качестве одной из значимых задач в документационном обеспечении управления.
Именно от того, каким образом группируются и затем хранятся документы в делопроизводстве, напрямую зависит и возможность их использования как в рамках справочно-информационного обслуживании руководства, так и специалистов организации, и в ряде случаев даже финансовое положение компании. Поэтому в компании документы обязательно должных храниться в установленном порядке для того, чтобы их можно было максимально легко найти. Подобный порядок обеспечен может быть исключительно при наличии в компании номенклатуры дел, которая составлена с учетом всех имеющихся нормативных требований. Каждая компания должна иметь конкретную номенклатуру дел . При ее формировании очень важно соблюдать основные принципы описания дел, а также правила составления заголовков дел. Такое положение дел делает рассмотрение темы «Анализ основных принципов описания дел. Особенности составления заголовков дел» актуальным.
Данную тему затрагивали авторы, которые акцентировали свое внимание на вопросах описания дел. Среди них можно назвать Е.В. Алексееву, Л.П. Афанасьеву, Е.М. Бурову, М.В. Кирсанову, И.В. Клокова, И.Н. Кузнецова, Р.Д. Оськину, В.С. Пташинского и др.
Объект исследования – процесс описания дел.
Предмет исследования – основные принципы описания дел и особенности составления заголовков дел.
База исследования – служба делопроизводства Нижнетагильской дистанции электроснабжения.
Цель настоящей работы – рассмотрение основных принципов описания дел и особенностей составления заголовков дел, а также разработка рекомендаций по усовершенствованию данного процесса в Нижнетагильской дистанции электроснабжения.
Задачами курсовой работы в связи с поставленной целью являются:
1.выявить общие требования и принципы описания дел.
2.рассмотреть особенности составления заголовков дел.
3.проанализовать процесс описания дел и составления заголовков дел в Нижнетагильской дистанции электроснабжения.
4. разработать рекомендации по описания дел и составления заголовков дел в Нижнетагильской дистанции электроснабжения в соответствии с правилами делопроизводства.
Методы исследования: 1) теоретические методы: анализа литературы; анализа нормативно-правовой документации по теме данной курсовой работы; синтез, обобщение; 2) практические методы: изучение документации базы исследования, сравнение, наблюдение.
Практическая значимость данной работы заключается в систематизации информации по основным принципам описания дел и особенностям составления заголовков дел, а также разработке рекомендаций по описанию дел и составлению заголовков дел в Нижнетагильской дистанции электроснабжения в соответствии с правилами делопроизводства.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования.
В первой главе рассматриваются теоретические основы описания дел и составления заголовков дел.
Вторая глава посвящена анализу практике описания дел составления заголовков дел в Нижнетагильской дистанции электроснабжения, определению ошибок в этом процессе и разработке рекомендаций по совершенствованию составления заголовков дел в Нижнетагильской дистанции электроснабжения.
В заключении подводятся итоги проделанной работы, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОПИСАНИЯ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

1.1 Общие требования и принципы описания дел

На документы в зависимости от их объема, а также видового состава, формата дел, наконец, характера использования составляться могут и отдельные и сводные описи. Например, в рамках личных дел самостоятельные описи составляться могут на приказы по личному составу, лицевые счета либо расчетные ведомости по заработной плате, личные дела либо же личные карточки уволенных сотрудников, невостребованные подлинные личные документы уволенных сотрудников (удостоверения, трудовые книжки, дипломы, свидетельства, аттестаты и т. п.).
При этом принцип систематизации единиц хранения непосредственно в описи документов устанавливается по выбору самого составителя, исходя в этом случае из объема и состава документов .
Главный принцип систематизации единиц хранения в описи документов – это хронологически-структурный, то есть в качестве основы описи принято считать год, при том, как документы внутри описываемого года могут располагаться в прямом соответствии со структурой предприятия, в свою очередь внутри структурного подразделения – согласно с номенклатурой дел этого предприятия либо по значимости.
При описании распорядительных документов в начале заголовка обозначается вид дела, после наименования вида дела прописываются их крайние (или регистрационные) номера, затем должность руководителя, подписавшего документ, название организации-фондообразователя, а также вид деятельности .
В каждое дело включаются документы только одного календарного года, кроме переходящих дел, личных и судебных дел. документы временных и постоянного сроков хранения в деле группируются раздельно. В дело помещаются только документы верно и полностью оформленные.
В делопроизводстве описание дел начинает осуществляться непосредственно на обложках дел и выполняется в начале делопроизводственного года. В случае существенного комплекса документов описание в архивах осуществляется на карточках. При этом как на обложках, так и карточках указываются одинаковые и одновременно в единой последовательности все необходимые информационные характеристики документов и дел.
В числе информационных характеристик каждого отдельного дела выступают следующие: 1) название учреждения (компании) с обязательным с указанием вышестоящего ведомства; 2) обязательное название структурной части (отрасли, функции); 3) указание индекса дела по номенклатуре; 4) непосредственно заголовок дела; 5) аннотация; 6) указание крайних дат документов дела; 7) обозначение количества листов; 6) архивный шифр .
Следует указать, что название учреждения (компании) одновременно выступает в качестве названия фонда. Приводится полное наименование учреждения с обозначением того ведомства, в систему которого это учреждение входит. Чаще всего, если имеется официально принятое сокращенное наименование, тогда это название приводится после полного наименования учреждения (компании) в скобках.
В том случае, если название учреждения претерпело изменения либо дело из одного учреждения передавалось в другое учреждение, тогда на обложке должно указываться последнее название.
Особое внимание названию обусловлено тем, что название структурной части помогает правильно и быстро осуществить классификацию дел непосредственно внутри архивного фонда.
Если учреждение (компания) не имело структуры, тогда должны указываться функции либо отрасли деятельности данного учреждения (учреждения), к примеру «руководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре являет собой условное (то есть это цифровое, буквенное либо смешанное) обозначение порядкового номера конкретного дела по номенклатуре, а также структурного подразделения учреждения, к которому непосредственно относится дело согласно с классификацией дел в учреждении. При этом индексы дел отражают в делопроизводстве систему организации документов. Кроме этого, индекс дела по номенклатуре упрощает систематизацию дел непосредственно внутри архивного фонда, показывая степень полноты и сохранности материалов.
Особую роль в раскрытие заголовков играет аннотация.
Аннотация документов являет собой краткое изложение содержания конкретного документа, краткую характеристику максимально ценных документов, особенности и содержание которых не охватываются заголовками дела. При этом аннотироваться обязательно должны документы, содержащие в себе важные сведения относительно наиболее выдающихся фактах и событиях. Так, аннотированию подлежат листовки, воззвания, прокламации, брошюры, планы, карты, чертежи, фотографии (в ряде случаях – документы-приложения – это аннотации на научные работы, а также рукописи).