Правила оформления служебных документов на международном уровне

Введение


С древнейших времен человек ведет переписку с другими людьми. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Актуальность темы исследования определена все возрастающей ро-лью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо - один из самых распространенных видов служебных доку-ментов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями.
Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение суще-ствующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации.
В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки.
Цель данной курсовой работы - изучить структуру и культуру совре-менного делового письма.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
- описать теоретические аспекты служебного делового письма;
- изучить понятие, функции, классификация служебных деловых пи-сем;
- изучить законодательные и нормативно-методические основы дело-вой переписки в Российской Федерации;
- рассмотреть виды и содержание деловых писем;
- изучить оформление делового письма;
- описать язык и стиль деловых писем;
- описать этикет деловой переписки по электронной почте;
- рассмотреть общие требования к деловому письму;
- рассмотреть методику обучения деловой электронной переписке (кейс-метод).
Объектом исследования является деловое письмо.
Предметом исследования является изучение требований, предъявляе-мых к культуре делового письма.
Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы. 
Глава 1. Теоретические аспекты служебного делового письма
1.1 Понятие, функции, классификация служебных деловых писем


Письмами называются довольно разные по своему содержанию документы.
Они являются средством связи между различными структурами одной организации или разными компаниями во время их взаимодействия и работы.
Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчиты-вается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.
На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.
Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.
Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.
Цель служебного письма
Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются по-будительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть ко-ротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю ин-формацию.
Существуют правила оформления документа, которые нужно соблю-дать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.
Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.
На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.
Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. Правила оформления служебных писем несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.
Реквизиты письма
Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.
Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:
— дата;
— номер письма;
— если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
— заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
— название предприятия, организации, компании;
— структурное подразделение;
— должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
— адрес получателя.
Образец написания можно найти в интернете.
Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.
Классификация служебных писем
Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значи-мостью, статусом адресата, срочностью.
Все деловые письма подразделяются на следующие виды:
Сопроводительное письмо.
Письмо-запрос.
Информационное письмо.
Рекламное письмо.
Гарантийное письмо.
Претензионное письмо.
Арбитражное письмо.
Письмо-напоминание.
Письмо-подтверждение.
Письмо-просьба.
Письмо-извещение.
Данная квалификация относится к самым универсальным. Ниже рас-смотрим некоторые из этих видов немного подробнее.
Сопроводительные служебные письма.
Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы. Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено. Данное письмо не включает в себя адресную часть. Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов: «Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации. К примеру, «В соответствии с договорённостями…». Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительному письму. —
Такое письмо должно быть оформлено на бланке. На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях.
Письмо-приглашение
Этот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии. Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании.
Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное. В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.
Служебное информационное письмо
Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным. Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и их рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации. Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения. У этого вида писем могут дать приложения. Обычно такой документ занимает несколько страниц. Эти письма должны быть подписаны руководителем организации.
Рекламное письмо
По сути этот вид письма тоже является информационным, но он дол-жен быть адресован конкретному человеку или компании. Оно содержит подробную информацию, описывающую товар или услугу. Цель этих писем предельно ясна и заключается в побуждении адресата купить рекламируемое.
Гарантийное письмо
Данный документ включает в себя обязательства или их подтвержде-ние. Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ. Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером. Кроме того, оно должно быть завершено печатью.
Претензионное письмо
Этот тип письма ещё называется рекламационным. В нем в основном находится информация о несоответствиях. К примеру, товар не соответствует описанию, предоставленному в договоре. Такой документ имеет цель возместить убытки, которые имеют место быть при нарушениях норм, прописанных в договоре.
Рекламации в обязательном порядке должны быть оформлены пись-менно. У этого типа писем нет единой формы, однако есть обязательные к соблюдению элементы.
Претензия должна содержать полный адрес компании, куда она направляется.
В ней должны быть указаны основания, то есть ссылка на договор или гарантию.
Перечислены конкретные требования, то есть что вы хотите получить (возврат денег или товара, или оценка).
Претензионное письмо отправляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением. Также к такому письму прикладываю все документы, которые свидетельствуют о правоте отправителя.
Письмо-запрос