Организация работы кадровой службы и кадрового делопроизводства на предприятии (в организации)

Введение

Актуальность темы. В условиях становления рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы совершенствования организации и управления, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность предприятия.
Результаты деятельности отечественных предприятий и практика их работы с персоналом показывают, что формирование производственных коллективов, обеспечение качественными кадровыми ресурсами являются решающими факторами эффективности производства и конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Среди важнейших задач, стоящих перед руководителями предприятий, - разработка и реализация эффективной политики привлечения и удержания хороших сотрудников, оказание им помощи в реализации их потенциала, предоставление им информации, стимулов и вознаграждений.
Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют важную роль. Однако производственный успех зависит от конкретных людей, их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению.
Для того чтобы эффективно управлять персоналом организации, у компании должна быть четкая цель и хорошо продуманная стратегия ее развития. Для этого необходимо, среди основных направлений, разработать оптимальную организационную структуру управления персоналом, которая подразумевает определение основных функциональных взаимоотношений между сотрудниками организации, распределение обязанностей между сотрудниками, определение характера взаимной подчиненности.
Поэтому современная кадровая служба должна овладевать новейшими научными знаниями и эффективными технологиями в области управления человеческими ресурсами. Необходимы новые подходы к таким проблемам, как: кадровое планирование, профессиональный отбор и оценка сотрудников; формирование резерва и планирование карьеры; управление и обучение персонала в процессе работы; нормативно-правовая база управления персоналом; стиль управления персоналом и оптимизация работы менеджеров; контроль в системе управления персоналом.
В связи с этим определяющим фактором успеха управления персоналом, несомненно, является продуманная кадровая политика предприятия. Поэтому необходима четкая постановка цели и аргументация кадровой политики предприятия с учетом внешних и внутренних факторов влияния.
Целью работы является исследование организации работы кадровой службы и кадрового делопроизводства на предприятии.
Достижение цели предполагает решение следующих задач:
-рассмотреть понятие и суть кадровой службы;
-изучить задачи, функции и структура кадровой службы;
-определить место кадровой службы в структуре организации;
-дать общую характеристику ООО «СнабКомплект»;
-описать текущее состояния обеспечения кадрового делопроизводства ООО «СнабКомплект»;
-разработать мероприятия по совершенствованию кадрового делопроизводства ООО «СнабКомплект»;
-оценить эффективность предложенных мероприятий.
Объект исследования – ООО «СнабКомплект».
Предмет исследования – кадровая служба ООО «СнабКомплект».
Методы исследования: анализ научной и методической литературы по теме исследования, обобщение материала, анализ существующей на предприятии кадровой службы, разработка проекта совершенствования деятельности кадровой службы с учетом выявленных в процессе анализа недостатков.

















1 Теоретические аспекты организации кадровой службы на предприятии

1.1 Понятие и суть кадровой службы

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы - с органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Служба персонала также играет определенную роль в деятельности компании, как жизненно важный орган в организме.
Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в области управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (менеджерами, специалистами, исполнителями), предназначенных для управления персоналом в рамках выбранной кадровой политики [22].
Основная цель кадровой службы - не только руководствоваться при реализации кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровнях [3].
Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером экономического развития, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией) [13].
Размер и структура кадровой службы зависят в основном от масштаба организации. В зависимости от размера конкретной организации выделяют следующие организационные формы кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; выполнение функций кадровой службы одновременно с выполнением другой работы [12].
Отдел кадров может входить или не входить в структуру современной кадровой службы. Должность руководителя кадровой службы в разных организациях имеет разные названия: "Директор по персоналу", "Менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по персоналу, в то время как разделение труда внутри службы углубляется.
В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба чаще всего была представлена небольшим отделом кадров, отделом подготовки персонала (технической подготовки), службой жизнеобеспечения [15].
В то же время различными видами кадровой работы занимаются другие отделы заводоуправления: отдел труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), отдел планирования (планирование численности, планирование затрат на оплату труда), партком (резерв для выдвижение, подбор руководящего персонала, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел безопасности, служба главного технолога (формирование оперативного разделения труда, определяющего подготовку работников и их расстановку, содержание труда), отдел технической подготовки (обучение персонала) и др. [19].
Большая разобщенность всех этих узкоспециализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с персоналом, не позволяла комплексно решать проблемы формирования и еще более эффективного использования персонала. Большая работа, особенно связанная с подбором, расстановкой и использованием персонала, выполнялась линейными менеджерами (начальниками цехов, мастерами), часто без необходимых знаний или времени, поскольку их основной задачей было обеспечить своевременное и качественное выполнение производственных задач. Их связь с отделом кадров, отделом обучения персонала носила скорее оперативный характер и напоминала систему "службы по вызову" - оперативного исполнения отделом кадров заказов конкретного производства по подбору персонала со стороны [26].
Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координации, стимулирования, контроля, не участвовала в разработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с персоналом. Фактически на большинстве отечественных предприятий не было самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, занимающихся управлением персоналом [1].
Появление в последние годы должности заместителя генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, поскольку, как правило, ему подчинялись только отдел кадров, отдел обучения персонала и помощник директора по быту. Другие подразделения предприятия оставались вне поля его деятельности, занимаясь выполнением возложенных на них функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом [10].
С изменением задач и руководящих принципов в области управления персоналом изменились и задачи кадровой службы, ее функции и структура. Речь идет о формировании многофункциональной кадровой службы на предприятиях в целом, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в системе управления производством, так или иначе занимающихся работой с людьми, под единым руководством [18]. Только в этом случае возможно комплексно решить не только вопросы кадрового обеспечения производства, но и главную задачу кадровой службы в новых экономических условиях - совместить цели развития производства с потребностями сотрудников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организация, фирма) и персонал, занятый на нем.
Как уже отмечалось, управление персоналом - это не только функция кадровой службы. В том или ином направлении другие субъекты управления, такие как линейные менеджеры производственных подразделений, вместе с подчиненными им специалистами принимают непосредственное участие в пределах своей компетенции [16].
В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического порядка: формируется кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, выполняются задания по разработке методических и нормативных материалов (документов), контролируется их выполнение и осуществляется общее руководство всеми кадровыми подразделениями [25].
На уровне отдельных производств в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный характер. Разделение функций управления персоналом между сотрудниками дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты [5].
На любом предприятии существуют три основные организационные формы кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия; выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с поставленными задачами по кадровой работе.

1.2 Задачи, функции и структура кадровой службы

Теперь узнайте больше о задачах, функциях и структуре организации.
Кадровая служба решает следующие задачи: осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающей рабочей силы; создание кадрового резерва; организация системы учета персонала [24].
Кадровая служба выполняет следующие функции: