Процессы управления организационной системой

ВЕДЕНИЕ

Эффективная организационная структура будет у той организации, которая может успешно существовать во внешней среде, быстро приспосабливаться к ее изменениям, оптимизировать свою внутреннюю деятельность с учетом требований внутренней среды. Организационная структура является одним из факторов внутренней среды предприятия, который определяет порядок взаимодействия ее составных частей, упорядочивает деятельность всех ее элементов с тем, чтобы добиться поставленных целей и задач. Упорядочивание деятельности организационной структуры происходит в процессе определения задач для каждого подразделения и работника в рамках его должностных обязанностей. Должностные обязанности работников включают решение ими определенных задач, выполнение которых необходимо для достижения целей предприятия. Таким образом, эффективная структура организации оказывает влияние на деятельность предприятия, устанавливает его место на рынке с точки зрения конкурентоспособности и возможности удовлетворить потребительские требования.
В той организации, в которой нет четкости в обозначении сферы ответственности и полномочий ее членов, нет эффективного взаимодействия между ее структурными подразделениями, в такой организации постоянно появляются проблемы, приводящие к потерям и издержкам, а в конечном итоге, и к потере ей рыночной эффективности и конкурентоспособности. От проблем в организационной структуре не застраховано ни одно предприятие, и решение подобных проблем требует всестороннего и грамотного подхода, который бы позволил оценить возможности совершенствования организационной структуры. Одним из таких подходов является организационная диагностика, которая разработана ведущими специалистами в области менеджмента и экономики. На основе изложенного выше можно сделать вывод, что актуальность темы определяется ролью и ее значением как фактора ее внутренней среды, а также необходимостью наилучшей адаптации к рыночным изменениям.
Целью работы является исследование особенностей построения организационной структуры.
Задачи:
- рассмотреть сущность и значение организационных процессов управления;
- охарактеризовать методы повышения организационной эффективности;
- рассмотреть подходы к процессам управления организацией и их эффективности.
Объект исследования - организационная структура.
Предмет исследования – процессы управления организацией.


1.Сущность и значение организационных процессов управления

Цель любого бизнеса - извлечение прибыли. Достижение данной цели предполагает выполнение ряда задач и обеспечивается построением и изменением соответствующих внешних условий и внутренних ресурсов структуры организации предприятия. Особое значение в эффективном функционировании организации приобретает внутренняя структура её строения, так как именно посредством структуры и её изменений организация адаптируется к изменяющимся условиям бизнеса.
Поэтому изменение внешней среды, в которой функционирует предприятие, приводит к необходимости изменения стратегии его деятельности, предполагающей изменение характеристик, с помощью которых оно управляется, что ведет к необходимости изменения организационной структуры (рисунок 1).















Рисунок 1 - Взаимосвязь между целями организации и ее структурой [20]

Исходя из рисунка 1 видно, что изменение целей предприятия, вызванное изменениями во внешней среде приводят к изменению его стратегии, которая вызывает необходимость в изменении организационной модели управления предприятием. Организационная модель управления предприятием включает стиль работы руководителя, формируемый, исходя из предыдущего опыта, изменение в организационной концепции и в организационной структуре его управления.
С помощью структуры в организации устанавливаются взаимосвязи между руководством предприятия и рядовыми работниками. Обычно проблемы в организационной структуре возникают в крупных предприятиях, где существует большой объем задач, полномочий и обязанностей, а также необходимость построения неформальных отношений. Чем больше предприятие, тем больший масштаб задач приходится решать, тем более эффективной требуется организационная структура для выполнения им своих задач и достижения поставленных целей. Организационная структура предполагает упорядоченность ее составных частей с помощью различных горизонтальных и вертикальных связей, которые являются устойчивыми и позволяют организации эффективно функционировать и развиваться в соответствии с выбранной стратегией.
«Фактически структура демонстрирует, кто в компании отвечает за управление, координацию и выполнение тех или иных функций и работ и определяет преемственность и иерархию управления» [1]
- больший возраст организации приводит к большей формализации ее поведения;
- особенности организационных структур определяют особенности развития определенной отрасли;
- более крупная организация имеет более сложную структуру, чем небольшая организация;
- поведение крупной организации более формализовано.
При построении организационной структуры следует также учитывать принципы группировки в организационные единицы и учитывать характер связей в организационной структуре.
Выделяют следующие принципы формирования организационных единиц:
- по знаниям и навыкам;
- по рабочим процессам и функциям;
- группировка по времени;
- по специализации деятельности;
- по географии деятельности.
Характер связей позволяет выделить горизонтальные и вертикальные связи в организационной структуре. Вертикальные связи характеризуются отношениями руководства и подчинения. Связи между элементами одного уровня в организационной структуре называются горизонтальными связями.
Для осуществления взаимодействия по горизонтали и вертикали Болмена и Терренс выделяют инструменты горизонтальной и вертикальной координации [14].
Рассмотрим инструменты вертикальной координации.
- «формальная власть означает, что существует руководитель, который поддерживает деятельность работников, направляет их работу в рамках своей зоны ответственности;
- наличие правил и стандартов; стандарт, по сути, является эталоном, который гарантирует установленный уровень выполнения или уровень качества;
- система планирования и контроля позволяют организовать работу по достижению целей и проконтролировать ее выполнение» [14].
Инструменты горизонтальной координации следующие:
- собрания и совещания;
- группы по разработке и реализации проектов;
- специалисты по координации деятельности;
- матричные организационные структуры, которые предусматривают проектные и функциональные полномочия.
Помимо горизонтальных и вертикальных связей в организационной структуре существуют линейные и функциональные связи. Линейные связи предполагают непосредственное подчинение нижестоящего уровня управления вышестоящему уровню, а функциональные связи основаны на подчинении нижестоящих уровней руководителю функционального подразделения.
Под воздействием изменений в окружающей среде происходят изменения в обязанностях, как отдельных сотрудников, так и отдельных подразделений, появляются новые подразделения и функции, что приводит к необходимости пересмотра существующей организационной структуры.
В итоге можно сделать вывод, что в деятельности организации должны иметь место линейные и функциональные связи. Функциональные связи определяют возможность адаптации организации к внешней среде, а линейные связи обеспечивают взаимодействие внутри организации, связывая управление организацией с работой конкретного работника. Обычно проблемы построения структуры управления характерны для крупных организации, где присутствует большой объем задач, делегированных отдельным работникам. Сам же процесс создания структуры организации требует установления всех ее проблем и патологий для того, чтобы установить специфику ее функционирования с учетом возможности решения выявленных проблем и лучшего приспособления к внешней среде. Необходимым условием к разработке структуры организации являются требования к ее построению, включающие все существенные аспекты ее деятельности. С помощью структуры управления определяется взаимодействие по выполнению организацией ее функций, устанавливается разделение труда между элементами организации, а также иерархия управления, процедуру принятия управленческих решений. Существующая организационная структура должна соответствовать требованиям внешней среды, целям и задачам предприятия, обеспечивая эффективное функционирование всего предприятия. С другой стороны эффективная работа предприятия без эффективной организационной структуры не возможна. Поэтому необходимо определить сущность организационной эффективности и методы ее повышения, что и будет сделано в следующем параграфе данной работы.