Система организационно-правовой документации предприятия

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Правовая и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления

Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов.
Работники негосударственных предприятий, прежде всего те из них, деятельность которых связана с организацией документационных процессов, должны хорошо ориентироваться в современных правовых требованиях, которые определяют состав документов, особенности их содержания и формы, порядок работы с ними в тех или иных управленческих ситуациях.
Законодательные и нормативные правовые акты, лежащие в основе организации документационных процессов в негосударственных организациях, можно разделить на две группы.
В первую группу входят законы, определяющие правовое положение, порядок организации, деятельности и т.д. обществ.
Они оказывают опосредованное влияние на решение вопросов, связанных с документацией.
Вторую группу составляют законодательные и нормативные акты, напрямую регулирующие требования к информации, в том числе документируемой, и к документационному обеспечению управления в организациях и на предприятиях независимо от их формы собственности и направления деятельности. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Их нормы обязательны к применению в тех сферах деятельности, на которые они распространяются. Значительную роль в регулировании документационного обеспечения деятельности негосударственных организациях играют подзаконные нормативные акты. К их числу относятся:


Рис. 1. Подзаконные нормативные акты, регулирующие документационное обеспечение деятельности негосударственных организациях

В соответствии со ст.12 Закона о государственной регистрации при государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются:


Рис. 2. Документы для предоставления в государственный орган

При государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации (преобразования, слияния, разделения, выделения), в регистрирующий орган представляются следующие документы:

Рис. 3. Документы, предоставляемые при реорганизации

При составлении передаточного акта необходимо обратить внимание, что в нем обязательно должны быть положения о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованной компании в отношении всех его кредиторов и должников. В том числе по обязательствам, которые оспариваются сторонами (ст. 59 ГК РФ) . Для государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:


Рис. 4. Документы, предоставляемые при ликвидации
Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

Рис. 5. Составляющими нормативной базы
Из опубликованных источников, регулирующих данную сферу, были изучены: первый, основополагающий закон – Конституция Российской Федерации.
С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Уголовный кодекс Российской Федерации и кодекс об административных правонарушениях, предусматривает ответственность за приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.
Гражданский кодекс содержит нормы о создании предприятия и организационных документах.
В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов.
Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например, фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д. Трудовой кодекс регламентирует создание некоторых кадровых документов. Трудовой кодекс составляет нормативную базу основных кадровых операций. Данную сферу также регулируют:

Рис. 6. Регулирующие НПА

Таким образом, к законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
- законы Российской Федерации;
- указы и распоряжения Президента и др.



1.2. Система организационно-правовой документации в негосударственных организациях

Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации.
К организационным документам относятся:

Рис. 7. Организационные документы

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами:


Рис. 8. Разделы устава

В первом разделе указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
Оформленное положение должно иметь следующие реквизиты:


Рис. 9. Реквизиты положений

Положение о структурном подразделении – документ, в котором определяются: порядок создания подразделения, его место в организационной структуре предприятия, задачи, функции, права и ответственность.