Место библиотечного фонда в системе документных фондов страны

Разновидностями архивного фонда являются:
- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сформированных в ходе их деятельности;
- объединенный архивный фонд, состоящий из двух или более организаций, сформированных в ходе деятельности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих исторические и/или логические связи;
- архивный фонд личного (семейного, семейного) происхождения, состоящий из архивных документов, сформировавшихся в ходе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи и вида, включенного в Архивный фонд Российской Федерации.
К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных материалов, сформированных в результате деятельности различных источников архивного сбора (фонда формирования), объединенных по одному или нескольким критериям (тематическому, номинальному, предметному, авторскому, хронологическому и другим). [3]
В настоящее время ведется работа по оформлению документов:
- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений на постоянное хранение;
- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в Государственный архив;
- в государственных архивах, если необходимо создать объединенные архивные фонды и архивные коллекции, исправить ошибки в финансировании, описать документы, провести инвентаризацию.
Финансирование заключается в установлении (уточнении) границ владения фондами и хронологических границ документов фондов, а также в формировании архивных фондов (сводных архивных фондов, архивных собраний)
В архивном фонде единицей учета и классификации является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, перечислены и оформлены таким образом, чтобы их можно было регистрировать, исследовать и использовать.
Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в Фонде по схеме систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется в офисе и в архивах организации при подготовке документов для передачи в Государственный архив.
Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основой внутренней организации архивного фонда и закрепляется инвентаризацией (инвентаризациями) дел фонда.
Распределение дел в Фонде по подразделениям схемы систематизации осуществляется с учетом следующих особенностей:
структура (в зависимости от принадлежности единиц хранения к структурным единицам);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функциональный, отраслевой, тематический, тематический (с учетом функций, отраслей и сфер деятельности организации, тем и вопросов, связанных с содержанием документов);
номинальные (в зависимости от формы офиса-типы и разновидности документов);
корреспондентский (об организациях и лицах, в результате переписки с которыми были оформлены документы);
географический (в зависимости от определенных территорий, населенных пунктов и других географических названий, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов).
Как правило, единицы хранения группируются последовательно в соответствии с характеристиками, которые лучше всего подходят для всех или определенных групп документов в кассе.
Сочетание структурных и хронологических характеристик дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологическая и структурная схема систематизации применяется к фондам существующих организаций (с учетом последующего пополнения фондов) и ликвидируемых организаций с часто измененной структурой. По этой схеме дела группируются в основном по срокам их создания (годам, периодам), а в каждой хронологической группе - по структурным подразделениям организации.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения в которой были редкими и простыми. При систематизации по этой схеме дела группируются в основном по структурным подразделениям организации, а внутри каждой структурной группы-по срокам их создания.
Схемы хронологически-функциональной или функционально-хронологической систематизации применяются к фондам организаций, структура которых часто изменяется.[4]
При систематизации дел по хронологической и функциональной схеме их группировка происходит сначала по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, сферам деятельности) организации. В этом случае подгруппы дел располагаются с учетом важности функций организации (управленческие, финансовые, бухгалтерские и информационные и т. д.) Или в соответствии с классификатором самой организации.
При систематизации дел по функциональной и хронологической схеме дела группируются сначала по функциям деятельности организации, а затем по хронологии.
Хронологически-тематические или тематико-хронологические схемы систематизации применимы к небольшим фондам, а также к отдельным архивным собраниям.
Хронологически-номинальные и номинально-хронологические схемы обычно используются для систематизации случаев основания бесструктурных организаций.
Группировка архивов включает:
- определите источники сбора архива в соответствии с его профилем:
- определение состава документов, подлежащих приему в архив;
- прием документов в архиве.
Комплектование архивов осуществляется в соответствии со следующими принципами: принадлежность документов к составу Архивного фонда Российской Федерации; соблюдение имущественных прав на документы; происхождение и территориальная принадлежность документов; нецелевое использование средств.
Сегодня, столкнувшись с проблемой постоянного недофинансирования библиотечной деятельности, специалисты отделов подбора персонала, чтобы обеспечить высокое качество фонда, должны провести тщательный отбор документов, выбрать для себя оптимальную систему документации. Очень важно в этом случае быть полностью проинформированным о том, что было опубликовано и выставлено на продажу, а также о том, что планируется к публикации и где купить.
Эта информация необходима библиотеке для правильного распространения финансовые возможности и правильно определять спектр приобретенных документов, предупреждая информационные потребности своих читателей.
В настоящее время на рынке представлены не только книги и брошюры в традиционных (бумажных) изданиях, но и электронные издания на компакт-дисках, содержащие тексты, аудио -, видеоматериалы, мультимедийные произведения, полнотекстовые базы данных. В современных условиях публичные библиотеки используют все современные источники и способы пополнения библиотечных фондов, которые сегодня очень разнообразны. Это необходимо для того, чтобы выбрать наиболее экономичные и подходящие средства для пополнения фонда своей библиотеки.
Со временем система документооборота значительно изменилась библиотеки:
- в структуре системы источников финансирования библиотек
практически нет государственных источников – большинство из них стали частными;
- способы получения документов изменились: они в основном остались прежними, но содержание этих операций и методы стали другими;
- круг источников вербовки значительно расширился;
- библиотеки имеют возможность быть независимыми и осознавать
выбор, основанный на экономической целесообразности и эффективности сотрудничества;
- помимо бюджетного финансирования на закупку библиотеками профильной печатной продукции привлекаются средства внебюджетных фондов;
- увеличение добавленной стоимости источники, такие как различные организации и частные лица, которые раздают книги, и читатели, компенсирующие средства;
- в библиотечно-информационной практике используются различные
каналы и формы благотворительной помощи, в частности целевые программы поддержки библиотек.
Методы получения документов также изменились, по существу они остались прежними, но содержание этих операций и методы стали другими.
Способы пополнения документального фонда бывают разных вариантов отношения с поставщиками при закупке документов для фонда на определенных условиях.
1.3. Состав библиотечного фонда

Тематика и назначение документов, составляющих библиотечный фонд, чрезвычайно важны, поскольку они ориентируют библиотекаря при подборе документов.
Термин "библиотека" появился не сразу. Долгое время фонд любой библиотеки назывался книжным, так как в прошлом (примерно до 40-х гг.) Основными составляющими фонда были книги, брошюры, журналы, газеты.
Библиотеки постоянно стремились предоставить подписчикам самую полную информацию, которая существует в мире.
В настоящее время довольно широко распространено мнение о близкой замене так называемой бумажной информации безбумажной, о создании специальной электронной книги и появлении новой электронной библиотеки.