Электронный документооборот. Состояние и перспективы развития.

ВВЕДЕНИЕ

В современном информационном обществе, где эффективное ведение бизнеса и обмен информацией имеют высокое значение, электронный документооборот становится краеугольным камнем организационной эффективности. Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу и хранение электронных документов, что способствует повышению производительности труда, уменьшению бумажной нагрузки и сокращению времени на обработку документов.
Среди многочисленных инструментов управления электронным документооборотом выделяется CRM-система "1С: Документооборот", представляющая собой комплексное программное решение, нацеленное на автоматизацию бизнес-процессов, связанных с документооборотом. Основное внимание уделяется оптимизации взаимодействия с заказчиками и управлению клиентской базой.
Данная CRM-система предоставляет возможность организовать удобный и структурированный документооборот в организации, повышая оперативность обработки документов, улучшая коммуникацию между сотрудниками и клиентами, а также снижая вероятность ошибок и потерь информации. Благодаря внедрению таких систем, организации могут оптимизировать рабочие процессы, улучшить качество обслуживания клиентов и повысить конкурентоспособность на рынке.
Объектом курсовой работы является электронный документооборот: состояние и перспективы развития.
Предметом курсовой работы является электронный документооборот, который включает в себя процессы создания, передачи, хранения и обработки электронных документов в организации. Особое внимание уделяется использованию CRM-системы «1С: Документооборот» в данном процессе.
Целью курсовой работы является исследование состояния и перспектив развития систем электронного документооборота с использованием CRM-систем.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
• рассмотреть понятие и принципы электронного документооборота;
• рассмотреть роль CRM-систем в повышении эффективности деятельности организации;
• этапы внедрения CRM- системы на предприятии;
• провести сравнительный анализ рынка CRM-систем;
• описать проект внедрения CRM-системы;
• произвести расчет экономической эффективности внедрения CRM-системы.
В данной курсовой работе будут рассмотрены ключевые аспекты организации и сопровождения электронного документооборота с использованием CRM-системы "1С: Документооборот", проанализированы функциональные возможности данной системы и их влияние на управление бизнес-процессами.
 
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ И СОПРОВОЖДЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и принципы электронного документооборота
Электронный документооборот - ключевой элемент современного информационного общества, который позволяет организациям эффективно управлять информацией, улучшать бизнес-процессы и обеспечивать безопасность документов. В данной главе рассматриваются теоретические аспекты организации и сопровождения электронного документооборота, а также ключевые принципы, которые лежат в основе этого процесса.
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой комплекс организационных, технологических и юридических решений, направленных на создание, обработку, передачу, хранение и уничтожение электронных документов в рамках информационных систем. ЭДО стремится к полной замене традиционного бумажного документооборота электронными процессами, что позволяет организациям значительно ускорить обработку информации, повысить прозрачность бизнес-процессов и снизить затраты.
Электронный документооборот (ЭДО) - это система проведения деловых операций и обмена документами в электронной форме. Вместо традиционного, бумажного документирования, информация передается и хранится в цифровом виде.
При использовании ЭДО применяются различные технологии, такие как электронная подпись, шифрование данных, электронные формы документов и системы учета и контроля.
Преимуществами электронного документооборота являются:
1. Уменьшение бумажного хозяйства и транспортных расходов, так как все документы передаются и хранятся в электронном формате.
2. Ускорение обработки документов, так как нет необходимости их физической передачи.
3. Улучшение контроля и отслеживания документов благодаря системам учета и автоматизации процессов.
4. Снижение рисков потери документации и повреждения документов.
5. Улучшение безопасности информации через применение шифрования и электронных подписей.
Электронный документооборот имеет широкое применение в различных сферах деятельности, таких как банковское дело, юридические услуги, государственное управление, торговля, логистика и др.
Однако, при использовании электронного документооборота следует учитывать вопросы безопасности информации и соблюдение законодательства в области хранения и передачи данных.
1. Компоненты электронного документооборота: Электронные документы: Понятие электронного документа, его структура и особенности.
Системы управления документами (DMS): Функциональные возможности DMS, их роль в управлении электронными документами.
Электронная подпись и шифрование: Роль электронной подписи и шифрования для обеспечения безопасности электронного документооборота.
2. Процессы Электронного Документооборота:
Этапы жизненного цикла электронного документа: Создание, регистрация, утверждение, исполнение, архивирование.
Роли участников процесса: Идентификация ролей (автор, исполнитель, контролер) и их ответственность на различных этапах документооборота.
3. Безопасность и конфиденциальность электронного документооборота:
Угрозы и риски: Анализ основных угроз безопасности электронного документооборота.
Меры по обеспечению безопасности: электронная подпись, шифрование, контроль доступа, аудит действий.
4. Сопровождение и поддержка электронного документооборота:
Обучение и подготовка персонала: Разработка обучающих программ, ознакомление с новыми процедурами и технологиями.
Поддержка и техническое обслуживание: Организация поддержки пользователей, регулярные обновления и сопровождение системы.
Электронный документооборот — это инструмент, обогащающий управленческий процесс, усиливающий информационные потоки и повышающий производительность труда. Тщательное изучение теоретических аспектов этого процесса не только способствует правильному внедрению системы, но и формирует осознанный подход к управлению информацией в современной организации.
Принципы электронного документооборота включают:
1. Законность и юридическая значимость: электронные документы имеют ту же юридическую силу и значимость, что и бумажные документы. Они должны быть законными, соответствовать требованиям закона и иметь цифровую подпись для обеспечения аутентичности и целостности.
2. Аутентификация и идентификация: электронные документы должны быть аутентифицированы, чтобы подтвердить свою авторскую принадлежность и достоверность. Это может быть достигнуто при помощи электронной подписи или других методов аутентификации.
3. Целостность и конфиденциальность: электронные документы должны быть сохранены в неприкосновенности и обеспечены секретностью. Их содержание не должно быть доступно несанкционированным лицам и не должно быть изменено без разрешения.
4. Доступность и доступность: электронные документы должны быть доступны для просмотра и использования в нужный момент. Они должны быть хорошо организованы, удобны в использовании и должны быть доступны на надежной платформе.
5. Эффективность и экономичность: электронный документооборот должен быть эффективным и экономически выгодным. Он должен упрощать процессы работы с документами, снижать затраты на их хранение и обработку и способствовать увеличению производительности.
6. Взаимопонимание и согласованность: электронные документы должны быть понятными и четкими для всех участников процесса документооборота. Они должны быть разработаны и представлены таким образом, чтобы минимизировать возможные ошибки и недоразумения.
7. Архивирование и долгосрочное сохранение: электронные документы должны быть сохранены для повторного использования и, в некоторых случаях, для долгосрочного хранения и архивирования с целью обеспечения юридической доказательности и доступности на протяжении определенного срока времени.
Эти принципы обеспечивают эффективность, безопасность и юридическую важность электронного документооборота.
1.2 Роль CRM-систем в повышении эффективности деятельности организации
Состояние электронного документооборота в России можно охарактеризовать как развивающееся. За последние годы внедрение электронных документов в различные сферы деятельности значительно увеличилось.
Первичные документы, такие как счета-фактуры, акты выполненных работ и т. д., уже давно передаются в электронном формате. Также в цифровой форме ведется обмен информацией с государственными органами и участвующими сторонами в коммерческих отношениях.
В России были приняты законы и разработаны нормативные акты, регулирующие электронный документооборот. Одним из наиболее значимых является Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи", который определяет правовые основы использования электронной подписи, необходимой для юридической значимости электронных документов и их аутентичности.
Однако, несмотря на прогресс, все еще существуют проблемы и ограничения в развитии электронного документооборота в России. Одна из таких проблем - отсутствие единой платформы для обмена электронными документами между различными организациями. В настоящее время существуют различные системы, которые не всегда совместимы между собой. Это создает некоторые трудности и затрудняет полноценное использование электронного документооборота.
Кроме того, некоторые организации до сих пор предпочитают использовать бумажные документы из-за отсутствия навыков работы с электронными системами и опасений относительно безопасности информации при передаче через интернет.
Однако, с учетом тенденций к цифровизации и автоматизации процессов, перспективы развития электронного документооборота в России остаются достаточно высокими. Внедрение новых технологий, таких как блокчейн и искусственный интеллект, может решить некоторые из существующих проблем и способствовать дальнейшему развитию электронного документооборота.
Вместе с тем, для успешного развития электронного документооборота в России необходимо проведение информационно-просветительской работы, обучение персонала и создание удобных и надежных систем, способных обеспечить безопасность и доступность электронных документов для всех участников процесса.