Формирование требований к АРМ начальника хозяйственного отдела санатория

ВВЕДЕНИЕ
В данной работе проведено создание АРМ хозяйственного отдела санатория в части ведения учета выдачи материалов и имущества со склада. Актуальность разработки информационных систем указанного класса обусловлена необходимостью оптимизации технологии работы специалистов, осуществляющих учет хранения товара на складе, работу с приходными и расходными накладными, работу, связанную со списанием имущества со склада. Внедрение информационных систем в технологию складского учета позволяет сократить время на поиск необходимой информации по хранению имущества, оформление складской документации, проведение сверки данных по наличию имущества на складе компании.
Целью данной работы является разработка АРМ хозяйственного отдела санатория.
Задачи работы:
 анализ деятельности санатория,
 построение модели бизнес-процессов хозяйственного отдела санатория, выявление недостатков существующей технологии работы с документацией,
 анализ функционала существующих решений в области автоматизации технологии складского учета,
 разработка структуры данных информационной системы складского учета,
 разработка параметров архитектуры информационной системы складского учета,
 расчет показателей ожидаемого экономического эффекта от внедрения системы.
Объект исследования: деятельность санатория.
Предмет исследования: АРМ хозяйственного отдела санатория.
1. Обследование предметной области
1.1. Описание производственной деятельности
и цели предприятия
В рамках данной работы проведено изучение деятельности санатория. Профилем деятельности учреждения является оказание оздоровительных услуг для клиентов в рамках медицинских программ различного профиля. Санаторий оснащен современным медицинским оборудованием, спальными корпусами, на территории расположены объекты для занятия физкультурой, а также проведения культурных мероприятий.

1.2 Описание организационной структуры предприятия

На рис.1 приведена схема организационной структуры санатория.

Рисунок 1 – Диаграмма организационной структуры санатория

Как показано на рис.1, организационная структура санатория включает подразделения:
 директора, осуществляющего руководство основной деятельностью санатория, взаимодействие с компаниями-партнерами, подписание финансовых и распорядительных документов, определяющего политику развития санатория;
 процедурные отделения, сотрудники которых курируют ведение процесса оказания лечебных и оздоровительных услуг в соответствии с профилем деятельности санатория;
 экономический отдел, сотрудники которого курируют вопросы ведения бухучета, аналитической работы, учета налогов и заработной платы, проведение расчетов по договорам;
 хозяйственный отдел, в компетенцию которого входят вопросы организации содержания территории и зданий санатория, закупки материалом, необходимых в работе санатория, ведение складского учета;
 пищеблок, сотрудники которого курируют вопросы организации питания;
 служба охраны, в компетенцию которых входят вопросы организации безопасности нахождения на территории санатория, обслуживания систем видеонаблюдения и сигнализации;
 отдел реализации путевок, сотрудники которого взаимодействуют с клиентами по вопросам продажи путевок, проведения расчетов с клиентами, выдачи документации.
В рамках данной работы проведено изучение деятельности хозяйственного отдела. Структура отдела включает: начальника отдела, осуществляющего руководство отделом, распределение обязанностей, организацию работ, связанных с содержанием зданий и помещений, территории санатория. Специалист по снабжению курирует вопросы организации закупок материалов и инвентаря. Сотрудники склада курируют вопросы приемки и хранения продукции, работу с накладными. Хозяйственный персонал выполняет работы, связанные с содержанием территории, зданий и помещений. В рамках данной работы проведено изучение технологии учета хранения материалов и инвентаря на складе.

1.3. Описание документированных информационных потоков
1.3.1 Функции подразделений
В рамках анализа предметной области проведено изучение структуры и типов информации, с которой работают сотрудники хозяйственного отдела. Используемая документация включает: приходные и расходные накладные, инвентаризационные ведомости, складские журналы, справочная информация по видам инвентаря и имущества, по поставщикам.
На рис.2 приведена схема документооборота изучаемой технологии.

Рисунок 2 – Схема документооборота

В таблице 1 приведён перечень видов нормативно-справочной информации, используемой в технологии работы сотрудников хозяйственного отдела. Справочная информация в технологии складского учета включает возможности учета данных о видах товарной номенклатуры, контрагентах, сотрудниках.
Таблица 1 - Перечень видов нормативно-справочной информации
№ п/п Тип условно-постоянной информации Роль Количество записей Количество записей в год
1 Поставщики Администратор 5000 100
2 Имущество Специалист по учету материалов 20000 400
3 Виды имущества Администратор 50 10
4 Сотрудники Администратор 100 15

1.3.2 Реестры входящей и исходящей информации на основе унифицированной документации

В таблице 2 приведена структура оперативной информации разрабатываемой системы.
Таблица 2 - Структура оперативной информации
№ п/п Наименование вида оперативной информации Куратор Количество записей Частота актуализации (ед./год)
1 Приходная накладная Специалист по учету материалов 20000 5000
2 Расходная накладная Специалист по учету материалов 20000 5000
3 Накладная на утилизацию Специалист по учету материалов 3000 300

При построении логической модели данных необходимо учитывать набор реквизитов, используемых для работы со справочными и оперативными данными.
В таблице 3 показан перечень отчетов, формируемых в системе. Выходные документы используются сотрудниками хозяйственного отдела для проведения анализа оборота товаров на складе, проведения инвентаризации остатков.