Функции обеспечения безопасности электронных документов

1.1 Основы электронного документа

В соответствии с п.11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия человеком с использованием электронной вычислительной машины, передачи по информационно-коммуникационной сети или обработки в информационной системе. В п.1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 дано следующее определение данного понятия: электронный документ - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации .
Следовательно, можно выделить следующие основные признаки электронного документа:

Организация может хранить документы в электронном виде, поскольку ведение документооборота в электронной форме, как правило, является правом хозяйствующих субъектов, а не обязанностью. Многие НПА закрепляют возможность составления и хранения документов как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, предоставляя субъектам документооборота выбор предпочтительной для них формы.
Например, в соответствии с п. п. 23, 24 Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н) экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством РФ. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается .
Таким образом, если документ составлен в виде электронного документа, то организация обязана хранить его в электронном виде. Согласно ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота для кадрового делопроизводства. В соответствии с ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России".
Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов осуществляется в соответствии с гл. Х Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
1.2 Преимущества использования систем электронного документооборота
Переход на электронный документооборот всегда требует обоснования. Если в результате эффективность работы организации вырастет, переход оправдан. Основные преимущества электронного документооборота:

1.Скорость работы с документами .
Традиционные бумажные документы всегда были ограничены характеристиками физического носителя. Документы нужно распечатать на бумаге в необходимом количестве экземпляров, зарегистрировать в картотеке, отправить по назначению почтой или курьером, передать руководству для утверждения или согласования, обойти всех участников соглашения и сдать в архив после исполнения. Каждая из этих операций требует времени на физическое перемещение документа в пространстве. Электронные документы - это цифровые файлы, и их передача происходит практически мгновенно, поскольку они передаются по электронным информационным каналам. Кроме того, поскольку над одним и тем же документом может одновременно работать неограниченное количество людей, время, необходимое для координации и принятия решений, сокращается многократно.
2.Автоматизация.
Основное преимущество электронного документооборота заключается в том, что многие операции можно автоматизировать, начиная с создания и регистрации и заканчивая автоматической передачей в архив после исполнения документа. Современные системы электронного документооборота позволяют настраивать автоматические действия с документами. Например, регистрировать входящие письма, распределять документы по категориям, отправлять их по заранее назначенным маршрутам и т.д. Автоматизация освобождает персонал от рутины и позволяет ему сосредоточиться на решении производственных и административных задач. Еще один аспект автоматизации - сбор и обработка аналитической информации в режиме реального времени. Это позволяет быстро и гибко реагировать на изменение ситуации и принимать взвешенные и эффективные управленческие решения. Таким образом, электронный документооборот повышает качество управления.
3.Экономия площадей.
Нет необходимости в бумажных архивах, которые занимают огромное количество места. Электронные хранилища занимают меньше места. Облачные технологии экономят еще больше места. Это преимущество электронного документооборота снижает затраты на поддержание работоспособности вашей организации.
4.Безопасность и защищенность.
Обеспечение безопасности бумажных архивов, включая сейфы, бронированные двери и сложные замки, требует больших затрат.
5.Удаленный доступ.
Это преимущество электронного документооборота перед бумажным выходит на первый план, поскольку все больше организаций переводят своих сотрудников на удаленную работу . С электронными документами можно работать везде, где есть доступ к Интернету. Пользователи могут войти в систему электронного документооборота через любой браузер, без необходимости устанавливать специальное программное обеспечение на свое устройство.

2 ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

2.1 Понятие информационной безопасности

Ни одна система не может существовать без информационных потоков, а нарушение или отсутствие информационных потоков может привести к краху, потере эффективности и прибыльности, снижению стимула к развитию. Информация является важнейшим элементом любой экономической системы.
Информационная сфера является системообразующим фактором общественной жизни и оказывает позитивное влияние на состояние политической, экономической, оборонной и других составляющих безопасности Российской Федерации. Национальная безопасность России во многом зависит от информационной безопасности, и эта зависимость будет возрастать по мере технического прогресса .
В доктрине информационной безопасности под информационной сферой понимается "информация, информационные объекты, информационные системы, сайты информационно-коммуникационной сети "Интернет", сети связи, информационные технологии, формирование и обработка информации, разработка и использование этих технологий, субъекты, осуществляющие деятельность по обеспечению информационной безопасности, и связанные с ними".
Информация должна быть надежно защищена, так как наличие различных угроз может привести к потере целостности, доступности и конфиденциальности информации. Каждый человек ежедневно сталкивается с событиями, которые могут представлять угрозу для информационной сферы, такими как:
-неправомерное присвоение чужой собственности;
-хищение имущества (информационного оборудования, компонентов);
-подделка или несанкционированное изменение данных;
-нарушение прав частной собственности и конфиденциальности информации;
-несанкционированный или несанкционированный доступ к частной информации владельца;
-компьютерное вымогательство или шантаж;
-искажение или уничтожение данных;
-нарушение авторских прав или прав интеллектуальной собственности.
Понятие информационной безопасности в доктрине информационной безопасности Российской Федерации в широком смысле определяется как состояние защищенности личности, общества и государства от внутренних и внешних, запланированных и незапланированных информационных угроз, в качестве которых выступают конституционные права человека и гражданина, безопасность государства, независимость, суверенитет, территориальная целостность, высокий уровень жизни населения, Российская Федерация.
В узком смысле под "информационной безопасностью" понимается состояние защищенности личной, общественной и государственной информации от естественных или техногенных случайных или преднамеренных воздействий, способных нанести серьезный и непоправимый ущерб субъектам информационных отношений .