Организация регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм

Делопроизводство представляет собой полный цикл обработки и перемещения документов с момента их создания (или получения) до момента их оформления и отправки.
Документы устанавливают профессиональные отношения как внутри компании, так и с другими организациями и часто служат письменными доказательствами по делам об имущественных, трудовых и других спорах, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Регистрация документов является важным элементом организации работы с документами. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Кроме того, регистрация обеспечивает учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил оформления отдел делопроизводства оперативно запрашивает местонахождение документов в любой момент их обработки.
Важность регистрации документов заключается еще и в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправки или получения, а следовательно, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, а организации, создавшей его, - он, получивший или отправивший документ, становится за него ответственным.
Объект исследования- регистрация документов
Предмет исследования- организация регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм
Цель исследования- изучить особенности организации регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм
Задачи исследования:
- раскрыть сущность и основные понятия регистрации документов
- рассмотреть регистрационные формы документов
- проанализировать автоматизированные системы регистрации
- изучить организацию информационно-справочной системы

Глава 1. Особенности регистрации документов

1.1.Сущность и основные понятия регистрации документов

В последние годы рядом с термином «делопроизводство» стал использоваться синонимичный термин «документальное обеспечение деятельности организации».
Его появление связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к ее совершенствованию, что стало возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами компьютерной техники и технологий современной информации для создания, сбора, обработка. накапливать, хранить, извлекать и использовать информацию.
Одной из важнейших функций систем документационного обеспечения является функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией - регистрацией идентифицирующих сведений о документе по установленному авансу, в котором фиксируется факт создания, отправки или получения документа.
Помимо функции учета документов, регистрация позволяет отслеживать исполнение документов и осуществлять поиск документов по запросам подразделений и сотрудников учреждения.
Как правило, не все документы, поступающие в организацию, подлежат регистрации. Записывайте документы, полученные и отправленные на более высокие уровни федерального и местного самоуправления. Также регистрируются письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций, требующие принятия решения или ответа, документы, имеющие постоянный срок хранения. Ценная и заказная переписка фиксируется.
Особый перечень устанавливается для документов, не подлежащих регистрации. Перечень документов, не подлежащих регистрации, устанавливается секретарем-референтом или руководителем аппарата и утверждается руководителем организации.
На практике в настоящее время используются три системы регистрации документов:
- централизованный, при котором регистрация всех документов организации осуществляется в журналах отделения ДОУ или у секретаря-референта;
- децентрализованный, при котором регистрация документов осуществляется в журналах структурных подразделений секретарями отделов;
- смешанные, сочетающие в себе элементы централизованных и децентрализованных систем.[1]
Практика показывает, что наиболее эффективной среди упомянутых выше является именно эта последняя смешанная система. При этом фиксируется документация, поступающая или направляемая федеральными и местными органами власти, важнейшие внутренние документы (приказы об основной деятельности и личном составе, протоколы, акты, служебные записки и т.п.), а также предложения и жалобы граждан. централизованно.
Специализированная документация регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.
Важнейшим принципом регистрации документов является их одноразовое использование. Каждый документ необходимо зарегистрировать в организации только один раз.
В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы учета документов: журнал и карта.