делопроизводство в судах общей юрисдикции: справочно-информационная работа в судах Пермского края

Введение

Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации. Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.
Актуальность темы заключается в том, что, во-первых, необходимостью совершенствования и повышения эффективности управления судами;
во-вторых, потребностью нормативно-правового регулирования и управления документацией;
в-третьих, необходимостью оптимизации использования информационных технологий управления.
Кроме того, существует необходимость знания особенностей составления и хранения информационно-справочных документов.
Цель работы – выявить особенности справочно-информационной работы в судах Пермского края. Задачи:
определить понятие информационно-справочных документов;
изучить организацию и технологию работы с документами в суде;
провести анализ информационно-справочной работы в судах Пермского края;
изучить алгоритм информационно-справочной работы в Пермском краевом суде;
провести анализ результатов информационно-справочной работы в суде;
выявить проблемы организации информационно-справочной работы в суде.
Объектом работы является информационно-справочные документы судов Пермского края. Предметом – делопроизводство в судах общей юрисдикции: справочно-информационная работа в судах Пермского края.
 
1. Теоретические аспекты делопроизводства в судах общей юрисдикции
1.1. Понятие информационно-справочных документов

Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать автора документа.
К информационно-справочным документам относятся :
1) протоколы;
2) докладные записки;
3) предложения;
4) объяснительные записки;
5) заявления;
6) представления;
7) письма;
8) акты;
9) справки;
10) сводки;
11) заключения;
12) отзывы;
13) списки;
14) перечни;
15) телеграммы;
16) факсы;
17) электронные сообщения и другие справочные документы.
В данную группу документов входят протокол, акт, письма, докладная, объяснительная и служебная записки, справки .
Информационно-справочные документы, как следует из названия, создаются с целью закрепления и передачи информации, не обязательной к исполнению, как например в письме-предложении или информационном письме.
Гарантийное письмо, напротив, устанавливает обязанность автора документа по исполнению взятых на себя обязательств.
Основания для классификации деловых писем различны. Разновидностей деловых писем много, но они все несут одну, очень точную характеристику – это, прежде всего переписка по определенному вопросу/делу, без которой невозможно было бы решить, или разобраться в различных вопросах деятельности современных организаций.
Например, сопроводительное письмо - это одностраничный документ, который оформляется как часть вашего заявления о приеме на работу (вместе с резюме).
Его цель - представить кандидата и кратко обобщить профессиональный опыт. В среднем сопроводительное письмо должно содержать от 250 до 400 слов.
Хорошее сопроводительное письмо может заинтересовать менеджера по персоналу и заставить его прочитать резюме.
С другой стороны, плохое сопроводительное письмо может означать, что заявка будет отклонена. Итак, чтобы убедиться, что этого не произойдет, важно знать, как написать убедительное сопроводительное письмо.
Сопроводительное письмо - это дополнение к резюме, а не замена. Это означает, что не просто повторяется все, что упоминается в резюме.
Сопроводительное письмо имеет следующий формат:
Заголовок - Ввод контактной информации
Приветствие менеджера по найму
Вступительный абзац - Привлечь внимание читателя 2-3 главными достижениями.
Второй абзац - Объяснить, почему это идеальный кандидат на эту работу
Третий абзац - Объяснить, почему кандидат хорошо подходит для компании
Официальное завершение.
Разновидностей деловых писем много, но они все несут одну, очень точную характеристику – это, прежде всего переписка по определенному вопросу/делу, без которой невозможно было бы решить, или разобраться в различных вопросах деятельности современных организаций.
Составление и оформление деловых писем – неотъемлемая часть повседневной работы.
Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты (таблица 1) .

Таблица 1 – Реквизиты делового письма
Номер реквизита по ГОСТ 6.38-90 Наименование реквизита
1 государственный герб
2 логотип организации
4 код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
5 код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)
7 наименование организации
9 индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке
10 название вида документа
11 дата
13 ссылка на индекс и дату входящего документа
14 место составления или издания
15 гриф ограничения доступа к документу
16 адресат
19 заголовок к тексту
21 текст
22 отметка о наличии положения
23 подпись
26 печать
28 фамилия исполнителя и номер его телефона

Таким образом, независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).


1.2. Организация и технология работы с документами в суде

В современных условиях развития общества четкая организация документации является гарантией эффективности в любой сфере деятельности. Документы, составленные с ошибками, снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они были составлены; они ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. В конечном итоге документы с ошибками могут оказать негативное влияние, неверная и недостоверная информация, содержащаяся в них, может быть использована и нанести существенный вред юридическому или физическому лицу. В современных условиях документация в органах судов необходима для обеспечения не только соблюдения процессуальных норм, исполнения приговоров, постановлений, определений и решений суда, но и четкого, культурного обслуживания граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, а также другие функции суда. Рассмотрим технологию работы с документами на примере суда.
Входящая корреспонденция суда включает в себя: исковые заявления, административные исковые заявления, ходатайства, жалобы на решения об административных правонарушениях, представления, запросы, письма, сообщения, возражения, отзывы. Исходящая корреспонденция включает письма, электронные письма и копии решений суда. Внутренняя документация состоит из приказов, штатов судов, положений, положений о структурных подразделениях, коллегиальных органах, правил внутреннего трудового распорядка, инструкций; приказы, решения, годовые и полугодовые статистические отчеты о работе суда, протоколы, акты, справки, служебные записки, справки, объяснительные, журналы дел, описи дел, журналы, аттестационные листы, внутренняя опись, личные карточки, личные дела, график отпусков, трудовые книжки, приказы по личному составу.
Количественные данные свидетельствуют о том, что объем документации увеличивается с каждым годом (люди становятся более юридически грамотными, стремятся защитить свои права и свободы), а значит, увеличивается время приема, оформления, регистрации.
Технология работы с документами в суде включает следующие операции: прием и первичную обработку документов; распределение дел; регистрация; контроль над исполнением; оформление документов и отправка.
Прием и первичное оформление в суде включает в себя следующие операции. Начальник отдела судебного делопроизводства (а в случае его отсутствия - секретарь суда) вскрывает пакеты и проверяет соответствие присланных судебных дел и других описных материалов. Операция по распределению дел осуществляется следующим образом: документы, подлежащие распределению, передаются председателю суда. Для проведения данной операции вы также можете воспользоваться модулем «Распределение дел», который находится в государственной автоматизированной системе «Правосудие».