Анализ и совершенствование информационного обеспечения системы управления персоналом в организации

Любое предприятие, фирма или организация имеет свою собственную организационную структуру. Эта структура многомерна и может быть разделена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структуру управления производством, структуру персонала, маркетинговую, финансово - экономическую и информационную структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии, и именно их сочетание создает организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.
В принципе, любая система управления может быть представлена как информационная система с различными информационными потоками в виде документов, приказов, запросов, которые адресуются внутри организации, исходят или поступают из внешней среды [28, с. 128].
Информационная система финансового менеджмента-это процесс непрерывного целенаправленного отбора соответствующих информативных показателей, необходимых для анализа, планирования и подготовки эффективных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. Из-за их важности к информации предъявляются высокие требования:
- значимость, которая определяет, в какой степени задействованная информация влияет на финансовые результаты предприятия.
- полнота, характеризующая полноту комплекса показателей, необходимых для анализа, планирования и принятия оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности.
-достоверность, определяющая, насколько сформированная информация адекватно отражает реальное состояние и финансовые результаты деятельности предприятия, а также достоверно характеризует внешнюю среду.
-своевременность, характеризующая соответствие формируемой информации в нужном объеме и в нужное время.
- ревалентность (избирательность), определяющая достаточно высокую степень использования формируемой информации в процессе управления финансовой деятельностью предприятия.
- эффективность, то есть затраты на привлечение определенных информативных данных не должны превышать результатов, полученных в процессе их использования [11, с. 86].
Существует множество разработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, используемых при построении информационных систем.
Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая современные тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразно: использование интернет-технологий рассматривается.
IP - адрес должен быть создан таким образом, чтобы обеспечить доступ к удаленным пользователям. Естественно, что подключение к IP осуществляется строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к разрешенным сегментам IP. Запрещенным является конфиденциальный сегмент информации, к которому имеет доступ ограниченное число пользователей и только в пределах локальной сети компании, Пользователи внутри компании также имеют различия по доступу к информации. Вопросам безопасности следует уделять самое пристальное внимание.
Большая часть информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и на ее обработку и ввод в компьютер уходит очень много времени. Получается как бы двойная работа - все печатные издания формируются на компьютерной основе. После получения печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и вводятся в компьютер. Очевидно, что необходимо исключить лишнее звено в этой цепочке (электронная форма-печатное издание-электронная форма), поэтому, по возможности, вся поступающая информация должна поступать в электронном виде (хотя в некоторых случаях целесообразно дублировать ее на бумаге).
Информация может быть представлена в самых разных формах-цифровой (табличной), текстовой, аудиографической, видео, а также может иметь различные форматы. Возникает проблема быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, доступа и оперативного анализа такого многообразия информации [45, с. 159].
Очень важной задачей, которую нельзя недооценивать, является предоставление результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается зрительно, основной упор должен быть сделан на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы.
В рыночной экономике существует связь между информационной службой и службой маркетинга, которая способна взять на себя всю маркетинговую работу, включая планирование. Если компания небольшая, то все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека. Если компания крупная, то необходимо создать новое подразделение, структура которого должна быть ориентирована на реализацию трех основных функций:
- сбор, анализ и прогнозирование информации;
- формирование производственной программы'
- осуществление рекламы и маркетинга.
Это подразделение можно назвать службой маркетинга или информационно-аналитическим отделом.
Информационно-аналитическая служба является основным центром, где концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же самое верно и для внутренней информации, но с некоторыми оговорками. Большая часть внутренней информации поступает в него из других подразделений компании и в основном представлена в уже обработанном виде (стандартные формы статической отчетности), подготовленном для анализа. Таким образом, определены основные задачи, стоящие перед информационной службой:
- сбор, обработка и анализ внешней информации
- сбор, обработка и анализ внутренней информации,
- на основе проведенного анализа разработать соответствующие рекомендации и предложения.
- оперативное, полное, наглядное представление результатов анализа, соответствующих выводов и рекомендаций, - длительное
-срок хранения всей собранной информации для ее последующего использования в работе.
- решение нестандартных задач анализа деятельности компании [33, с. 150].
Разные исследователи предлагали разные способы классификации информационного обеспечения.
Поэтому с точки зрения взаимодействия предприятия (организации) с внешней средой вся информация (в основном документальная) обычно делится на входящую и исходящую. В зависимости от срока хранения различают постоянные, условно постоянные (иногда обновляемые) и переменные (регулярно изменяющиеся).
По роду деятельности: проектно-технологическая, бухгалтерская, учетно-отчетная, плановая, маркетинговая, кадровая, производственная.
В автоматизированных системах информационное обеспечение делится на машинное (в памяти компьютера) и немашинное [24, с. 22].
Эти классификации используются в различных сочетаниях при индексации различных документов: писем, приказов, инструкций и других документов, используемых предприятиями и организациями в своей практической деятельности.