Проектирование делового мероприятия "Конференция" с проткоольным обеспечением и сопровождением

Конференции, как и любые другие деловые мероприятия, - это тяжелая работа как для участников, так и для организаторов. Участникам конференций приходится обсуждать стоящие перед ними вопросы в условиях ограниченного времени и, при необходимости, принимать конструктивные и взвешенные решения. Поэтому задача организаторов мероприятия заключается в максимальном достижении целей, поставленных клиентом. Это довольно сложный процесс, требующий много сил и времени. Он включает в себя [7]:
 выбор помещения для проведения мероприятия;
 создание комфортной атмосферы, соответствующей формату и цели делового мероприятия;
 рассмотрение и продумывание ряда организационных моментов.
Организатор предлагает различные варианты организации конференции в соответствии с бюджетом и ожиданиями заказчиков, оказывает помощь в подборе необходимого конференц-зала, вариантов кофе-брейков и банкетного меню, обеспечивает разнообразную культурную программу для участников мероприятия.
Выполнение работ по организации конференции начинается после получения соответствующего запроса от заказчика. Основными требованиями к содержанию запроса являются указание даты начала и окончания конференции, количества участников и перечня необходимых услуг. На основании этой информации составляется предварительная смета конференции, а если бюджет не был определен заранее, то определяется бюджет. Однако, как правило, заказчик планирует бюджет на этапе принятия решения о проведении конференции. Поэтому сметы составляются в первую очередь на основе бюджета [12].
Во-первых, необходимо выбрать место проведения конференции, удобное для участников, исходя из требуемой расстановки столов и стульев (план рассадки). Место проведения конференции также должно быть пригодно для подключения оборудования и технических средств, необходимых для проведения конференции. Конкретное оборудование выбирается на основе функциональных требований, с учетом бюджета и пожеланий заказчиков. Также, исходя из бюджета, подбирается меню кофе-брейков, обедов и перечень всех остальных услуг, необходимых для организации и проведения конференции [12].
Для обеспечения участников конференции гостиничными номерами осуществляется предварительное бронирование. Выбор места проживания для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основе бюджета, если расходы на проживание оплачивает непосредственно заказчик. Если же участники конференции сами оплачивают свое проживание, то выбор жилья, как правило, осуществляется на основе предварительных заявок. Предлагаются отели от трех до пяти звезд, расположенные недалеко от места проведения конференции [12].
При необходимости оказания визовой поддержки иностранным участникам конференции от последних собирается необходимая информация и соответствующие документы направляются в загранучреждение Российской Федерации.
Заказ пассажирского транспорта для встречи и проводов участников конференции в аэропорту, а также для трансфера из гостиницы к месту проведения конференции (если конференция проводится вне гостиницы, в которой проживают участники) осуществляется на основании бюджета или, если бюджет не предусмотрен, при условии непосредственной оплаты услуги участниками конференции. Предлагаются все виды пассажирского транспорта (представительский, бизнес- и эконом-класс), микроавтобусы и автобусы.
Экскурсии, культурные программы и постконференционные туры для участников конгресса и их гостей могут быть организованы на основе бюджета заказчика или предложены в качестве опции непосредственно участникам конференции. В этом случае стоимость взимается с них и предоставляется полный комплекс экскурсионного обслуживания [12].
Все вышеперечисленные положения отражаются в договоре на организацию и проведение конференции. Этот договор является основным документом, на основании которого заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения мероприятия.