Технология организации службы документационного обеспечения управления

Существует три формы технологии организации службы документационного обеспечения управления:
-централизованная;
-децентрализованная;
-смешанная .
При централизованной форме документооборота вся техническая работа, связанная с обработкой документов, сосредоточена в одном структурном подразделении (службе документооборота), а творческая работа, связанная с документами, осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованного делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных для всех документов, поступающих в организацию и создаваемых в ней, что повышает оперативность поиска документов и, соответственно, оптимизирует справочную работу по ним. Если организация представляет собой линейную, функциональную организационную структуру, следует использовать централизованное управление документами.
Децентрализованная организационная форма управления документами означает, что каждый входящий в нее отдел имеет собственную независимую службу управления документами. Ее следует использовать в случае разделенной организационной структуры или когда структурные подразделения организации разделены географически.
Смешанная организационная форма административного управления предусматривает, что часть административных задач (прием, регистрация, ведение и размножение документов) выполняют службы ДОУ, а другие задачи (создание и оформление документов, их систематизация, формирование и хранение дел) - структурные подчиненные подразделения. Следует отметить, что в случае смешанных административных структур одни и те же технические задачи, например, регистрация входящих и исходящих документов, могут выполняться как службами ДОУ, так и структурными подразделениями, в зависимости от категории документа.
В настоящее время не существует нормативных или руководящих документов, которыми можно было бы руководствоваться при выборе названия службы ДОУ и ее структуры, поэтому организации могут самостоятельно принимать решения по этим вопросам . Тем не менее, необходимо принять во внимание несколько факторов:
-деятельность организации и ее организационная структура (количество подразделений, количество управленческого персонала, общее количество сотрудников);
-документооборот организации;
-наличие суборганизаций (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер их взаимоотношений с центральным органом управления.
На практике для обозначения отделов управления делами используются различные названия, например, отдел управления делами, отдел коллегии, общий отдел, отдел управления делами, отдел коммуникаций, служба управления делами, служба управления документами, отдел управления документами, отдел документооборота и т.д.
Как правило, управление делами - это отдел с внутренней структурой. В состав управления делами входят группы, отделы, отделения и другие структурные подразделения, обеспечивающие учет и регистрацию документов, управление исполнением документов, работу с коллегиальными документами, изготовление документов, копирование и размножение документов, а также такие подразделения, как секретариат, депозитарий документов и отдел совершенствования управления делами. Подразделения управления делами создаются в крупных организациях с подведомственной структурой: федеральных органах управления (министерствах, службах, агентствах), крупных акционерных обществах и т. д. Помимо чисто административных функций, подразделения по управлению делами оказывают организационную и методическую поддержку управлению делами в подчиненных структурах.
Остальные приведенные названия - канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия - это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Его легко использовать, потому что это одно слово, но у многих оно ассоциируется с "канцелярской рутиной" и "административной волокитой", то есть с негативными аспектами офисной работы. Название "общий сектор" многим незнакомо. Это связано с тем, что хотя слово "общий" может означать что угодно, говорим о работе с документами, которую часто называют "общей офисной работой". В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Учитывая вышесказанное, при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдавать таким названиям, «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.
На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности: служба ДОУ может включать в себя канцелярию, экспедицию, административную группу (бюро, отдел), группу корреспонденции (бюро жалоб, прокуратура), машинописное бюро, копировально-множительное бюро и архив .
На средних предприятиях функции службы DMS выполняют отдельные специалисты по каждому направлению деятельности.
На малых предприятиях служба состоит из двух-трех человек.
Во многих организациях служба не является отдельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это совершенно самостоятельный вид деятельности, не имеющий ничего общего с хозяйственным обеспечением или бухгалтерией: поскольку служба ДОУ фактически управляет документами и документооборотом в организации, то даже при небольшом штате (допустимо два-три человека) руководитель организации контролирует вопросы информации и документов или независимая подчиненная организация, непосредственно подчиненная одному из заместителей руководителя организации. Принципиально важно и то, что служба ДОУ работает непосредственно с руководством, решая вопросы рассмотрения документов, управляя их исполнением, выполняя задания по реферированию документов по указанию руководства и выполняя другие указания руководства.
Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда.
Эта задача возлагается на отдел труда и заработной платы или экономический отдел, но при необходимости такие расчеты могут выполняться и сотрудниками ДОУ. Упомянутые выше правила трудового распорядка содержат методические указания по применению этих документов на практике.
Важной задачей в организации службы ДОУ является подготовка правил работы служб ДОУ и должностных инструкций сотрудников. Эта работа выполняется руководителем ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов; правила о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников представляют собой комплект организационно-правовых документов, подготовка которых завершает организационный этап создания этой службы.
Положения о подотделах являются документами, определяющими организационно-правовое положение отделов в структуре учреждения.
Национальная система документационного обеспечения управления содержит примерные правила работы службы ДОУ, но применять их на практике теперь можно только с учетом изменений, внесенных в систему управления и отраженных в современном законодательстве .