Контроль исполнения документов при традиционном делопроизводстве и в системе электронного документооборота

Несмотря на весьма скромные позиции автоматизированного управления исполнением документов, отведенные данной функции в ГСДОУ, компьютерные технологии в данной отрасли активно внедрялись уже в середине 1970-х годов. В нашей стране управление исполнением стало первой автоматизированной функцией документооборота. Это было связано с тем, что организация управления исполнением в условиях внедрения традиционных технологий была очень трудоемкой и не всегда эффективной: на исполнении находились не все документы, а только самые важные, а для текущего управления требовался большой административный штат [11].
С середины 1970-х гг. начинается повсеместное внедрение автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД, АКИД). Первоначально рекомендовалось внедрять АСКИД в организациях с объемом документооборота 100 тыс. и более в год, затем в организациях с объемом контролируемых документов более 1 тыс. Но на практике различные варианты АСКИД внедряли у себя (за малым исключением) все предприятия и учреждения, имеющие вычислительные центры. Различные варианты АСКИД разрабатывали разные министерства и ведомства, отдельные крупные предприятия. Удачным был опыт автоматизации делопроизводства, в частности контроля исполнения, в Минприборе СССР, Минэнерго СССР, объединении «Светлана» (Москва), ПО «Уралмаш», СНИТИ, ЦНИИМ (Свердловск), других научно-исследовательских институтах, научно-производственных объединениях [11].
Основной целью внедрения АСКИД являлось обеспечение предупредительного контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники (больших ЭВМ). При некотором различии любая АСКИД была рассчитана на решение следующих задач: информирование исполнителей и руководителей различного уровня о документах, срок исполнения которых истекает, и о документах с истекшим сроком исполнения (просроченных поручениях); информирование руководителей о ходе исполнения документов, об исполнении определенных групп документов, о состоянии исполнительской дисциплины. Задачи решались в двух режимах: предупредительном – до истечения сроков исполнения и контрольном – после истечения сроков исполнения. Решение первой задачи было очень важным, так как должно было обеспечивать руководство организации информацией о поручениях, исполнение которых находилось под угрозой срыва. Традиционная «бумажная» технология контроля, за редким исключением, предполагала информирование о срыве сроков исполнения постфактум.
В утвержденную в 1979 г. Унифицированную систему организационно-распорядительной документации была включена подсистема унифицированных форм документов, обеспечивающих функционирование автоматизированного контроля документов АКИД. Подсистема включала инструкцию по применению подсистемы, форму регистрационноконтрольной карточки, типовой формуляр выходного документа, который мог трансформироваться вычислительным центром в различные перечни, справки-напоминания исполнителям, ведомости контроля для руководителей, справки о состоянии исполнительской дисциплины и т. п. документы. Контрольно-инспекторская служба (КИС) в органах власти и управления могла входить в состав службы ДОУ или быть самостоятельным подразделением (например, инспекция при министре, группа контроля, иное контролирующее подразделение). В большинстве организаций КИС не создавалась, а функции контроля исполнения поручались делопроизводственной службе или секретариату. Далее автор обозначает термином «КИС» сотрудника или сотрудников, осуществляющих контроль исполнения, независимо от фактического названия структурного подразделения. АКИД (с некоторыми локальными нюансами) функционировала следующим образом. Сотрудник, осуществляющий предварительное рассмотрение документов, выявлял документы, подлежащие контролю. Предварительное рассмотрение документов поручалось высококвалифицированному специалисту, хорошо знающему структуру организации и функции структурных звеньев, как правило, референту или помощнику руководителя, руководителю делопроизводственной службы. Делопроизводственная служба регистрировала документы, заполняя РКК. На документы, содержащие несколько поручений, заполнялось соответствующее число РКК. Каждая РКК стала заполняться только в одном экземпляре, поскольку с появлением справок-напоминаний отпала необходимость направлять копии РКК исполнителям, хотя некоторые организации долго сохраняли малооправданную практику направления копии РКК исполнителям вместе с контролируемым документом. КИС кодировала информацию о контролируемых документах с помощью специальных справочников-классификаторов, разработанных совместно с сотрудниками информационно-вычислительного центра (ИВЦ) [11].
Перевод контроля исполнения документов на электронные технологии позволил значительно снизить трудоемкость административных задач. В результате не только расширился круг документов, подлежащих контролю, но и появилась возможность сделать контроль по-настоящему превентивным. В этот период сформировался один из основных критериев исполнения документов. Ранее снять документ (приказ) с контроля могло только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. Теперь эта задача была упрощена: документ мог быть снят с контроля контрольно-инспекционной службой только после того, как ответственное лицо подпишет документ, созданный для исполнения поручения. Подписать документ может только руководитель, поставивший приказ на контроль. Во избежание сомнений, если документ, подготовленный для исполнения поручения, представляется на подпись руководителю, он должен сопровождаться контрольным документом. Таким образом, подпись руководителя на документе, подготовленном в порядке исполнения поручения, является доказательством исполнения и основанием для снятия документа с дальнейшего контроля. Это избавило сотрудников КИС от необходимости повторно обращаться к руководителю по поводу исполнения каждого документа, повышает ответственность исполнителя и акцентирует внимание руководителя только на тех поручениях, которые не исполняются в запланированные сроки [11].
В этот период окончательно сформировалось понятие исполнительской дисциплины. Под ней понимается четкое и своевременное исполнение сотрудниками документов, приказов и распоряжений, а также выполнение письменных и устных указаний руководства. Были также предприняты попытки количественной оценки этого показателя с помощью специального коэффициента.
В конце 1990-х годов переход от больших ЭВМ к персональным ПК повысил удобство систем управления документами и контроля за их исполнением. Изначально для решения этой задачи были разработаны однопользовательские программные продукты, которые устанавливались на персональные компьютеры сотрудников или службы делопроизводства. Основой такой системы является электронная регистрационная карта (ЭРК), представляющая собой электронный аналог традиционной бумажной РКК. Комплект электронных карточек составлял единую электронную базу административных документов и приказов. Эта база позволяла сотрудникам КИС реализовывать различные поисковые запросы и выдавать напоминания исполнителям, различные контрольные карты и уведомления о ходе исполнения тех или иных документов. Эти документы выводились в виде изображений на монитор компьютера.
Однако, поскольку система была однопользовательской, электронные документы приходилось распечатывать на принтере, рассылать исполнителям и уведомлять руководителей различных рангов. Тем не менее, усилия, затрачиваемые на выполнение административных задач, и время, необходимое для связи с исполнителями и руководителями, сократились на порядок. Появилась возможность ежедневно печатать и рассылать напоминания в структурные подразделения, а также предоставлять по запросу руководителей контрольные карты и отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.