Организация первичного учёта на предприятии и пути его совершенствования

Актуальность темы. Организация первичного учета является одной из важнейших задач в современной организации. Эта тема становится все более актуальной в условиях стремительного развития бизнеса и постоянного изменения экономической ситуации. Первичный учет позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, контролировать финансовые потоки и принимать обоснованные управленческие решения.
В современном мире любая организация, будь то малый бизнес или крупная корпорация, сталкивается с необходимостью ведения первичного учета. Это связано с рядом причин. Во-первых, ведение первичного учета является одним из обязательных условий для соблюдения законодательства. Каждый предприниматель обязан вести учет своей деятельности, отчитываться перед налоговыми органами и предоставлять отчеты о финансовом состоянии компании.
Во-вторых, первичный учет позволяет контролировать финансовые потоки в организации. Благодаря систематическому учету всех поступлений и расходов, предприятие имеет возможность анализировать состояние своих финансов и принимать эффективные управленческие решения. Также первичный учет позволяет отслеживать задолженности поставщикам и клиентам, контролировать движение товарно-материальных ценностей и налоговое учет.
В-третьих, организация первичного учета способствует оптимизации деятельности организации. Анализ финансовой информации, полученной в результате ведения первичного учета, позволяет выявить факторы, негативно влияющие на прибыльность предприятия, и принять меры по их устранению. Например, исследуя данные первичного учета, компания может определить неперспективные виды деятельности или неэффективные расходы и перераспределить ресурсы в более прибыльные направления.
Таким образом, актуальность темы организации первичного учета в организации неоспорима. Он является неотъемлемой частью деятельности любого предприятия и способствует его устойчивому развитию и успеху на рынке. Без правильно организованного первичного учета невозможно эффективное функционирование предприятия и принятие обоснованных управленческих решений. Поэтому вопросы организации первичного учета должны занимать важное место в повседневной работе организаций, и подготовка к ним долгосрочной стратегии и инвестиций является целесообразной и необходимой.
Цель данной работы – исследовать организацию первичного учёта на предприятии и пути его совершенствования.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
-рассмотреть понятие, цель и элементы первичного учета на предприятии;
-изучить оформление и хранение первичных документов;
-дать организационно-экономическую характеристику ООО «Союз-Игрушка»;
-выполнить анализ первичного учета в ООО «Союз-Игрушка»;
-предложить мероприятия по совершенствованию эффективности первичного учета;
-разобрать автоматизацию первичного учета.
Объектом исследования в работе является ООО «Союз-Игрушка».
Предметом исследования являются первичные документы на этих участках, их значение и движение.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы, а также приложений.





1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1. Понятие, цель и элементы первичного учета на предприятии

Бухгалтерский учет является основой развития и процветания любой организации, независимо от ее формы собственности и структуры. Его основная цель заключается в предоставлении организации информации для принятия важных решений. Для ведения бухгалтерского учета необходимы первичные учетные документы, которые служат гарантией достоверности бухгалтерских данных [14].
Согласно законодательству в области бухгалтерского учета, все процессы и операции должны отражаться в первичных документах. Такие документы содержат информацию о совершенных хозяйственных операциях и имеют юридическую силу, не требуя последующей детализации.
Первичный учет считается начальной стадией формирования и восприятия процесса регистрации хозяйственных операций. Он позволяет осуществлять непрерывное наблюдение за хозяйственными процессами в организации. Велика значимость первичного учета и его рассмотрение с различных сторон [5].
Практическое значение первичных документов заключается в правильной и своевременной регистрации всех распорядительных и исполнительных действий руководства и сотрудников. Например, в документах отражается получение материальных ценностей от поставщика, выплата наличных денег из кассы, перечисление денежных средств с расчётных счетов и другие операции.
Юридическая значимость первичной документации заключается в обосновании показателей бухгалтерского учета и ответственности исполнителей за совершенные хозяйственные операции.
Экономическое значение документов заключается в укреплении хозяйственного расчета предприятия, работающего на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. По данным, представленным в первичных учетных документах, определяются такие показатели, как производительность труда, фондоотдача, фондоемкость, материалоотдача и другие, которые характеризуют экономическую эффективность организации [20].
Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они являются источником контрольных данных для проведения внутреннего и внешнего аудита, а также для осуществления экономического анализа работы предприятия. Анализируя данные первичных документов, можно выявить резервы улучшения имущественного и финансового состояния предприятия и разработать меры по оптимизации его функционирования.
Организационно-управленческое значение первичного учета проявляется на уровне взаимодействия всех уровней управления и достижения запланированных показателей. Основываясь на первичном учете, можно определить финансовое состояние организации, провести прогнозирование и планирование ее деятельности.
Первичные документы признаются документами, имеющими юридическую силу, и используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом в случае возникновения споров и разногласий между предприятиями или физическими и юридическими лицами [17].
Правильная организация документооборота является одним из условий правильной постановки бухгалтерского учета на предприятии. Первичная документация используется при формировании регистров синтетического и аналитического учета, и достоверность таких документов определяет состояние бухгалтерского учета и предприятия в целом.
Первичный учётный документ должен содержать перечень обязательных реквизитов согласно закона о бухгалтерском учете. Такие реквизиты включают наименование документа, дату его составления, наименование экономического субъекта, факт хозяйственной операции с указанием единиц измерения, должность лица, совершившего операцию, и подписи ответственных лиц.
Первичные документы должны составляться во время проведения финансово-хозяйственной операции или сразу после нее.
Организация может значительно улучшить способы ведения первичного учета, чтобы достичь большей эффективности и оптимизации бизнес-процессов. Для этого рекомендуется внедрить единую систему документации в автоматизированном виде, чтобы ускорить передачу информации между различными отделами. Также важно упростить и сократить количество различных форм документов, что повлечет за собой снижение затрат и универсальность использования документации [3].
Разработка собственных первичных документов на основе унифицированных форм также будет являться одним из способов для совершенствования процесса учета. От надежности и ясности информации, представленной в первичных документах, зависит скорость и качество принятия решений. Поэтому каждая организация должна уделить особое внимание этому вопросу, поскольку это имеет прямое отношение к положительным экономическим результатам и увеличению прибыли.
Соблюдение требований к оформлению хозяйственных операций, строгий порядок документооборота, а также индивидуальная ответственность каждого сотрудника за составление и использование первичных документов, а также соблюдение графика прохождения документов способствуют достоверности бухгалтерских данных. Это непосредственно влияет на прибыль предприятия, сохранность его имущества и определяет эффективность управленческой деятельности [12].
Исследование структуры предприятия рекомендуется начать с анализа процесса сбора и регистрации оперативных фактов, который является ключевым элементом первичного учета.
Под сбором и регистрацией оперативных фактов понимается организованный комплекс методов и приемов, позволяющий получить, измерить и первоначально записать информацию о хозяйственных операциях и других событиях, связанных с деятельностью предприятия.
Необходимость исследования процесса сбора и регистрации оперативных фактов была отмечена Кирьяновой З.В. в своей работе, где подробно описываются основные этапы формирования данных первичного учета, а также используемые способы и технические средства сбора и регистрации оперативных данных. Например, на участках учета сырья, материалов и полуфабрикатов используются весы разных типов, мерная тара и специальные транспортные поддоны [19].
Ведение учета труда осуществляется с помощью часов и различных измерительных устройств с датчиками, позволяющих накапливать данные измерений.
При учете производственных ресурсов применяются различные автоматизированные системы учета, такие как системы учета энергоресурсов (подача пара, топлива, электроэнергии и т.д.).
В процессе учета производства используются разнообразные регистрирующие устройства, позволяющие фиксировать, накапливать и передавать данные о работе конкретных оборудования, линий и т.п. за определенный период времени.
Наиболее эффективным способом организации сбора и регистрации информации является использование различных средств регистрации, передачи и хранения данных. Однако из-за различных причин (финансовые ограничения, небольшие размеры предприятия, недостаточное понимание руководством необходимости внедрения современных средств сбора и регистрации информации и т.д.) не все предприятия обладают такими эффективными методами сбора и регистрации оперативных фактов [9].
На многих предприятиях до сих пор используются ручные или полумеханизированные методы сбора и регистрации первичной информации.
Очень важно, какие технические средства применяются при сборе и регистрации оперативных фактов на различных этапах учетного процесса. Правильный выбор позволяет определить:
1. Точность сбора и регистрации оперативных фактов;
2. Скорость сбора (записи, регистрации) и оперативность предоставления первичной информации о хозяйственных операциях и других событиях предприятия;
3. Предположить, будет ли в дальнейшем первичная информация собираться и регистрироваться с той же точностью и оперативностью на данном участке учета или этапе учетного процесса [7].
Следующим аспектом, который следует проанализировать в системе организации первичного учета, является среда функционирования СОПУ.
Под средой функционирования СОПУ понимается совокупность внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию первичного учета.
Среда является сложной системой, включающей в себя естественные и искусственные, экономические, политические и юридические факторы и т.д.
Один из способов анализа среды и ее влияния на функционирование системы - это разделение всех факторов среды на две группы: прямое и косвенное воздействие. К внешним факторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы, технологии, требования законодательства и др., а к внутренним - организационную структуру, взаимодействие с персоналом, техническое оснащение и т.д.
Следующим важным элементом СОПУ является массив первичной учетной документации. Документирование информации является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы и проводится согласно установленным государственными органами процедурам в области делопроизводства, стандартизации документов и их хранения, а также с учетом требований безопасности Российской Федерации.
Таким образом, первичные учетные документы в бухгалтерском учете играют основную роль в отслеживании, измерении и регистрации хозяйственной деятельности предприятия. Каждая хозяйственная операция, происходящая в организации, должна быть оформлена соответствующим первичным документом. Именно на основе информации, содержащейся в этих документах, возникает возможность выполнить основные требования к бухгалтерскому учету, такие как полнота формирования учетных данных, их достоверность и своевременность.

1.2. Оформление и хранение первичных документов

Статья 9, пункт 2 Федерального закона № 402 указывает на необходимость правильного заполнения первичных документов бухгалтерского учета. Такие документы должны содержать определенные реквизиты, и без них они будут считаться недействительными с юридической точки зрения. Чтобы документ считался правильно заполненным, необходимо указать следующую информацию:
- Название и тип документа;
- Дату его создания;
- Наименование предприятия или ИП/ООО;
- Содержание бланка (его формулировку);
- Показатели в натуральном и финансовом эквиваленте;
- Данные лица, ответственного за процесс;