Системы обработки, хранения и поиска информации в организации

ВВЕДЕНИЕ

Значение новых информационных технологий в документационном обеспечении управления для предприятия обусловлены тем, что успешность организации зависит от эффективности и скорости информационного обмена как внутри организации, так и во внешней среде. Сюда же относится оперативность разработки документов и надежность информации и системы ее обеспечения.
Использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления дает возможность комплексного применения современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, редактирование текстов, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, подготовка и принятие решения и др.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Внедрение новых информационных технологий в документационном обеспечении управления на предприятии ведет к совершенствованию стиля и методов управления, перераспределению функций персонала, повышению производительности труда.
При этом следует учитывать и недостатки, такие как: отрицательное воздействие электронной техники на организм человека, уменьшение личных контактов между сотрудниками и повышение квалификационных требований к персоналу, что ведет к сопротивлению изменениям среди персонала.
Таким образом, значение новых информационных технологий в документационном обеспечении управления для организации несомненно и несет множество положительных моментов. Однако, следует учитывать и недостатки.
Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных.
Были взяты данные по документообороту за последние три года.
Информационно-аналитическую базу исследования составили работы следующих авторов: Старыгин А.В., Старыгина Е.В., Топаз А.И., Царева А.А., Чемоданова О.Н., Гриб Г.Ю., Чесалов Л.Е., Митракова О.В., Шайтура С.В., Шишкин Р.Н., Энговатова О., Юсупова Э.Р., Якименко А.С., Коровина М.А., Яроцкая Л.В., Ярыгин И.А.
Были исследованы и электронные источники. Например, по мнению Путькиной Л.В. электронный офис – это система для интеграции подсистем предприятия с целью повышения удобства работы и оптимального взаимоотношения между персоналом и структурными подразделениями предприятия.
На сегодняшний день различная информация, используемая в управлении и документах, фиксируется на различных носителях. Для выявления природы этих носителей, их истории и особенностей, необходимо изучить древнейшие природные носители информации.
Отсутствие должного внимания к проблемам определения носителей информации создает реальные проблемы в сфере управления. Так, до сих пор существует проблема в определении электронного документа, а также информации, зафиксированной на иных носителях. В связи с этим появляется необходимость изучения свойств и особенностей носителей документной информации.
Данную тему исследовали различные авторы: Айвазов А.Л., Дзюба В.В., Горюткина А.А., Лактионова Н.В., Беляева Е.А., Мартынович Е.Ф., Дресвянский В.П., Войтович А.П., Багаев С.Н., Жабина Т.А., Двоеносова Г.А., Булгакова И.Ю., Ерохин В.Н., Сотникова Я.Ю., Шмыглева А.В., Ворушина А.П., Паршукова А.С., Лукьянченко О.Г.
Несмотря на обилие проведенных исследований, тема не была объектом изучения специальной литературы, т.е. не были обнаружены интегрирующие работы, которые бы объединяли всю информацию по этой теме и делали общий вывод.
Цель – определить системы обработки, хранения и поиска информации в организации. Задачи:
 определить понятие и сущность информации;
 определить значение информации в управлении организацией;
 изучить регламентацию процессов обработки, хранения и поиска информации в организации;
 изучить информационную составляющая документа;
 описать классификацию носителей информации в организации;
 определить понятие и сущность информационных технологий в документационном обеспечении;
 изучить наполняемость информационных технологий в документационном обеспечении.
Объект – информация в организации. Предмет системы обработки, хранения и поиска информации в организации.
В исследовании использовались следующие методы: системный; структурный; функциональный; информационный; аксиоматический; выборочный; методы синтеза и анализа.
Теоретическая значимость заключается в составлении классификации новых информационных технологий в документационном обеспечении управления.
Практическое значение исследования состоит в разработке проектно-практических рекомендаций, направленных на совершенствование использования новых информационных технологий в документационном обеспечении управления.
Источниковая база исследования: 610.12-1990 - IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств», ISO/IEC 12207:2008 «System and software engineering – Software life cycle processes». ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.
К методам исследования относятся: системный; структурный; функциональный; информационный; аксиоматический; выборочный; методы синтеза и анализа.
Теоретической и методической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых в сфере экономики, управления и обеспечения организации, результаты научных исследований Института экономики РАН и других научных учреждений.
Информационную базу работы составили нормативно-правовые документы федерального и регионального уровня, информационные материалы Министерства регионального развития РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства транспорта РФ, Министерства экономического развития РФ, информационные ресурсы глобальной сети Internet, материалы сборников научных статей в периодических изданиях, монографические исследования отечественных и зарубежных ученых.
При проведении исследования была использована система общенаучных методов диалектического познания, системного анализа. При решении конкретных задач использовались элементы теории управления, абстрактно-логический и экономико-статические методы.
 
ГЛАВА 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1.1. Понятие и сущность информации

Как известно, сегодня общество становится все более информационным. Свидетельствами этого является (рис. 1):
 перманентное расширение информационных потоков;
 рост качественного разнообразия информации;
 появление новых способов передачи информации;
 появление новых способов организации информации.


Рисунок 1 - Характеристики информационного общества

Кроме того (рис. 2):
 увеличивается роль информации в деятельности компаний [1];
 создаются информационные отделы в составе организаций;
 появляются внутриформационные сети.


Рисунок 2 - Тенденции информационного общества

Последние призваны качественно повысить координацию деятельности подразделений, филиалов и т. д.
Распространение компьютеров, связных между собой сетью Интернет и локальными сетями, дает людям новые возможности, такие как (рис. 3):
 мгновенное получение информации;
 использование информационных технологий в ведении бизнеса;
 изменение подходов к оценке информации в областях политики и экономики.


Рисунок 3 - Возможности информационного общества


Все это является свидетельством того, что роль информации в экономике повышается [2].
Значение термина «информация» различается в зависимости от сферы ее применения.
В общем виде слово информация происходит от латинского «in- formatio», что означает изложение, разъяснение.
В области философии существует следующее определение информации (рис. 4):