Курсовая работа по Документоведение на тему Анализ документов и разработка элементов их формирования, синтез документов по заданной тематике

Введение
Целью данного курсового проекта является получение навыков нахождения ошибок в оформлении реквизитов и освоение правильного исполнения документов.
Необходимость правильного оформления документов в соответствии с действующими нормативами, заключается в следующих факторах:
 Реквизиты влияют на юридическую силу документа.
 Документ является носителем информации.
 Для оперативного исполнения документа и последующего его использования.
 Для более удобного составления документа, сокращения затрат труда и средств.
Объектом исследования данной темы, являются документы муниципального бюджетного учреждения, центра предоставления государственных и муниципальных услуг, далее МБУ «МФЦ».
Предметом исследования данной темы, послужили правила оформления документов согласно ГОСТу Р.6.30 -2003.
Задачи проекта:
 Анализ документов и их синтез.
 Разработка бланков.
 Разработка управленческих документов в соответствии с кейсами.
Курсовой проект состоит из следующих восьми разделов: введение, анализ, исправление документов (исправленные документы учреждения находятся в приложениях Б, Г, Е), разработка бланков центра предоставления государственных и муниципальных услуг, далее МБУ «МФЦ» в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003. Так же, разработка документов в соответствии с кейсами, анализ языковых особенностей составленных документов, заключение, список литературы, приложения.

1. Анализ документов и их синтез
Для анализа были выбраны следующие документы учреждения МБУ «МФЦ»:
1. Приказ «О создании комиссии по списанию основных средств и материальных запасов».
2. Акт приёма – передачи дел.
3. План проведения администрации Сердобского района технической учёбы со специалистами МФЦ на 2016 год.
Документ № 1: Приказ «О создании комиссии по списанию основных средств и материальных запасов».
В данном документе присутствует как угловое, так и продольное расположение реквизитов. Документ должен содержать один из двух способов расположения, но не совокупность. Помимо прочего, были найдены следующие ошибки:
1. Неверное расположение 10 реквизита (наименование вида документа). Он располагается на местах 16 (гриф утверждения), 19 (отметка о контроле) реквизитов в верхнем правом углу документа. По правилам ГОСТ Р 6.30 – 2003, реквизит должен быть размещён в середине левого угла документа, на одной линии с 08 (наименование организации), 09 (справочные данные организации). Оформление реквизита 10 (наименование вида документа) является правильным, наименование вида документа написано заглавными буквами, без точки в конце.
2. Неправильное расположение 11 (дата документа) реквизита. Данный реквизит, расположен в верхнем левом углу документа. Он занимает собой места 08 (наименование организации), 09 (справочные данные), 10 (наименование вида документа) реквизитов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, 11 реквизит должен находиться у границы левого поля.
Существует два способа оформления данного реквизита:
 Цифровой.
 Словесно цифровой.
В документе, реквизит оформлен правильно, цифровым способом. Арабскими цифрами, в последовательности: день, месяц, год.
3. Расположение реквизита 12 (регистрационный номер документа) не верно. Он расположен в верхнем правом углу и занимает собой место 15 (адресат) реквизита. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 12 реквизит должен располагаться на одном уровне с 11 (дата документа) реквизитом. Может включать в себя индекс дела, информацией о корреспонденте и исполнителях. Следуя ГОСТ Р 6.30 – 2003, необходимо оформить реквизит 12 (регистрационный номер документа) следующим образом:
ПРИКАЗ
30.12.2016 № 39

4. Реквизит 14 (место составления или издания документа) не верно, располагается, он находится в верхнем правом углу и занимает места 16 (гриф утверждения документа) и 19 (отметка о контроле) реквизита. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, 14 реквизит должен располагаться на середине левого поля и быть помещённым под 11 (дата документа) и 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) реквизитами.
5. Неверно расположен реквизит 08 (наименование организации). Реквизит в документе расположен в верхнем левом углу и занимает места 01 (Государственный герб российской Федерации), 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак). Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003, реквизит должен располагаться в верхнем левом углу с такими реквизитами как 09 (справочные данные об организации) и 10 (наименование вида документа). Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах.
6. Реквизит 09 (справочные данные об организации) расположен не верно, находится он на середине левого угла документа и занимает собой места 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа), 14 (место составления или издания документа) и 18 (заголовок к тексту). Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003, в верхнем левом углу документа и быть на одном уровне с 08 (наименование организации) и 10 (наименование вида документа) реквизитами. Следуя рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003, необходимо оформить реквизит 09 (справочные данные об организации) следующим образом:
ул. Гагарина, д. 16, г. Сердобск, Пензенская обл. 442895
Т/факс: 8 (84167) 2 – 21 – 26, 2 – 01 – 87. E-mail: serd@mfcinfo.ru

7. Реквизит 05 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица) и 06 (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) расположен не верно. Они находится в нижнем левом углу и занимает собой место реквизита 20 (текст документа). Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003, реквизиты должны находиться в верхнем левом углу и быть на одном уровне с реквизитами 04 (код организации), 07 (код формы документа).
Следуя рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003, необходимо оформить реквизит 05 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица) следующим образом:
ОГРН 1105805000894, ИНН/КПП 5805011004/580501001

8. Неверно расположен реквизит 18 (заголовок к тексту). В документе, он располагается на середине всего документа и занимает собой место 17 (резолюция) реквизита. По правилам ГОСТ Р 6.30 – 2003, он должен находиться в нижнем левом углу, под реквизитами 11 (дата документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) и 14 (место составления или издания документа). Сам заголовок к тексту, имеет именительный падеж и в конце не должны ставиться скобочки и точка. Следуя рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003, необходимо оформить реквизит 18 (заголовок к тексту) следующим образом:
О создании комиссии по списанию основных средств и материальных запасов
9. Реквизит 20 (текст документа) оформлен не верно. Данный реквизит, расположен на середине всего документа и занимает собой места 21 (отметка о наличии приложения), 22 (подпись) и 25 (оттиск печати) реквизитов. Так же неверно само оформление текста, интервал одинарный, выровнен по левому краю, не имеет красных строк. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003, интервал должен быть 1,5 – полуторным, выровненным по ширине и иметь красные строки (Отступ – 1,25 см).
10. В данном документе, отсутствует реквизит 22 (подпись). На его месте располагается 24 (визы согласования). Реквизит 22 (подпись), должен находиться на середине левого угла, на одном уровне с 21 (отметка о наличии приложения) и 25 (оттиск печати). Следуя рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003, необходимо оформить реквизит 22 (подпись) следующим образом:

Юрисконсульт Личная подпись С.С. Цуленкова

Вывод:
Помимо не правильного оформления, способа расположения реквизитов. В данном документе, нарушены требования к полям документа. Согласно рекомендациям, ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм- нижнее. А лист данного документа имеет следующие поля: 13 мм – левое; 16 мм – правое; 16 мм – верхнее; 14 мм – нижнее.


Рисунок 1. Приказ «О создании комиссии по списанию основных средств и материальных запасов»
Исправленный вариант

Муниципальное бюджетное учреждение
Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
(МБУ «МФЦ»)
ПРИКАЗ
30.12.2016 №39
г. Сердобск
О создании комиссии по списанию основных средств и материальных запасов
В целях упорядочения списания основных средств и материальных запасов МБУ «МФЦ» Сердобского района
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую комиссию по списанию основных средств и материальных запасов МБУ «МФЦ Сердобского района» в составе:
Председатель комиссии:
Цуленкова Светлана Сергеевна.
Члены комиссии:
Бурлакова Ольга Валерьевна;
Батурина Наталья Ивановна;