Особенности работы с входящими документами в организации

В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе - документооборот.
Деятельность государственного учреждения, как и любой организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Поэтому актуальность настоящей работы определяется следующим образом. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание .
Актуальностью исследования является то, что правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Степень изученности темы. Несмотря на то, что данный вопрос достаточно полно исследован в научных трудах многих авторов, в реальных отношениях часто возникает множество вопросов, требующих более детальной проработки. Также следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.
Объект исследования – входящие документы.
Предмет исследования – технология работы с входящими документами.
Базой исследования послужила МБОУ СОШ № 54 г. Перми.
Цель исследования – анализ организации работы с входящей документацией на примере государственной организации.
Задачи исследования:
1. изучить документооборот, как узловое звено системы документационного обеспечения управления;
2. рассмотреть жизненный цикл входящего документа;
3. провести анализ документооборота примере МБОУ СОШ №54;
4. исследовать характеристику действующей системы документооборота и предложить процесс ее совершенствования.
Теоретической основой настоящей работы являются труды специалистов в области документоведения, таких как Андреево й В.И., Андреевой В.В., Басакова М.И., Ватолиной М.В., Барановского В.П., Кирсановой М.В., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Ларина М.В., Санкино Л.В., Вяловой Л.М., Шатиной Н.В. и др.
При написании работы были использованы такие методы исследования как: анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования.
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
1.1 Особенности организации документооборота в образовательном учреждении
Организация документооборота в образовательном учреждении является важным фактором для успешной работы с документами. Основополагающим в организации делопроизводства является документооборот. Он определяет не только этапы, но и скорость движения документов .
С точки зрения делопроизводства, документооборот является одной из функций коммуникации, которая должна быть согласована с общими целями организации, которые включают в себя информационную составляющую деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных данных.