Распорядительные документы. Требования, предъявляемые к оформлению распорядительных документов (1 глава)

Система управления пронизана разнонаправленными информационными потоками. Информация необходима руководству для принятия решений в ходе планирования, организации, мотивации и контроля. Управленческие решения должны быть доведены до исполнителя, а итоги исполнения доступны для контроля и анализа. Управление и его документационное обеспечение взаимосвязанные направления деятельности участников управленческого процесса.
Документационное обеспечение управления – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [1]. При осуществлении управленческого цикла важнейшее значение имеет организационное направление деятельности руководителя, которое основывается на применении административных (организационно-распорядительных) методов управления с целью осуществления управленческого воздействия на персонал. Применение административных методов базируется на установленных в организационных и распорядительных документах нормах и правилах деятельности учреждения в целом, его структурных подразделений и конкретных специалистов.
Деятельность органов власти и управления невозможна без издания распорядительных документов. Распорядительными являются документы, фиксирующие решения организационных и административных вопросов, которые касаются деятельности организаций, отдельных должностных лиц и граждан. Распорядительные документы возникли в связи с необходимостью фиксации и передачи поручений верхних уровней власти подчиненным должностным лицам и государственным органам. Первыми такими документами считают грамоты.
В сентябре 1973 г. была одобрена Единая государственная система делопроизводства, внедрившая единые формы и правила работы с документами и опиравшаяся, в частности, на требования государственных стандартов ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» [3, с. 377].
В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации», которые установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения. Были установлены требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.
В настоящее время состав распорядительных документов не претерпел сильных изменений и включает в себя, с одной стороны, распорядительные документы, издаваемые единоличным исполнительным органом (приказы, распоряжения, указания), а с другой – издаваемые коллегиальным исполнительным органом документы (постановления, решения). Основные разновидности распорядительных документов (за исключением указания) представлены в Общероссийском классификаторе управленческой документации, который является неотъемлемой частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. На протяжении длительного времени образцы распорядительных документов предлагались типовыми инструкциями по делопроизводству в федеральных органах власти, в настоящее время требования к оформлению приказов и распоряжений закреплены в «Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», а общие требования к оформлению управленческих документов – в ГОСТ Р 7.0.97- 2016. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».