Организационно-правовые основы архивного дела в суде

2.1.Правила комплектации судебных материалов и дел
В ходе судебной деятельности изготавливаются различные документы для судебных протоколов и разбирательств. Также составляются личные документы, отражающие трудовые отношения между работниками и работодателями. Эти документы являются носителями информации и подлежат хранению в связи с важностью зафиксированных в них сведений для реализации гражданских, социальных и государственных целей и достижения интересов.
Принадлежность документа, являющегося вещественным доказательством, к числу документов, находящихся на хранении, определяется судом на основании его классификации.
Классификация документов, образующихся в деятельности суда, представляет собой процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои существенные элементы, характеризующие судопроизводство и хранение судебных документов и присущие только данной группе .
С точки зрения организации и структуры служебной деятельности работников суда классификация документов в процессе управления судебным делом - это определение видов документов, их принадлежности к определенным группам по признаку общности функционального назначения, правил и порядка их оформления, участия в судебном документообороте и формы их использования, текущего хранения и передачи в архив.
При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в судебном делопроизводстве используется перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным Департаментом при ВС РФ .
Классификация документов осуществляется в процессе судебного делопроизводства, еще до передачи документа в картотеку суда, и начинается с момента принятия к учету и определяет дальнейшее комплектование картотеки суда.
На этапе классификации документов судьи и сотрудники аппарата суда изучают и оценивают документы, поступившие в суд или образовавшиеся в ходе судебного разбирательства или текущего делопроизводства. По результатам изучения и оценки соответствующих документов составляется группа документов, актуальных по своему содержанию и форме формирования, на основе категорий судебного (материального, процессуального), внешнего и журнального учета с учетом принципа хронологической последовательности.
Классификация документов в судах судебной системы РФ осуществляется по следующим признакам:
-по видовой принадлежности;
-по учетно-хронологической принадлежности;
-по способу и технике создания документов.
Эти признаки находятся в тесной взаимосвязи и дополняют друг друга. Классификация документов в архиве суда может быть проведена после передачи документов в архив. Классификация может проводиться в процессе работы архивного подразделения не только при необходимости более эффективной организации хранения документов в архиве, но и при исправлении ошибок, допущенных на предыдущих этапах судебного делопроизводства.
Для определения целостности документов архивного фонда суда необходимо учитывать хронологические границы его деятельности. При определении дат начала и окончания деятельности суда как хранителя документов необходимо определять их из положений нормативных правовых актов, на основании которых эти суды были созданы.
При классификации документов должностные лица суда руководствуются правилами ведения делопроизводства в судах, устанавливающими порядок формирования судебных (материальных) и общих учетных документов, а также учитывают требования, предъявляемые к ним при приеме на хранение в соответствующие государственные или местные архивы.
Если классификация архивных документов проводится задолго до их непосредственной передачи в архив, то систематизация архивных документов осуществляется в архиве и определяется тематикой и составом архива .
Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве является совокупность официальных документов или отдельных документов (единиц хранения), относящихся к одному вопросу деятельности суда.
Существует два метода систематизации архивных документов суда: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом. Картотека используется, как правило, при значительном объеме архивного материала, когда каждая архивная единица отражается в картотеке. При прямой систематизации дела группируются в соответствии с принятой в суде системой классификации и отражаются в описи дел.
Электронные документы могут передаваться в архив суда в составе судебного дела на едином физически обособленном материальном носителе учета в виде контейнера электронного дела с электронными документами. Второй способ передачи может осуществляться с помощью программного обеспечения, работающего в суде.
2.2.Особенности судебного делопроизводства по архивному хранению судебных материалов и дел

По окончании календарного года, в котором они были сданы, дела постоянного и временного (>10 лет) сроков хранения, включая дела по личному составу, подготавливаются, обрабатываются и передаются в архив суда.
Оформление и подготовка к передаче в архив дел и иных документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется работниками аппарата суда, ответственными за ведение архива, а также отделами делопроизводства и судебного делопроизводства судов.
В зависимости от срока хранения дела обрабатываются полностью или частично.
Полной обработке подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и личного состава. Для дел с временным сроком хранения (в том числе до 10 лет) применяются правила частичного оформления (допускается не нумеровать листы дела и не производить надпись на справке).
При оформлении материалов дела необходимо соблюдать следующие требования
-документы должны соответствовать по своему содержанию заголовку дела;
-запрещается подшивать в дело редакционные документы, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа и документы, подлежащие возврату;
-постоянные и временные документы должны храниться в отдельных делах;
-включение в дело одного экземпляра каждого документа (например, если копия документа сначала получена по факсу, а затем оригинал получен другим средством связи, то копия этого документа в дело не включается, а на оригинале ставится дата получения копии и передается необходимая подпись и ссылка);
-документы за один календарный год группируются в деле (за исключением отдельных категорий, таких как судебные дела, дела переходного периода и т.д.);
-приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным для этого сроком хранения; -документы в личных делах группируются в дела в соответствии с установленным для этого сроком хранения;
-документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в порядке их поступления (поступившие - по дате поступления; исходящие - по дате отправления);
-бумажные дела должны быть объемом не более 250 листов и толщиной не более 4 см;
-документы переписки, как правило, группируются по календарным годам и располагаются в хронологическом порядке.
Документы (материалы), составляющие судебное дело и общий порядок ведения дела, должны быть переплетены или подшиты в жесткую картонную обложку с четырьмя отверстиями, с учетом того, что текст, даты, визы и резолюции всех документов должны быть в свободном доступе. Одним из обязательных правил для постоянных документов является то, что при подшивке (переплете) металлические скрепки (скобы, зажимы) должны быть удалены .
Для обеспечения сохранности документов, содержащихся в бумажном деле, все его листы (кроме листа подтверждения и внутренней описи) должны быть пронумерованы арабскими цифрами в валовом порядке и проставлены в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
На каждое архивное дело на отдельном листе составляется опись дел, в которой указывается, сколько листов с буквенной нумерацией и листов внутренней описи подшито и пронумеровано в деле. Титульный лист подписывается лицом, создавшим дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена оригинала) отмечаются на бланке заверения со ссылкой на соответствующее законодательство.
На титульных листах дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование суда, фамилия, имя и отчество осужденного и полное наименование статьи Уголовного кодекса РФ, по которой он осужден, фамилия истца и ответчика (наименование организации), их инициалы, суть иска (заявление заявление), даты возбуждения и прекращения дела, количество производств по делу, количество экземпляров дела, срок хранения дела и производства по делу.
Заголовок бумажного дела и заголовок электронного дела переносятся из номенклатуры дел суда на титульный лист дела (электронного дела). Заголовок должен соответствовать содержанию документа в материалах дела.
При передаче электронного документа в архив электронный документ формируется в информационной системе в виде набора контейнеров электронных документов или контейнера электронного документа, содержащего содержание и метаданные электронного документа, файл электронной подписи и визуализированную копию электронного документа в формате PDF.